Geheimhouding van gegevens

Alle medewerkers van Second IT zijn verplicht naar § 5 BDSG te handelen met betrekking tot de gegevensbescherming. Dit betekent dat zij geen persoonsgegevens mogen verwerken of doorgeven zonder toestemming, ook niet na het einde van hun dienstverband. Interne richtlijnen, regelmatige trainingen en strenge controles zorgen ervoor dat deze verplichting in de praktijk wordt nageleefd. De verplichting is gedocumenteerd en begrijpelijk voor uw auditvereisten. Samen met gecertificeerde gegevensvernietiging er ontstaat een dubbele bescherming: technisch, omdat de gegevens definitief worden verwijderd, en organisatorisch, omdat iedereen in het proces verplicht is tot vertrouwelijkheid.

Ja, Second IT verwerkt en vernietigt ook versleutelde documenten van de VS-NfD-classificatie („Alleen voor dienstgebruik“). VS-NfD is de laagste niveau van geheimhouding voor overheidsversleutelde documenten en betreft vooral autoriteiten, openbare instellingen en hun opdrachtgevers. De verwerking vindt plaats volgens de versleutelingsrichtlijnen en wordt uitgevoerd door ervaren specialisten die werken in beveiligde omgevingen. Databestanden die niet automatisch kunnen worden verwijderd, worden in eigen huis mechanisch vernietigd volgens DIN 66399. Elke stap wordt geregistreerd en is bij audits inzichtelijk. Details over het vernietigingsproces vindt u onder Vernietiging gegevensdrager.

Ja, Second IT sluit op verzoek op maat gemaakte geheimhoudingsovereenkomsten (NDAs) met zijn klanten. In deze overeenkomst wordt contractueel geregeld dat uw informatie uitsluitend wordt gebruikt voor de overeengekomen doeleinden en alleen aan de door u voorgeschreven personen wordt verstrekt. De contractuele verbintenis wordt aangevuld met technische en organisatorische maatregelen: gepatenteerde toegang, fysiek beveiligde datacentra en strenge toegangscontroles. Afhankelijk van de overeenkomst kan de vertrouwelijkheid ook betrekking hebben op de gegevens van het project zelf, niet alleen de inhoud van uw datadragers. Zo creëert u een solide basis voordat de eerste hardware uw huis verlaat. Spreek uw vereisten voor een NDA het beste rechtstreeks aan bij het aanvragen.

Alle medewerkers volgen regelmatige trainingen op het gebied van gegevensbescherming, IT-veiligheid en compliance; hiervoor is een certificaat voor medewerkerstrainingen conform EU-DSGVO aanwezig. Sensibilisatiecampagnes over onderwerpen zoals phishing, wachtwoordbeveiliging en het omgaan met gevoelige gegevens zorgen ervoor dat veiligheidsrichtlijnen niet alleen bekend zijn, maar ook geïntegreerd zijn. Goed opgeleide medewerkers vormen de eerste verdedigingslinie tegen veiligheidsrisico’s en een voorwaarde voor het naleven van normen zoals ISO/IEC 27001. Ook het logistiek team is doelgericht opgeleid in het veilig omgaan met IT-hardware. Hierdoor ontstaat een veiligheidscultuur die elke stap in het proces beïnvloedt, van het transport tot en met het verwijderen van apparatuur.

ISO/IEC 27001 is de internationale standaard voor informatiebeveiligingsbeheersystemen, en Second IT is daarop gecertificeerd. De norm vereist dat risico’s systematisch worden beoordeeld, beschermingsmaatregelen worden vastgesteld en regelmatig worden gecontroleerd. Bij Second IT betekent dit concreet: elke processtap wordt gecontroleerd door afgestemde beveiligingsprotocollen, in realtime wordt deze gecontroleerd en gedocumenteerd, 365 dagen per jaar. Toegang wordt geregistreerd, gegevensruimten zijn fysiek beveiligd. Regelmatige audits zorgen ervoor dat de maatregelen effectief blijven. Dit leidt tot een volledige traceerketen van de eerste registratie tot de definitieve verwijdering of vernietiging.