Afvoerprotocol voor IT: het afstoten van activa correct documenteren

Een laptop is afgeschreven, defect of gewoonweg overbodig. IT zet hem in het magazijn en op een gegeven moment haalt een afvoerbedrijf hem op. En in de vaste-activaadministratie blijft het apparaat op de lijst staan. Bij de volgende inventarisatie of belastingcontrole valt het gat op. Een sloopprotocol dicht het. Deze bijdrage legt uit wat een sloopprotocol voor IT-hardware moet bevatten, hoe de afstoting van activa wordt gedocumenteerd en waarom "slopen" vaak de duurste vorm van afstoting is.

Wat is een sloopprotocol?

Een sloopprotocol (ook sloopbewijs of afstotingsbewijs) is een intern document. Het legt vast dat een object van de vaste activa niet meer wordt gebruikt maar is afgevoerd. Voor de boekhouding is het het bewijsstuk om de afstoting van het bedrijfsmiddel te boeken. Voor de inventarisatie verklaart het waarom een apparaat er niet meer is. En voor gegevensbescherming verbindt het het apparaat met het bewijs dat de gegevens zijn gewist of vernietigd.

De achtergrond is de plicht tot een ordelijke boekhouding. Volgens § 240 HGB moeten kooplieden regelmatig een inventaris opstellen en heeft elke boeking een bewijsstuk nodig. Een apparaat dat zonder bewijsstuk uit het bestand verdwijnt, is een gat in de documentatie.

De verschillende vormen van afstoting van activa

Soort afstoting	Voorbeeld	Typisch bewijsstuk
Verkoop	Inkoop door een IT-remarketer, verkoop aan medewerkers	Factuur of creditnota, overdrachtsprotocol
Slopen	Afvoer van een defect apparaat	Sloopprotocol, afvoerbewijs
Teruggave	Teruggave van geleasede apparaten aan de leasegever	Retourprotocol (geleasede apparaten staan in de regel niet in uw vaste activa)
Donatie of schenking	Overdracht aan een goed doel	Schenkingsbewijs, overdrachtsprotocol
Verlies of diefstal	Laptop komt niet terug	Verliesmelding, eventueel aangifte

Wat in een sloopprotocol hoort

Er is geen wettelijk voorgeschreven formulier. Deze gegevens hebben zich bewezen:

• Inventaris- of activanummer uit het vaste-activaregister
• Omschrijving van het apparaat: Type apparaat, fabrikant, model
• Serienummer van het apparaat en, bij IT, van de ingebouwde gegevensdragers
• Aanschafdatum en aanschafkosten
• Restboekwaarde en de boekwaarde op het moment van afstoting
• Reden van afstoting: defect, verouderd, reparatie niet rendabel
• Datum van afstoting
• Bestemming: Naam van het afvoerbedrijf of de verwerker
• Gegevensbescherming: Verwijzing naar het wis- of vernietigingscertificaat
• Handtekeningen: twee personen, bijvoorbeeld van IT en boekhouding
• Bijlagen: Afvoerbewijs, wis- of vernietigingscertificaat

Voorbeeld: opbouw van een sloopprotocol voor IT

Veld	Voorbeeldinhoud
Inventarisnummer	Nummer uit het vaste-activaregister
Apparaat	Laptop, fabrikant, model
Serienummers	Apparaat en ingebouwde SSD
Aanschaf	Datum en aanschafkosten
Restboekwaarde	Waarde op de dag van afstoting, vaak 0 euro
Reden	Moederbord defect, reparatie niet rendabel
Afstotingsdatum	Dag van overdracht aan het afvoerbedrijf
Bestemming	Naam van het gecertificeerde afvalverwerkingsbedrijf
Gegevensbescherming	Nummer van het wis- of vernietigingscertificaat
Goedkeuring	Handtekeningen van IT en boekhouding met datum

Bij grotere aantallen hoeft u niet voor elk apparaat een apart blad aan te maken. Een verzamelprotocol met één regel per apparaat is gebruikelijk en overzichtelijker.

Praktisch is het om het protocol rechtstreeks uit het vaste-activaregister te genereren: u exporteert de betreffende activa als lijst, voegt reden en bestemming toe en laat de lijst door IT en boekhouding goedkeuren. De serienummers uit deze lijst dienen dan tegelijk als basis voor de offerte van de verwerker en voor de latere afstemming met de wiscertificaten.

Waarom de bijlage over gegevensbescherming zo belangrijk is

"Gesloopt" betekent niet dat de harde schijf is vernietigd. Veel apparaten worden ontmanteld en hun onderdelen gaan naar hergebruik. Als een gegevensdrager daarbij ongewist wordt doorgegeven, hebt u een gegevensbeschermingsprobleem – ondanks een correcte boeking. Koppel daarom elk sloopprotocol aan een Schermerkening per apparaat of een vernietigingscertificaat met serienummer.

Hoe de afstoting wordt geboekt

Wanneer een bedrijfsmiddel wordt afgestoten, wordt het tegen zijn restboekwaarde uit de vaste activa geboekt. In principe geldt:

• Slopen: Een resterende restboekwaarde wordt als kosten geboekt. Is het apparaat volledig afgeschreven, dan ontstaan er geen kosten meer, maar de afstoting moet toch worden gedocumenteerd.
• Verkoop: Tegenover de restboekwaarde staat een opbrengst. Ligt de opbrengst boven de restboekwaarde, dan ontstaat er een winst. De verkoop van vaste activa is in de regel btw-plichtig.
• Verzamelpost: Apparaten die in een verzamelpost conform § 6, lid 2a EStG zijn opgenomen, worden bij afstoting niet afzonderlijk uitgeboekt. De verzamelpost wordt ongewijzigd verder afgeschreven.

Sinds 2021 kunnen computerhardware en software fiscaal worden afgeschreven over een gebruiksduur van één jaar. Veel IT-apparaten hebben daarom al vroeg een boekwaarde van nul. Meer hierover in onze bijdrage over gebruiksduur en afschrijving. De concrete boeking en fiscale behandeling stemt u af met uw belastingadviseur. Deze bijdrage vervangt geen belastingadvies.

Bewaren

Sloopprotocollen zijn boekhoudkundige bewijsstukken. Voor boekhoudkundige bewijsstukken geldt sinds 2025 een bewaartermijn van acht jaar (§ 147 AO, § 257 HGB). Wis- en vernietigingsbewijzen moet u minstens even lang samen met het protocol bewaren.

Verkopen in plaats van slopen

In veel bedrijven worden apparaten gesloopt die eigenlijk nog een marktwaarde hebben: drie jaar oude laptops met een zwakke accu, monitoren met kleine krasjes, servers van een afgeronde migratie. Een afgeschreven apparaat is niet waardeloos. Wordt het verkocht in plaats van gesloopt, dan wordt een afvoerfactuur een creditnota.

Criterium	Slopen	Verkoop aan een gecertificeerde verwerker
Economisch	Afvoerkosten, geen opbrengst	Opbrengst, vaak ook voor oudere apparaten
Bewijsstuk	Sloopprotocol en afvoerbewijs	Creditnota of factuur en overdrachtsprotocol
Gegevensbescherming	Wis- of vernietigingsbewijs vereist	Schermerkening per apparaat
Duurzaamheid	Recycling van grondstoffen	Hergebruik van het hele apparaat

Second IT beoordeelt uw bestand met een inventarisanalyse met marktwaardering op basis van actuele prijsgegevens. Apparaten met marktwaarde worden ingekocht, apparaten zonder marktwaarde worden vakkundig verwerkt. Zo ontvangt u voor elke afstoting het passende bewijsstuk. Waarom deze blik ook voor de afdeling financiën loont, laat onze bijdrage zien over gebruikte IT-hardware vanuit financieel perspectief.

Computers die nog werken hebben vaak een restwaarde – waar het op aankomt wanneer u Gebruikte pc's verkopenwordt uitgelegd in een aparte gids.

Apparaten zonder marktwaarde: afvoer met bewijs

Voor apparaten die niet meer verkocht kunnen worden, hebt u naast het sloopprotocol een bewijs van vakkundige afvoer nodig. Second IT is een gecertificeerd afvalverwerkingsbedrijf conform § 56 van de Duitse Kreislaufwirtschaftsgesetz. De apparaten worden gedemonteerd, bruikbare onderdelen veiliggesteld, schadelijke stoffen vakkundig behandeld en grondstoffen teruggewonnen. U ontvangt Bewijs van verwijderingdie u bij het sloopprotocol kunt voegen.

Verloop: van het opslagrek tot een nette afstoting van activa

Typische fouten bij de afstoting van IT-activa

• Apparaten verdwijnen zonder bewijsstuk: De laptop is weg, het vaste-activaregister voert hem nog. Bij de inventarisatie ontstaat een onverklaard verschil.
• Slopen zonder gegevensbewijs: De boeking klopt, maar niemand kan aantonen dat de harde schijf is gewist of vernietigd.
• Geleasede apparaten in het sloopprotocol: Apparaten die van de leasegever zijn, worden per ongeluk afgevoerd.
• Verkoop zonder factuur: Apparaten gaan informeel naar medewerkers of handelaren. Opbrengst en btw worden niet correct vastgelegd.
• Geen vierogenprincipe: Eén persoon beslist, sloopt en boekt. Dat is gevoelig voor fouten en misbruik.

Bijzonder geval: de overheid

Overheden, gemeenten en schoolbesturen spreken in plaats van slopen meestal van uitsortering (Aussonderung). Voor hen gelden bovendien de voorschriften van het begrotingsrecht en interne uitsorteerrichtlijnen. Bij apparaten met gerubriceerde informatie komen bijzondere regels voor wissen en vernietigen erbij. Meer hierover in onze bijdrage over uitsortering bij overheden.

Meer over het onderwerp: Leasing teruggeven bij IT: Teruggeven, vervangen of verkopen? en IT-managers opgelet: Deze waarden sluimeren in uw hardware.

Veelgestelde vragen over het sloopprotocol

Wat is een sloopprotocol?

Een sloopprotocol is een intern bewijsstuk dat een bedrijfsmiddel van de vaste activa is afgevoerd. Het vermeldt inventarisnummer, apparaat, serienummer, reden, datum, restboekwaarde en bestemming en wordt meestal door twee personen ondertekend. De boekhouding boekt op deze basis de afstoting van activa.

Is een sloopprotocol wettelijk verplicht?

De wet schrijft geen bepaald formulier voor. Elke boeking heeft echter een bewijsstuk nodig en de inventaris moet kloppen. Het sloopprotocol is de gebruikelijke manier om de afstoting van een afgevoerd apparaat te onderbouwen. Hoe u het precies inricht, stemt u het best af met uw belastingadviseur.

Wat moet bij IT-apparaten aanvullend worden gedocumenteerd?

Bij IT-apparaten hoort een bewijs over de gegevens: een wiscertificaat of een vernietigingscertificaat met het serienummer van de gegevensdrager. Zonder dit bewijs is de afstoting weliswaar geboekt, maar is niet aangetoond dat de gegevens zijn verwijderd. Daar komt het afvoerbewijs bij.

Moet ik afgeschreven apparaten eigenlijk wel uitboeken?

Ja. Ook een apparaat met een boekwaarde van nul blijft in het vaste-activaregister staan zolang het niet is uitgeboekt. De afstoting veroorzaakt dan geen kosten meer, maar moet wel worden gedocumenteerd. Alleen bij apparaten in een verzamelpost conform § 6, lid 2a EStG vervalt het afzonderlijk uitboeken.