Vernietiging van harde schijven: wat het kost en wanneer wissen goedkoper is

"Wat kost het om onze oude harde schijven te laten vernietigen?" Deze vraag stellen inkoop en IT-leiding vaak als eerste. Het eerlijke antwoord: dat hangt ervan af – van hoeveelheid, type gegevensdrager, beveiligingsniveau, logistiek en documentatie. En soms is het beste antwoord op de kostenvraag helemaal geen vernietiging, maar een gecertificeerde wisbewerking die de waarde van de hardware behoudt. Dit artikel legt uit waarvan de kosten van het vernietigen van harde schijven afhangen, hoe u offertes vergelijkt en wanneer wissen de economisch betere keuze is.

Wat vernietiging van harde schijven eigenlijk inhoudt

Onder vernietiging van harde schijven verstaat men de fysieke vernietiging van een gegevensdrager, zodat de gegevens niet meer kunnen worden gereconstrueerd. De maatstaf in Duitsland is de norm DIN 66399. Deze bepaalt hoe klein de deeltjes na het versnipperen moeten zijn. Voor harde schijven met persoonsgegevens wordt vaak beveiligingsniveau H-5 gekozen. Daarbij mogen de deeltjes maximaal 320 mm² groot zijn. Welk niveau bij welke gegevens past, legt ons artikel uit over de beveiligingsniveaus van DIN 66399.

Maar de prijs voor vernietiging betaalt niet alleen de shredder. Een volledige opdracht bestaat uit meerdere stappen en elk daarvan kost tijd:

• gegevensdragers uitbouwen, voor zover ze nog in apparaten zitten,
• ze veilig verpakken en vervoeren,
• ze veilig opslaan tot aan de vernietiging,
• serienummers registreren,
• vernietigen,
• documenteren en een certificaat uitgeven,
• de resten als grondstof verwerken.

De belangrijkste kostenfactoren

Factor	Waarom het de kosten beïnvloedt
Hoeveelheid	Grote hoeveelheden verdelen de voorbereidings-, transport- en administratiekosten over meer gegevensdragers.
Type gegevensdrager	Harde schijven, ssd's, tapes, usb-sticks en smartphones worden verschillend verwerkt.
Veiligheidsniveau	Hoe kleiner de voorgeschreven deeltjesgrootte, hoe bewerkelijker het versnipperen.
Uitbouw	Losse schijven zijn sneller verwerkt dan schijven die eerst uit servers of notebooks moeten worden gehaald.
Registratie per serienummer	Een lijst met elk serienummer is meer werk dan een opgave van de hoeveelheid – maar bij een audit veel meer waard.
Plaats van vernietiging	Vernietiging bij de dienstverlener of met een voertuig bij u ter plaatse heeft verschillende kosten.
Transport	Verzegelde, bewaakte directe ritten zijn veiliger dan gemengde inzamelrondes.
Afspraak en spoed	Kortlopende losse afspraken zijn duurder dan planbare ophalingen.

Gebruikelijke prijsmodellen

Op de markt komen vooral drie afrekenmethoden voor: een prijs per gegevensdrager, een prijs op gewicht of een prijs per beveiligde container. Daar komen vaak forfaits bij voor voorrijkosten, inzet ter plaatse of documentatie. Een offerte die per stuk voordelig lijkt, kan uiteindelijk duurder uitpakken als transport, serienummerlijst en certificaat extra kosten. Vraag daarom altijd naar de totaalprijs voor uw concrete voorraad.

Ter plaatse of bij de dienstverlener?

Sommige bedrijven staan erop dat de gegevensdragers het terrein niet verlaten. Dan komt er een voertuig met een shredder op het terrein. Dat schept zichtbaarheid, maar brengt voorrijkosten en inzettijd met zich mee en loont vooral bij grote hoeveelheden of zeer strenge eisen.

Het alternatief is vernietiging bij de dienstverlener. Doorslaggevend is dan hoe veilig de weg ernaartoe is. Bij Second IT worden gegevensdragers opgehaald met verzegeld direct transport , zonder tussenopslag, gps-bewaakt en verzekerd. Vóór de vernietiging worden ze opgeslagen in beveiligde ruimtes met toegangscontrole. De vernietiging van gegevensdragers in eigen huis vindt plaats onder cameratoezicht conform DIN 66399, gecertificeerd voor beveiligingsniveau H-5, met serienummertracking en vernietigingscertificaat.

Criterium	Vernietiging ter plaatse	Vernietiging bij de dienstverlener
Gegevensdragers verlaten het terrein	Nee	Ja, in verzegeld transport
Inspanning voor u	Ruimte en een aanspreekpunt op de dag van de inzet	Klaarzetten voor ophaling
Geschikt voor	Grote hoeveelheden, zeer strenge eisen	Doorlopende en gemengde hoeveelheden
Combinatie met verwaarding van de apparaten	Beperkt	Goed mogelijk

Het goedkopere alternatief: wissen in plaats van vernietigen

Hier zit de grootste hefboom. Een werkende harde schijf of ssd die gecertificeerd is gewist, is geen afval, maar een component met marktwaarde. Blijft hij in de notebook, pc of server zitten, dan verhoogt hij bovendien de waarde van het hele apparaat. Wordt hij versnipperd, dan gaat die waarde verloren – en betaalt u bovendien voor de vernietiging.

Een gecertificeerde wisbewerking overschrijft alle adresseerbare gebieden van een gegevensdrager volgens erkende methoden. Bij Second IT gebeurt dat met Blancco Drive Eraser. De software herkent ook verborgen gebieden zoals HPA en DCO en omgewezen sectoren. Voor elk apparaat is er een digitaal ondertekend wiscertificaat met serienummer, wismethode en resultaat. Meer over controlevaste gegevensverwijdering van hdd's en ssd's.

Economisch ziet de rekensom er dan zo uit:

Verdwijnen	Kosten	Opbrengst	Bewijs
Vernietiging van alle gegevensdragers	Vernietiging, transport, documentatie	Geen opbrengst uit de gegevensdragers; apparaten zonder schijf zijn minder waard	Bevestiging van vernietiging
Gecertificeerd wissen, verkoop van de apparaten	Wissen, transport	Inkoopprijs voor apparaten met schijf	Schermerkening per apparaat
Mix: wissen wat kan, vernietigen wat moet	Afhankelijk van het aandeel	Opbrengst voor het wisbare deel	Beide certificaten

Bij grotere voorraden kan de opbrengst uit inkoop de kosten voor wissen, logistiek en de vernietiging van defecte schijven compenseren of overtreffen. Of dat in uw geval zo is, hangt af van de leeftijd en staat van de apparaten. Waarom wissen de waarde behoudt, leest u in het artikel Gegevens weg, waarde blijft.

Wanneer vernietiging toch verplicht is

• Beschadigde gegevensdragers: Wat niet volledig kan worden uitgelezen en overschreven, moet worden vernietigd.
• Interne richtlijnen: Sommige richtlijnen schrijven voor bepaalde gegevens vernietiging voor, bijvoorbeeld uit personeels-, onderzoeks- of overheidsomgevingen.
• Tapes en optische media: Die worden doorgaans vernietigd.
• Mislukte wisbewerking: Meldt de software een fout, dan wordt de gegevensdrager uitgezonderd en vernietigd.

Bij ssd's is er een bijzonderheid: hun geheugenchips zijn klein. Of een bepaalde deeltjesgrootte volstaat, hangt daarom af van de chip. Voor werkende ssd's is gecertificeerd wissen vaak de betere weg. Hoe dat technisch werkt, legt onze gids uit Harde schijven en ssd's veilig wissen.

De verborgen kosten van een goedkope oplossing

De goedkoopste vernietiging is waardeloos als ze niet aantoonbaar is. Een boorgat in de harde schijf, een hamer of een kist bij het recyclepark besparen op korte termijn geld, maar scheppen risico's. Hoe duur fouten bij het uitfaseren kunnen uitpakken, laat een bekend geval zien: de Amerikaanse beurswaakhond SEC legde in 2022 een boete van 35 miljoen Amerikaanse dollar op aan Morgan Stanley, omdat afgedankte hardware met niet-versleutelde klantgegevens niet veilig was behandeld (bron: SEC, persbericht 2022-168).

In Europa dreigen bij inbreuken op de gegevensbescherming boetes conform art. 83 AVG, afhankelijk van de inbreuk tot 10 resp. 20 miljoen euro of 2 resp. 4% van de wereldwijde jaaromzet. Daar komen meldplichten, inspanningen en vertrouwensverlies bij.

Zo verlaagt u de kosten zonder op veiligheid te bezuinigen

• Gegevensdragers in de apparaten laten zitten: Als de apparaten sowieso worden verwaard, bespaart dat het uitbouwen en behoudt het de waarde.
• Hoeveelheden bundelen: Verzamel gegevensdragers in een afgesloten container en laat ze samen ophalen, in plaats van veel losse afspraken te maken.
• Lijst voorbereiden: Een inventarislijst met serienummers versnelt offerte, registratie en controle.
• Beschermingsbehoefte vaststellen: Niet elke gegevensdrager heeft dezelfde behandeling nodig. Leg in het wisconcept vast welke gegevens worden gewist en welke worden vernietigd.
• Wissen, vernietigen en verwaarden uit één hand: Een dienstverlener die alle drie de stappen afdekt, bespaart transporten en koppelvlakken.

Zo vergelijkt u offertes goed

• Is de totaalprijs inclusief ophaling, opslag, vernietiging en documentatie vermeld?
• Worden serienummers afzonderlijk geregistreerd en in het certificaat vermeld?
• Is het beveiligingsniveau conform DIN 66399 vermeld en door een certificaat gestaafd?
• Hoe ziet het transport eruit: verzegeld, bewaakt, direct?
• Wordt de vernietiging in eigen huis uitgevoerd of aan derden doorgegeven?
• Is er de mogelijkheid om wisbare gegevensdragers te wissen en te verwaarden in plaats van te vernietigen?
• Is er een verwerkersovereenkomst?

Voordat u offertes vergelijkt, loont het om te kijken naar wat er in een vernietigingscertificaat hoort te staan.

Meer over het onderwerp: Gegevensdragers verwijderen volgens de AVG: Wat in de audit echt telt en Bedrijfs-DNA op harde schijven: een thriller over gegevensbescherming.

Veelgestelde vragen over de kosten van het vernietigen van harde schijven

Wat kost het om harde schijven te laten vernietigen?

Dat hangt af van hoeveelheid, type gegevensdrager, beveiligingsniveau, plaats van vernietiging, transport en documentatie. Gebruikelijk zijn prijzen per gegevensdrager, op gewicht of per beveiligde container, vaak plus forfaits. Vergelijk altijd de totaalprijs voor uw voorraad. Een concrete offerte ontvangt u op basis van een lijst.

Is wissen goedkoper dan vernietigen?

Vaak wel, omdat een gecertificeerd gewiste harde schijf zijn waarde behoudt. Hij kan met het apparaat worden verkocht en de opbrengst kan de kosten compenseren. Defecte of niet te wissen gegevensdragers moeten toch worden vernietigd. De meest economische oplossing is meestal een mix van beide.

Loont vernietiging ter plaatse?

Vooral bij grote hoeveelheden of wanneer interne eisen vereisen dat gegevensdragers het terrein niet verlaten. Voor doorlopende of gemengde hoeveelheden is vernietiging bij de dienstverlener met verzegeld direct transport meestal praktischer. In beide gevallen is een certificaat met serienummers belangrijk.

Welke bewijzen moet ik ontvangen na de vernietiging?

Een vernietigingscertificaat met datum, beveiligingsniveau conform DIN 66399, aantal en serienummers van de gegevensdragers en de gegevens van de dienstverlener. Bij gemengde opdrachten komen daar wiscertificaten per apparaat bij. Bewaar de bewijsstukken samen met uw inventarislijst.