IT-verhuizing: checklist voor bedrijven – en wat niet mee verhuist

Voor de IT is een kantoorverhuizing altijd ook een inventarisatie. Ineens wordt zichtbaar hoeveel computers, monitoren, printers en dozen met kabels zich door de jaren heen hebben opgehoopt – en hoeveel daarvan op de nieuwe locatie door niemand meer nodig is. Een IT-verhuizing is daarom het beste moment om oude apparaten veilig en met opbrengst het huis uit te krijgen in plaats van ze mee te verhuizen. Deze checklist laat zien hoe u de verhuizing plant, gegevens beschermt en het deel van de hardware verwaardt dat niet mee verhuist.

Waarom een IT-verhuizing anders is dan een meubelverhuizing

Een bureau is op de nieuwe locatie er ofwel wel, ofwel niet. Bij IT is dat anders: een server kan aankomen en toch niet starten. Een notebook kan verdwijnen zonder dat iemand het merkt. En een doos met oude harde schijven kan onderweg een datalek worden. Een IT-verhuizing heeft daarom drie dingen nodig die een gewone verhuizing niet nodig heeft:

• een volledige lijst van alle apparaten met serienummers,
• een gegevensback-up vóór de afbouw,
• een transport waarbij te allen tijde duidelijk is waar welk apparaat is.

De Algemene verordening gegevensbescherming eist in art. 32 passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens. Dat geldt in de serverruimte net zo goed als in de verhuiswagen.

De checklist voor de IT-verhuizing

Twaalf tot acht weken van tevoren

• Een verantwoordelijke aanwijzen voor het IT-deel.
• Inventaris opstellen: type apparaat, fabrikant, model, serienummer, locatie, staat, eigendom (koop, lease, huur).
• Voor elk apparaat beslissen: verhuist mee, wordt vervangen of wordt uitgefaseerd.
• Netwerk, internetaansluiting en stroomvoorziening op de nieuwe locatie uitzoeken. Aansluitingen hebben vaak lange doorlooptijden.
• Een offerte opvragen voor de verwaarding van de uitgefaseerde apparaten.

Zes tot vier weken van tevoren

• Een verhuisplan met volgorde opstellen: wat wordt als laatste afgebouwd, wat als eerste opgebouwd?
• De serververhuizing of migratie plannen, onderhoudsvensters vastleggen en communiceren.
• De ophaling van de uitgefaseerde hardware vóór de eigenlijke verhuizing inplannen.
• Contracten controleren: leaseretouren, onderhoudscontracten, gehuurde apparaten.

In de verhuisweek

• Een volledige gegevensback-up maken en controleren of die kan worden teruggezet.
• Apparaten labelen, kabels en accessoires aan de apparaten koppelen.
• Transport verzegeld en gedocumenteerd, met overdrachtsprotocol.
• Serienummers bij het uitladen controleren aan de hand van de lijst.

Daarna

• Functietest van alle systemen op de nieuwe locatie.
• Inventaris bijwerken: nieuwe locaties, afgeboekte apparaten.
• Wis- en vernietigingsbewijzen van de uitgefaseerde apparaten archiveren.
• De oude locatie controleren op vergeten apparaten en gegevensdragers voordat de sleutels worden ingeleverd.

Wie wat doet bij een IT-verhuizing

Rol	Taak
IT-leiding	Totaalplan, inventaris, netwerk op de nieuwe locatie, goedkeuring van het uitzoeken
Systeembeheer	Gegevensback-up, afbouw en opbouw van servers en netwerk
Gegevensbescherming	Controle van de transportroutes, wisconcept voor uitgefaseerde apparaten
Facility management	Planning, toegang, laadzones, liften
Verhuisbedrijf	Transport van de apparaten die verder worden gebruikt
IT-verwerker	Ophaling, wissen, vernietiging en verwaarding van de uitgefaseerde apparaten

Hoe duidelijker deze rollen zijn verdeeld, hoe kleiner het risico dat apparaten tussen twee verantwoordelijkheden zoekraken.

Opruimen vóór de verhuizing: wat niet mee verhuist

In bijna elk bedrijf staan apparaten die er alleen nog uit gewoonte zijn: reservecomputers van drie generaties geleden, monitoren met oude aansluitingen, printers zonder driver voor het actuele besturingssysteem, servers waarvan de diensten allang naar de cloud zijn verhuisd. Elk van deze apparaten kost bij een verhuizing tijd en ruimte.

Apparaat	Vraag vóór de verhuizing	Zo niet
Notebooks en pc's	Worden ze op de nieuwe locatie gebruikt?	Wissen en verkopen
Monitoren	Passen aansluitingen en formaat bij het nieuwe werkplekconcept?	Verkopen of vakkundig verwaarden
Servers en storage	Draaien er nog diensten op die nodig zijn?	Gegevens migreren, schijven wissen of vernietigen, hardware verwaarden
Netwerkapparatuur	Wordt het in het nieuwe netwerk gebruikt?	Configuratie veiligstellen en verwijderen, verwaarden
Printers en multifunctionele apparaten	Gekocht, geleased of gehuurd?	Geheugen wissen, teruggeven of verwaarden
Dozen met oude onderdelen	Weet iemand wat erin zit?	Laten controleren op gegevensdragers, daarna verwaarden

Hoeveel waarde in dergelijke voorraden kan zitten, laat ons artikel zien Serverruimte opruimen en de kas vullen. Voor Second IT hoort de voorraadanalyse vóór de verhuizing bij het advies: welke apparaten hebben nog een marktwaarde, welke gaan naar terugwinning van reserveonderdelen, welke naar recycling?

Wordt een vestiging helemaal gesloten, lees dan hoe u de IT bij een bedrijfsontbinding verwaardt.

Serververhuizing: verhuizen of vervangen?

Servers vormen bij een verhuizing het grootste risico. Ze zijn zwaar, gevoelig en bevatten de meeste gegevens. Voordat u een server vervoert, loont de vraag of hij op de nieuwe locatie überhaupt nog nodig is. Als er toch een migratie op stapel staat, is de verhuizing een goed moment om oude hardware af te lossen. Waarom afgedankte servers vaak nog kopers vinden, beschrijft ons artikel Servers sterven niet.

Wordt een server uitgefaseerd, dan geldt: eerst gegevens migreren en veiligstellen, dan elke gegevensdrager gecertificeerd wissen of vernietigen. Daartoe behoren ook bootmedia, cache-ssd's en back-uptapes.

Gegevens tijdens het transport beschermen

Of een apparaat mee verhuist of wordt uitgefaseerd: zolang er gegevens op staan, moet het transport gecontroleerd zijn. Voor uitgefaseerde hardware verzorgt dat bij Second IT onze eigen Veiligheidslogistiek: directe rit zonder tussenopslag, gps-bewaking, manipulatiebestendige verzegeling en verzekerd transport. Elk apparaat wordt bij ontvangst op serienummer geregistreerd en is traceerbaar in het klantenportaal.

Voor kleinere hoeveelheden, bijvoorbeeld van één verdieping of een nevenlocatie, zijn er afsluitbare rolwagens met een draagvermogen tot 750 kg. Ze worden geleverd, door u gevuld en verzegeld en per expeditie opgehaald.

Belangrijk: Second IT neemt niet de verhuizing van uw verder gebruikte IT naar de nieuwe locatie over, maar de ophaling, het wissen en de verwaarding van de apparaten die niet mee verhuizen. Plan beide transporten afzonderlijk en laat de oude apparaten bij voorkeur vóór de eigenlijke verhuizing ophalen.

Vergeten gegevensdragers vinden

Bij verhuizingen duiken gegevensdragers op plekken op waar niemand aan had gedacht: usb-sticks in bureaulades, externe harde schijven in de kast, dvd's met oude back-ups, geheugenkaarten in camera's. Bij Second IT worden alle aangeleverde apparaten gericht op dergelijke media gecontroleerd. Meer over de controle op verborgen gegevensdragers.

Een praktische tip: zet tijdens de verhuisweken op elke verdieping een afgesloten verzamelbak voor gegevensdragers neer. Zo belanden gevonden media niet in de prullenbak.

Controleer ook apparaten die men niet meteen met gegevens in verband brengt: multifunctionele printers en kopieermachines met interne harde schijf, telefooncentrales, videoconferentiesystemen, toegangscontrolesystemen en netwerkopslag. Ook zij kunnen adresboeken, logboeken of opnames bevatten. Als deze apparaten niet mee verhuizen, horen ze op de lijst voor gecertificeerde gegevensverwijdering of vernietiging.

Zo verlaagt u de kosten van een IT-verhuizing

De kosten van een verhuizing hangen sterk af van hoeveel er vervoerd, opgebouwd en ingericht moet worden. De grootste hefbomen liggen daarom vóór de verhuizing:

• Minder verhuizen: Elk apparaat dat vooraf wordt verwaard, bespaart verpakking, transport, opbouw en opslagruimte op de nieuwe locatie.
• Opbrengsten verrekenen: De verkoop van uitgefaseerde hardware brengt geld terug dat in nieuwe uitrusting kan vloeien.
• Vroeg bestellen: Netwerk- en internetaansluitingen met lange doorlooptijd voorkomen dure tussenoplossingen.
• Duidelijke labeling: Duidelijk gelabelde apparaten en kabels verkorten de opbouw.
• Geen tussenopslag: Apparaten die niet mee verhuizen en ook niet worden verwaard, belanden vaak in dure opslagruimte. Beslis vooraf.

Veel bedrijven gebruiken de verhuizing bovendien om hun apparatenbestand te uniformeren. Minder verschillende modellen betekent minder reserveonderdelen, minder drivers en eenvoudiger beheer.

Wat de IT-verhuizing met de levenscyclus te maken heeft

Een verhuizing is een natuurlijk breekpunt in de levenscyclus van hardware. Wie die gebruikt om oude apparaten consequent te verwaarden, begint op de nieuwe locatie met een slanke, actuele voorraad. Hoe een doordachte levenscyclus van hardware eruitziet, beschrijft ons praktijkverslag over de levenscyclus van hardware.

Meer over het onderwerp: Gebruikte servers verkopen: eerst de gegevens, dan het geld en Extreme tech-recycling: de ongelooflijkste vondsten van onze experts.

Veelgestelde vragen over de IT-verhuizing

Hoe lang van tevoren moet een IT-verhuizing worden gepland?

Voor een middelgroot kantoor zijn acht tot twaalf weken een goede richtlijn. De langste doorlooptijd hebben vaak internet- en netwerkaansluitingen op de nieuwe locatie. Inventaris, uitzoeken en de ophaling van uitgefaseerde apparaten moeten in de eerste weken zijn afgerond, zodat de eigenlijke verhuizing slank blijft.

Wat doe ik met oude hardware bij een kantoorverhuizing?

Alles wat op de nieuwe locatie niet nodig is, moet vóór de verhuizing worden uitgezocht. Apparaten met marktwaarde kunnen na gecertificeerde gegevensverwijdering worden verkocht. Apparaten zonder marktwaarde worden vakkundig gerecycled. In beide gevallen moet u bewijs per serienummer ontvangen.

Moet ik harde schijven vóór de verhuizing wissen?

Apparaten die mee verhuizen, worden niet gewist, maar veiliggesteld en verzegeld vervoerd. Apparaten die worden uitgefaseerd, moeten daarentegen gecertificeerd worden gewist of vernietigd voordat ze worden verkocht of afgevoerd. Een volledige gegevensback-up vóór de afbouw is in elk geval verplicht.

Neemt Second IT de complete IT-verhuizing over?

Nee. Second IT neemt het deel over dat niet mee verhuist: ophaling met eigen beveiligde logistiek, gecertificeerd wissen of vernietigen en verwaarding van de uitgefaseerde apparaten. Voor het transport van uw verder gebruikte IT naar de nieuwe locatie schakelt u een verhuis- of IT-dienstverlener in.