Déménagement informatique : checklist pour les entreprises – et ce qui ne déménage pas

Pour l'informatique, un déménagement de bureaux est toujours aussi un inventaire. On voit soudain combien d'ordinateurs, d'écrans, d'imprimantes et de caisses de câbles se sont accumulés au fil des ans – et combien de tout cela ne sert plus à personne sur le nouveau site. Un déménagement informatique est donc la meilleure occasion de sortir les anciens appareils de l'entreprise en toute sécurité et avec un produit de la vente, au lieu de les déménager. Cette checklist montre comment planifier le déménagement, protéger les données et valoriser la part du matériel qui ne déménage pas.

Pourquoi un déménagement informatique n'est pas un déménagement de mobilier

Un bureau est soit présent sur le nouveau site, soit absent. Pour l'informatique, c'est différent : un serveur peut arriver et ne pas démarrer. Un ordinateur portable peut disparaître sans que personne ne s'en aperçoive. Et un carton de vieux disques durs peut devenir en chemin un incident de protection des données. Un déménagement informatique exige donc trois choses dont un déménagement ordinaire n'a pas besoin :

• une liste complète de tous les appareils avec numéros de série,
• une sauvegarde des données avant le démontage,
• un transport pendant lequel on sait à tout moment où se trouve chaque appareil.

Le Règlement général sur la protection des données exige, à son art. 32, des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel. Cela vaut aussi bien dans la salle des serveurs que dans le camion de déménagement.

La checklist du déménagement informatique

Douze à huit semaines avant

• Désigner un responsable pour le volet informatique.
• Établir l'inventaire : type d'appareil, fabricant, modèle, numéro de série, emplacement, état, propriété (achat, leasing, location).
• Décider pour chaque appareil : il déménage, est remplacé ou est réformé.
• Clarifier le réseau, la connexion Internet et l'alimentation électrique sur le nouveau site. Les raccordements ont souvent de longs délais.
• Demander une offre pour la valorisation des appareils réformés.

Six à quatre semaines avant

• Établir un plan de déménagement avec ordre : qu'est-ce qui est démonté en dernier, qu'est-ce qui est installé en premier ?
• Planifier le déménagement ou la migration des serveurs, fixer et communiquer les fenêtres de maintenance.
• Fixer l'enlèvement du matériel réformé avant le déménagement proprement dit.
• Vérifier les contrats : restitutions de leasing, contrats de maintenance, appareils loués.

La semaine du déménagement

• Réaliser une sauvegarde complète des données et vérifier qu'elle peut être restaurée.
• Étiqueter les appareils, associer câbles et accessoires aux appareils.
• Transport fermé et documenté, avec procès-verbal de remise.
• Vérifier les numéros de série par rapport à la liste lors du déchargement.

Ensuite

• Test de fonctionnement de tous les systèmes sur le nouveau site.
• Mettre à jour l'inventaire : nouveaux emplacements, appareils sortis.
• Archiver les justificatifs d'effacement et de destruction des appareils réformés.
• Contrôler l'ancien site à la recherche d'appareils et de supports de données oubliés avant de rendre les clés.

Qui prend en charge quoi lors d'un déménagement informatique

Rôle	Tâche
Direction informatique	Plan global, inventaire, réseau sur le nouveau site, validation du tri
Administration système	Sauvegarde des données, démontage et installation des serveurs et du réseau
Protection des données	Contrôle des trajets de transport, concept d'effacement pour les appareils réformés
Gestion des installations	Calendrier, accès, zones de chargement, ascenseurs
Prestataire de déménagement	Transport des appareils qui continuent d'être utilisés
Valorisateur informatique	Enlèvement, effacement, destruction et valorisation des appareils réformés

Plus ces rôles sont clairement répartis, plus le risque est faible que des appareils se perdent entre deux responsabilités.

Faire le tri avant le déménagement : ce qui ne déménage pas

Dans presque toutes les entreprises, certains appareils ne sont encore là que par habitude : ordinateurs de remplacement d'il y a trois générations, écrans à anciennes connectiques, imprimantes sans pilote pour le système d'exploitation actuel, serveurs dont les services ont depuis longtemps migré vers le cloud. Chacun de ces appareils coûte du temps et de la place lors d'un déménagement.

Appareil	Question avant le déménagement	Si non
Ordinateurs portables et PC	Seront-ils utilisés sur le nouveau site ?	Effacer et vendre
Moniteurs	Les connectiques et la taille correspondent-elles au nouveau concept de poste de travail ?	Vendre ou valoriser dans les règles
Serveurs et stockage	Font-ils encore tourner des services nécessaires ?	Migrer les données, effacer ou détruire les lecteurs, valoriser le matériel
Équipements réseau	Sera-t-il utilisé dans le nouveau réseau ?	Sauvegarder et supprimer la configuration, valoriser
Imprimantes et appareils multifonctions	Achetés, en leasing ou en location ?	Effacer la mémoire, restituer ou valoriser
Caisses de vieilles pièces	Quelqu'un sait-il ce qu'elles contiennent ?	Les faire contrôler à la recherche de supports de données, puis valoriser

Notre article montre quelle valeur peuvent receler de tels stocks : Ranger la salle des serveurs et remplir la caisse. Pour Second IT, l' analyse du parc avant le déménagement fait partie du conseil : quels appareils ont encore une valeur marchande, lesquels partent en récupération de pièces détachées, lesquels au recyclage ?

Si un site est fermé entièrement, découvrez comment valoriser l'informatique lors d'une cessation d'activité.

Déménagement de serveurs : déménager ou remplacer ?

Les serveurs constituent le plus grand risque lors d'un déménagement. Ils sont lourds, fragiles et contiennent la plupart des données. Avant de transporter un serveur, il vaut la peine de se demander s'il est encore nécessaire sur le nouveau site. Si une migration est de toute façon prévue, le déménagement est un bon moment pour remplacer l'ancien matériel. Notre article explique pourquoi les serveurs réformés trouvent souvent encore preneur : Les serveurs ne meurent pas.

Lorsqu'un serveur est réformé : migrer et sauvegarder d'abord les données, puis effacer de manière certifiée ou détruire chaque support de données. Cela inclut les supports de démarrage, les SSD de cache et les bandes de sauvegarde.

Protéger les données pendant le transport

Qu'un appareil déménage ou soit réformé : tant qu'il contient des données, le transport doit être contrôlé. Pour le matériel réformé, chez Second IT, c'est notre propre Logistique de sécuritéqui s'en charge : trajet direct sans entrepôt intermédiaire, suivi GPS, plombage inviolable et transport assuré. Chaque appareil est enregistré par numéro de série à réception et reste traçable dans le portail client.

Pour de plus petites quantités, par exemple issues d'un seul étage ou d'un site secondaire, il existe des chariots roulants verrouillables d'une capacité de charge allant jusqu'à 750 kg. Ils sont livrés, remplis et plombés par vos soins et enlevés par transporteur.

Important : Second IT ne prend pas en charge le déménagement de votre informatique qui continue d'être utilisée vers le nouveau site, mais l'enlèvement, l'effacement et la valorisation des appareils qui ne déménagent pas. Planifiez les deux transports séparément et faites enlever si possible les anciens appareils avant le déménagement proprement dit.

Retrouver les supports de données oubliés

Lors des déménagements, des supports de données apparaissent à des endroits auxquels personne n'avait pensé : clés USB dans les tiroirs de bureau, disques durs externes dans l'armoire, DVD de vieilles sauvegardes, cartes mémoire dans des appareils photo. Chez Second IT, tous les appareils livrés sont contrôlés spécifiquement à la recherche de tels supports. Plus d'informations sur le contrôle des supports de données cachés.

Un conseil pratique : pendant les semaines du déménagement, placez à chaque étage un conteneur de collecte fermé pour les supports de données. Les supports trouvés ne finissent ainsi pas à la corbeille.

Contrôlez aussi les appareils que l'on n'associe pas immédiatement à des données : imprimantes multifonctions et copieurs avec disque dur interne, standards téléphoniques, systèmes de visioconférence, systèmes de contrôle d'accès et stockage réseau. Eux aussi peuvent contenir des carnets d'adresses, des journaux ou des enregistrements. Si ces appareils ne déménagent pas, ils doivent figurer sur la liste de l'effacement certifié ou de la destruction.

Comment réduire le coût d'un déménagement informatique

Les coûts d'un déménagement dépendent fortement de ce qu'il faut transporter, installer et configurer. Les plus grands leviers se situent donc avant le déménagement :

• Déménager moins : Chaque appareil valorisé au préalable économise emballage, transport, installation et espace de stockage sur le nouveau site.
• Déduire les recettes : La vente du matériel réformé rapporte de l'argent qui peut être investi dans de nouveaux équipements.
• Commander tôt : Les raccordements réseau et Internet à long délai évitent des solutions provisoires coûteuses.
• Étiquetage clair : Des appareils et câbles clairement étiquetés raccourcissent l'installation.
• Pas d'entrepôt intermédiaire : Les appareils qui ne déménagent pas et ne sont pas valorisés finissent souvent dans des espaces de stockage coûteux. Décidez au préalable.

De nombreuses entreprises profitent en outre du déménagement pour uniformiser leur parc d'appareils. Moins de modèles différents signifient moins de pièces détachées, moins de pilotes et une gestion plus simple.

Quel est le lien entre déménagement informatique et cycle de vie

Un déménagement est une coupure naturelle dans le cycle de vie du matériel. Qui en profite pour valoriser systématiquement les anciens appareils démarre sur le nouveau site avec un parc allégé et à jour. À quoi ressemble un cycle de vie du matériel bien pensé, notre retour d'expérience sur le cycle de vie du matériel.

Plus d'informations sur le sujet : Vendre des serveurs d'occasion : d'abord les données, puis l'argent et Tech-Recycling Extrem : les trouvailles les plus incroyables de nos experts.

Questions fréquentes sur le déménagement informatique

Combien de temps à l'avance faut-il planifier un déménagement informatique ?

Pour un bureau de taille moyenne, huit à douze semaines constituent un bon repère. Les raccordements Internet et réseau sur le nouveau site ont souvent le délai le plus long. L'inventaire, le tri et l'enlèvement des appareils réformés devraient être réalisés dans les premières semaines afin que le déménagement proprement dit reste allégé.

Que faire du vieux matériel lors d'un déménagement de bureaux ?

Tout ce qui n'est pas nécessaire sur le nouveau site devrait être trié avant le déménagement. Les appareils ayant une valeur marchande peuvent être vendus après un effacement certifié. Les appareils sans valeur marchande sont recyclés dans les règles. Dans les deux cas, vous devriez recevoir un justificatif par numéro de série.

Dois-je effacer les disques durs avant le déménagement ?

Les appareils qui déménagent ne sont pas effacés, mais sauvegardés et transportés sous scellés. Les appareils réformés, en revanche, devraient être effacés de manière certifiée ou détruits avant d'être vendus ou éliminés. Une sauvegarde complète des données avant le démontage est dans tous les cas obligatoire.

Second IT prend-elle en charge l'ensemble du déménagement informatique ?

Non. Second IT prend en charge la part qui ne déménage pas : enlèvement avec sa propre logistique sécurisée, effacement ou destruction certifiés et valorisation des appareils réformés. Pour le transport de votre informatique qui continue d'être utilisée vers le nouveau site, vous mandatez une entreprise de déménagement ou de services informatiques.