Vernietigingscertificaat en wisrapport: wat erin moet staan

Na gegevensverwijdering of vernietiging van gegevensdragers blijft vooral één ding over: een document. Bij een audit, een privacycontrole of na een incident is dit document het enige bewijs dat uw gegevens echt weg zijn. Maar niet elk "certificaat" houdt wat de naam belooft. Deze bijdrage laat zien wat een vernietigingscertificaat en een wisrapport moeten bevatten, waaraan u zwakke bewijsstukken herkent en hoe u de documenten zinvol archiveert.

Welke bewijsstukken er zijn

In de praktijk worden de begrippen vaak door elkaar gehaald. Voor een nette documentatie helpt het om ze uit elkaar te houden:

Document	Wat het bewijst	Typisch tijdstip
Overdracht- of overnameprotocol	Welke apparaten en containers wanneer aan wie zijn overgedragen	Bij de ophaling
Wisrapport of wiscertificaat	Dat een bepaalde gegevensdrager met een bepaalde methode met succes is gewist	Na de gegevensverwijdering, per apparaat of gegevensdrager
Vernietigingscertificaat of vernietigingsrapport	Dat gegevensdragers fysiek zijn vernietigd volgens een beveiligingsniveau	Na de vernietiging, per opdracht met serienummerlijst
Afvoerbewijs	Dat apparaten of resten vakkundig zijn verwerkt	Na de verwerking
Audit- of eindrapport	De hele opdracht in één overzicht	Bij afronding

Voor gegevensbescherming zijn het wisrapport en het vernietigingscertificaat de beslissende documenten. De andere bewijsstukken completeren de keten van het bureau tot aan de recycling.

Wat een wisrapport moet bevatten

Een wisrapport ontstaat wanneer een gegevensdrager met software wordt overschreven of via interne commando's van de schijf wordt gewist. Een betrouwbaar rapport beantwoordt voor elke gegevensdrager de vragen: wat, wanneer, hoe, met welk resultaat en door wie?

• Identificatie van het apparaat: Fabrikant, model, serienummer, eventueel inventarisnummer.
• Identificatie van de gegevensdrager: Type (HDD, SSD, flash), fabrikant, model, serienummer, capaciteit.
• Wismethode: Naam van de methode of norm, aantal doorgangen, eventueel controle (verificatie).
• Software: Naam en versie van de wissoftware.
• Tijdstip en duur: Begin, einde, datum.
• Resultaat: geslaagd of mislukt, met vermelding van geconstateerde fouten of verborgen gebieden (HPA, DCO).
• Uitvoerende partij: Dienstverlener, locatie, verantwoordelijke persoon of werkplek.
• Echtheid: bij voorkeur een digitale handtekening, zodat het rapport achteraf niet kan worden gewijzigd.

Bij Second IT ontvangt u voor elk gewist apparaat een digitaal ondertekend wiscertificaat. De Blancco-wisrapporten bevatten onder meer de wisduur, het gekozen wisalgoritme en het aantal overschrijfrondes. Basis is een wisrapport per serienummer. Hoe het wissen technisch werkt, legt onze gids uit over veilig wissen van harde schijven en SSD's.

Voorbeeld: zo kan een regel in een wisrapport eruitzien

Veld	Voorbeeldinhoud
Apparaat	Laptop, fabrikant en model, serienummer van het apparaat
Gegevensdrager	SSD, fabrikant en model, serienummer, capaciteit
Methode	Naam van de wisnorm of wismethode, aantal doorgangen, verificatie
Software	Productnaam en versienummer
Tijd	Datum, begin, einde, duur
Resultaat	Geslaagd; verborgen gebieden gedetecteerd en gewist
Afgever	Dienstverlener, locatie, werkplek of verantwoordelijke persoon
Echtheid	Digitale handtekening

Ontbreekt een van deze velden, dan is het rapport niet waardeloos. Maar elke lacune maakt het moeilijker om in een ernstig geval sluitend aan te tonen wat er met een bepaalde gegevensdrager is gebeurd.

Wat een vernietigingscertificaat moet bevatten

Een vernietigingscertificaat bewijst de fysieke vernietiging. In Duitsland is de maatstaf DIN 66399, waarvan het derde deel ook het proces van de vernietiging van gegevensdragers beschrijft. Een goed vernietigingscertificaat bevat:

• Opdrachtgever en opdrachtnummer
• Dienstverlener en plaats van vernietiging, bij vernietiging ter plaatse ook het voertuig
• Datum van vernietiging
• Soort en aantal gegevensdragers, bijvoorbeeld harde schijven, SSD's, tapes
• Serienummerlijst van alle vernietigde gegevensdragers
• Beveiligingsniveau conform DIN 66399, bijvoorbeeld H-5 voor harde schijven
• Bevestiging van de vernietiging met handtekening of digitale handtekening van de verantwoordelijke partij
• Vermelding van de verwerking van de resten, bijvoorbeeld als grondstof

Second IT vernietigt gegevensdragers in eigen huis, onder camerabewaking en conform DIN 66399, gecertificeerd voor beveiligingsniveau H-5. Elke gegevensdrager wordt met zijn serienummer geregistreerd. Aan het eind staat een vernietigingscertificaat conform DIN 66399.

Waarschuwingssignalen bij zwakke bewijsstukken

• Alleen een aantal- of gewichtsopgave, geen serienummers.
• Geen vermelding van het beveiligingsniveau of de wismethode.
• Geen datum van de eigenlijke vernietiging, alleen de ophaaldatum.
• Geen herkenbare afgever of geen handtekening of digitale handtekening.
• Algemene formuleringen zoals "is vakkundig afgevoerd".
• Het document komt van een onderaannemer die u niet kent.

Welke kosten er bij vernietiging ontstaan en wanneer wissen goedkoper is, laat de vergelijking zien kosten van het vernietigen van harde schijven.

Wat de AVG en het BSI daarover zeggen

De AVG schrijft geen formulier voor. Wel vereist ze dat de verwerkingsverantwoordelijke de naleving van de beginselen kan aantonen – de zogenoemde verantwoordingsplicht uit art. 5, lid 2 AVG. Als u een dienstverlener inschakelt, regelt de verwerkersovereenkomst conform art. 28 AVG hoe gegevens na afloop van de dienst worden gewist en welke bewijsstukken u ontvangt.

In de IT-Grundschutz van het BSI behandelt module CON.6 "Wissen en vernietigen" het onderwerp. Deze eist onder meer geregelde procedures en documentatie. Voor het opstellen van een wisconcept bestaat daarnaast de norm DIN 66398. Internationaal biedt NIST SP 800-88 in de bijlage een model voor een wisbewijs. Deze bijdrage vervangt geen juridisch advies.

Bijzondere eisen voor gerubriceerde informatie

Overheden en bedrijven die met gerubriceerde informatie werken, hebben aanvullende voorschriften. Bij VS-NfD-gegevensdragers wordt bijzonder nauwkeurig gedocumenteerd wie wanneer welk apparaat hoe heeft behandeld. Alle medewerkers van Second IT zijn verplicht tot geheimhouding van gegevens; meer over de verplichting tot geheimhouding van gegevens. Waar overheden daarnaast op moeten letten, beschrijft onze gids over VS-NfD-hardware.

Bewijsstukken controleren en archiveren

Bij Second IT kunt u de status van elk apparaat volgen in het klantenportaal. Dat maakt de afstemming eenvoudiger, omdat u niet op één enkel eindrapport hoeft te wachten.

Een veelvoorkomende struikelblok bij de afstemming: uw inventarislijst bevat het serienummer van het apparaat, het wisrapport dat van de gegevensdrager. Zorg ervoor dat het bewijsstuk beide nummers bevat of dat u een koppeling krijgt. Anders is achteraf moeilijk aan te tonen welke gegevensdrager in welk apparaat zat. Dat geldt vooral voor servers met veel schijven.

Bewijsstukken gebruiken voor duurzaamheidsrapporten

Wis- en vernietigingsbewijzen zijn niet alleen voor gegevensbescherming waardevol. Samen met afvoerbewijzen laten ze ook zien hoeveel apparaten zijn hergebruikt, hoeveel zijn gerecycled en hoeveel zijn vernietigd. Deze cijfers zijn steeds vaker nodig voor duurzaamheidsrapporten en leveranciersvragenlijsten. Een wiscertificaat is daarbij een indirect bewijs van hergebruik: een gewist apparaat kan verder worden gebruikt, een vernietigd apparaat niet.

Bij Second IT ontvangt u naast wis- en vernietigingscertificaten ook auditrapporten en recycling- en afvoerbewijzen voor CSR- en ESG-rapporten. Op verzoek is er een jaarlijkse, individuele milieubalans.

Hoe lang moet u bewijsstukken bewaren?

Een algemene wettelijke termijn speciaal voor wis- en vernietigingsbewijzen bestaat niet. De bewijsstukken dienen om aan uw verantwoordingsplicht te voldoen. Leg de bewaartermijn daarom vast in uw wisconcept en oriënteer u op auditcycli, verjaringstermijnen en branchespecifieke voorschriften. Veel bedrijven bewaren de bewijsstukken meerdere jaren. Stem de termijn af met uw functionaris voor gegevensbescherming.

Hoe bewijsstukken passen in een geregeld afstotingsproces, beschrijft ook onze bijdrage over IT Asset Disposition.

Meer over het onderwerp: Het selecteren van IT-aanbieders: 12 vragen die misstappen voorkomen en Gegevens weg, waarde blijft: Waarom gecertificeerde gegevensverwijdering goud waard is.

Veelgestelde vragen over vernietigingscertificaat en wisrapport

Wat is een vernietigingscertificaat?

Een vernietigingscertificaat is het schriftelijke bewijs dat gegevensdragers fysiek zijn vernietigd. Het vermeldt opdrachtgever, dienstverlener, datum, soort en aantal gegevensdragers, hun serienummers en het beveiligingsniveau conform DIN 66399. Het dient als bewijsstuk bij privacycontroles en audits.

Wat is het verschil tussen een wisrapport en een vernietigingscertificaat?

Een wisrapport bewijst dat een gegevensdrager met software veilig is overschreven of gewist. De gegevensdrager blijft bruikbaar en kan worden hergebruikt. Een vernietigingscertificaat bewijst de fysieke vernietiging. Beide bewijsstukken moeten elke gegevensdrager per serienummer vermelden.

Volstaat een vernietigingsbewijs met gewichtsopgave?

Voor een betrouwbare documentatie meestal niet. Een gewichtsopgave toont alleen dat een hoeveelheid is vernietigd, maar niet welke gegevensdragers. In een ernstig geval kunt u dan niet aantonen dat een bepaalde schijf erbij was. Eis daarom een lijst met serienummers.

Schrijft de AVG een wisrapport voor?

De AVG noemt geen specifiek document. Ze verplicht u wel om de naleving van de beginselen van gegevensbescherming te kunnen aantonen. Een wisrapport per serienummer is daarvoor de praktischste weg. Welke bewijsstukken u concreet nodig hebt, legt u vast in uw wisconcept.