Printers afvoeren in het bedrijf: de harde schijf in de kopieermachine

Bij notebooks denkt iedereen aan de harde schijf. Bij de printer op de gang denkt bijna niemand eraan. Toch slaan veel multifunctionele apparaten, kopieermachines en netwerkprinters scans, kopieën, faxen, adresboeken en inloggegevens op – vaak jarenlang. Wie printers in het bedrijf wil afvoeren, heeft daarom meer nodig dan een afspraak bij het recyclepark. Dit artikel laat zien waar de gegevens zitten, wat de Duitse wet op elektrische en elektronische apparatuur (ElektroG) vereist en hoe van oude apparaten een goed gedocumenteerd proces wordt.

Waarom printers een kwestie van gegevensbescherming zijn

Een modern multifunctioneel apparaat is in de kern een kleine computer met een netwerkaansluiting. Het ontvangt documenten, slaat ze tijdelijk op, verwerkt ze en geeft ze weer uit. Om dat snel te laten gaan, gebruiken veel apparaten een interne gegevensdrager. Afhankelijk van het model is dat een klassieke harde schijf, een ssd of een vastgesoldeerd flashgeheugen.

De Duitse Federale Dienst voor Informatiebeveiliging (BSI) behandelt printers, kopieermachines en multifunctionele apparaten in de IT-Grundschutz daarom als een afzonderlijke module (SYS.4.1). De reden: op deze apparaten belanden juist de documenten die bijzonder vertrouwelijk zijn – contracten, personeelsdossiers, facturen, kopieën van identiteitsbewijzen.

Wat er op een multifunctioneel apparaat opgeslagen kan zijn

Soort gegevens	Voorbeeld	Risico bij overdracht
Tijdelijk opgeslagen opdrachten	Afdruk-, kopieer- en scanopdrachten	Vertrouwelijke documenten kunnen worden hersteld
Documentopslag ("box")	Opgeslagen scans voor later afdrukken	Hele documenten blijven permanent op het apparaat staan
Adresboeken	E-mailadressen, faxnummers, scanbestemmingen	Contactgegevens van klanten en medewerkers
Inloggegevens	Mailserver, netwerkmappen, pincodes van gebruikers	Toegangspoort tot uw bedrijfsnetwerk
Netwerkconfiguratie	IP-adressen, wifi-sleutels, certificaten	Aanwijzingen over de opbouw van uw netwerk
Logboeken	Wie heeft wat en wanneer afgedrukt of gescand?	Persoonsgebonden gebruiksgegevens

Kleine inkjet- of etikettenprinters hebben meestal geen groot geheugen. Toch zijn ook zij zelden helemaal zonder gegevens: wifi-toegangen en netwerkinstellingen zijn bijna altijd opgeslagen.

Is een fabrieksreset voldoende?

Veel fabrikanten bieden in het menu een functie om te resetten of om "alle gegevens te overschrijven". Dat is een zinvolle eerste stap. Als betrouwbaar bewijs volstaat het echter vaak niet, om drie redenen:

• Onduidelijke reikwijdte: Een reset zet vaak alleen de instellingen terug. Of ook de documentopslag en het tussengeheugen worden overschreven, hangt af van het model en de firmware.
• Geen rapport: De meeste apparaten leveren geen bewijs met serienummer, methode en resultaat op. Bij een audit staat u dan met lege handen.
• Flashgeheugen: Bij ssd's en flashgeheugen verdeelt de controller de gegevens zelf. Eenvoudig overschrijven bereikt niet per se elk geheugengebied.

Veiliger is de weg die u ook bij notebooks bewandelt: gegevensdragers identificeren, met gecertificeerde software wissen of fysiek vernietigen en het resultaat per serienummer documenteren. Bij Second IT worden alle aangeleverde apparaten gericht op opslagmedia gecontroleerd. Uitneembare schijven kunnen worden gereinigd met een gecertificeerde gegevensverwijdering met Blancco . Wat niet gewist kan worden, zoals een defecte schijf, wordt vernietigd.

Wat de ElektroG van bedrijven verlangt

Printers, kopieermachines en scanners zijn elektrische en elektronische apparaten. In Duitsland is voor de afvoer ervan de wet op elektrische en elektronische apparatuur (ElektroG) van toepassing, die de Europese AEEA-richtlijn 2012/19/EU omzet. Voor bedrijven als eigenaar van oude apparaten zijn vooral deze punten belangrijk:

• Gescheiden inzameling: Oude apparaten mogen niet bij het restafval. Het symbool van de doorgekruiste afvalcontainer op het apparaat herinnert daaraan.
• Batterijen en accu's: Ze moeten vóór het inleveren worden verwijderd, tenzij ze door het apparaat zijn omsloten en niet zonder beschadiging kunnen worden verwijderd.
• Gegevens wissen: Volgens § 10 ElektroG zijn eindgebruikers zelf verantwoordelijk voor het wissen van persoonsgegevens op oude apparaten vóór de afvoer.
• Terugname van zakelijke apparaten: Voor apparaten die niet uit particuliere huishoudens afkomstig zijn, voorziet § 19 ElektroG in een terugnameplicht voor fabrikanten. Hoe die terugname verloopt, verschilt van fabrikant tot fabrikant.

Daarnaast geldt de Algemene verordening gegevensbescherming. Artikel 32 AVG vereist passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens – ook wanneer een apparaat het bedrijf verlaat. Hoe dat er bij een audit uitziet, beschrijft ons artikel over de AVG-verplichtingen bij het afvoeren van gegevensdragers. Dit artikel vervangt geen juridisch advies.

Welke verplichtingen de ElektroG aan bedrijven oplegt en waaraan u een gecertificeerd bedrijf herkent, leest u in het artikel Gecertificeerd afvalverwerkingsbedrijf en ElektroG-verplichtingen.

Bijzonder geval: lease- en huurapparaten

Veel kopieermachines op kantoor zijn niet gekocht, maar geleased of gehuurd. Aan het einde van het contract haalt de aanbieder het apparaat op. De gegevens op het interne geheugen blijven echter uw verantwoordelijkheid. Zoek daarom vóór de teruggave uit:

• Staat het contract toe de gegevensdrager vooraf uit te bouwen of te vervangen?
• Biedt de leasegever wissen aan met een rapport per serienummer?
• Wie is aansprakelijk als er op het teruggegeven apparaat nog gegevens worden gevonden?

Geeft uw contract geen duidelijk antwoord, dan is een schriftelijk wisrapport vóór de teruggave de veiligste oplossing. Hoe belangrijk dat kan zijn, laat ons artikel zien over het gegevensbeschermingsrisico van oude harde schijven.

Verkopen, verwaarden of afvoeren?

Niet elke afgedankte printer is schroot. Nieuwere kantoorapparaten en netwerkprinters met een lage tellerstand kunnen nog marktwaarde hebben. Oudere apparaten leveren op zijn minst grondstoffen en reserveonderdelen op.

Toestand	Zinvolle route	Wat u vooraf uitzoekt
Functioneel, actueel model	Doorverkoop na gegevensverwijdering	Tellerstand, accessoires, verbruiksmaterialen, licenties
Functioneel, ouder model	Terugwinning van reserveonderdelen of recycling	Geheugen wissen of vernietigen
Defect	Vakkundige recycling	Geheugen uitbouwen en vernietigen
Geleased of gehuurd	Teruggave aan de aanbieder	Wisbewijs vóór de ophaling

Naast notebooks, pc's, monitoren en servers neemt Second IT ook printers aan. Of een apparaat wordt verkocht, opgeknapt of gerecycled, wordt bepaald door de controle bij goederenontvangst. In elk geval geldt: eerst worden de gegevens verwijderd, dan wordt verwaard. Apparaten zonder marktwaarde gaan naar vakkundige IT-afvoer conform de Duitse wet circulaire economie (KrWG) – met bewijsstukken voor uw administratie.

Toner, inkt en verbruiksmaterialen

Lege tonercartridges en inktpatronen horen niet in dezelfde bak als het apparaat. Veel fabrikanten en handelaren hebben hiervoor eigen terugnamesystemen. Volle, originele verpakte cartridges zijn daarentegen geen afval: ze kunnen vaak worden hergebruikt of samen met het apparaat worden aangeboden. Restantentonerbakjes verzamelt u gesloten en gescheiden, zodat er geen stof vrijkomt.

Stap voor stap: printers in het bedrijf veilig afvoeren

Wanneer vernietiging de betere keuze is

Als een apparaat documenten van de personeelsafdeling, de juridische afdeling of onderzoek heeft verwerkt, eisen sommige interne richtlijnen de fysieke vernietiging van het geheugen. Dat geldt ook als een schijf defect is of niet volledig kan worden uitgelezen. Bij Second IT worden dergelijke media in eigen huis volgens DIN 66399 versnipperd – gecertificeerd voor beveiligingsniveau H-5, met serienummertracking en vernietigingscertificaat. Meer over hoe u gegevensdragers conform DIN 66399 laat vernietigen .

Bij vastgesoldeerd flashgeheugen kan de gegevensdrager niet zomaar worden uitgebouwd. Dan is het belangrijk dat uw dienstverlener de werkwijze vooraf benoemt en documenteert: wissen via de interface van het apparaat of vernietiging van de betreffende printplaat.

De meest gemaakte fouten

• Printers worden samen met meubilair of bouwafval afgevoerd, zonder dat iemand aan het geheugen denkt.
• Geleasede apparaten gaan zonder wisbewijs terug naar de aanbieder.
• Scanbestemmingen en mailaccounts blijven actief in het systeem, terwijl het apparaat allang weg is.
• Er is geen lijst van welke apparaten wanneer aan wie zijn overgedragen.
• Kleine werkplekprinters uit het thuiskantoor worden vergeten. Hoe u ook deze apparaten terughaalt, leest u in onze gids over hoe u oude bedrijfslaptops inlevert – de werkwijze is voor printers vrijwel hetzelfde.

Meer over het onderwerp: DIN 66399: Welke veiligheidsniveau vereisen uw harde schijven en Inkoop van notebooks & verkoop van monitoren - Professionele IT-terugkoop met beveiliging.

Veelgestelde vragen over het afvoeren van printers

Hebben alle printers een harde schijf?

Nee. Vooral multifunctionele apparaten, kopieermachines en grotere netwerkprinters hebben een intern geheugen, zoals een harde schijf, een ssd of flashgeheugen. Kleine werkplekprinters slaan meestal alleen instellingen op, zoals wifi-toegangen. Welk geheugen is ingebouwd, staat in het technische gegevensblad van het model.

Mag ik een bedrijfsprinter naar het recyclepark brengen?

Recycleparken zijn vooral bedoeld voor apparaten uit particuliere huishoudens. Of en in welke hoeveelheid zij zakelijke apparaten aannemen, bepaalt elke gemeente zelf. Voor bedrijven is terugname door de fabrikant of een gecertificeerd afvalverwerkingsbedrijf de gebruikelijke weg. De gegevens moeten vóór het inleveren zijn gewist.

Is het voldoende de printer terug te zetten naar de fabrieksinstellingen?

Als eerste stap is dat zinvol, als bewijs meestal niet. Een reset zet vaak alleen instellingen terug en genereert geen rapport met serienummer. Veiliger is een gecertificeerde wisbewerking of de vernietiging van het geheugen met bewijs. Zo kunt u bij een audit aantonen wat er met de gegevens is gebeurd.

Wie is verantwoordelijk voor de gegevens bij geleasede kopieermachines?

Voor persoonsgegevens blijft uw bedrijf als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk, ook als het apparaat eigendom is van de leasegever. Controleer in het contract of wissen met een rapport is voorzien. Ontbreekt dat, dan moet u het wissen vóór de teruggave zelf laten uitvoeren en documenteren.