Drucker entsorgen im Unternehmen: Die Festplatte im Kopierer

Bei Notebooks denkt jeder an die Festplatte. Beim Drucker im Flur denkt kaum jemand daran. Dabei speichern viele Multifunktionsgeräte, Kopierer und Netzwerkdrucker Scans, Kopien, Faxe, Adressbücher und Zugangsdaten – oft über Jahre. Wer Drucker im Unternehmen entsorgen will, braucht deshalb mehr als einen Termin beim Wertstoffhof. Dieser Beitrag zeigt, wo die Daten stecken, was das Elektro- und Elektronikgerätegesetz verlangt und wie aus Altgeräten ein sauber dokumentierter Vorgang wird.

Warum Drucker ein Datenschutzthema sind

Ein modernes Multifunktionsgerät ist im Kern ein kleiner Computer mit Netzwerkanschluss. Es nimmt Dokumente entgegen, speichert sie zwischen, verarbeitet sie und gibt sie aus. Damit das schnell geht, nutzen viele Geräte einen internen Datenträger. Je nach Modell ist das eine klassische Festplatte, eine SSD oder ein fest verlöteter Flash-Speicher.

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) behandelt Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte im IT-Grundschutz deshalb als eigenen Baustein (SYS.4.1). Der Grund: Auf diesen Geräten landen genau die Dokumente, die besonders vertraulich sind – Verträge, Personalunterlagen, Rechnungen, Ausweiskopien.

Was auf einem Multifunktionsgerät gespeichert sein kann

Datenart	Beispiel	Risiko bei Weitergabe
Zwischengespeicherte Aufträge	Druck-, Kopier- und Scanaufträge	Vertrauliche Dokumente lassen sich wiederherstellen
Dokumentenablage („Box“)	Gespeicherte Scans für späteres Drucken	Ganze Dokumente liegen dauerhaft auf dem Gerät
Adressbücher	E-Mail-Adressen, Faxnummern, Scan-Ziele	Kontaktdaten von Kunden und Mitarbeitenden
Zugangsdaten	Mail-Server, Netzwerkordner, Benutzer-PINs	Einstieg in Ihr Firmennetz
Netzwerkkonfiguration	IP-Adressen, WLAN-Schlüssel, Zertifikate	Hinweise auf den Aufbau Ihres Netzes
Protokolle	Wer hat wann was gedruckt oder gescannt?	Personenbezogene Nutzungsdaten

Kleine Tintenstrahl- oder Etikettendrucker haben meist keinen großen Speicher. Ganz ohne Daten sind aber auch sie selten: WLAN-Zugänge und Netzwerkeinstellungen sind fast immer gespeichert.

Reicht der Werksreset?

Viele Hersteller bieten im Menü eine Funktion zum Zurücksetzen oder zum „Überschreiben aller Daten“. Das ist ein sinnvoller erster Schritt. Für einen belastbaren Nachweis reicht er aber oft nicht, aus drei Gründen:

• Unklarer Umfang: Ein Reset setzt häufig nur die Einstellungen zurück. Ob auch die Dokumentenablage und der Zwischenspeicher überschrieben werden, hängt vom Modell und von der Firmware ab.
• Kein Protokoll: Die meisten Geräte erzeugen keinen Nachweis mit Seriennummer, Methode und Ergebnis. Im Audit stehen Sie dann mit leeren Händen da.
• Flash-Speicher: Bei SSDs und Flash-Speichern verteilt die Steuerung die Daten selbst. Einfaches Überschreiben erreicht nicht zwingend jeden Speicherbereich.

Sicherer ist der Weg, den Sie auch bei Notebooks gehen: Datenträger identifizieren, mit zertifizierter Software löschen oder physisch vernichten und das Ergebnis je Seriennummer dokumentieren. Bei Second IT werden alle angelieferten Geräte gezielt auf Speichermedien geprüft. Ausbaubare Laufwerke lassen sich mit einer zertifizierten Datenlöschung mit Blancco bereinigen. Was sich nicht löschen lässt, etwa ein defektes Laufwerk, wird vernichtet.

Was das ElektroG von Unternehmen verlangt

Drucker, Kopierer und Scanner sind Elektro- und Elektronikgeräte. Für ihre Entsorgung gilt in Deutschland das Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG), das die europäische WEEE-Richtlinie 2012/19/EU umsetzt. Für Unternehmen als Besitzer von Altgeräten sind vor allem diese Punkte wichtig:

• Getrennte Erfassung: Altgeräte dürfen nicht in den Restmüll. Das Symbol der durchgestrichenen Mülltonne auf dem Gerät erinnert daran.
• Batterien und Akkus: Sie sind vor der Abgabe zu entnehmen, sofern sie nicht vom Gerät umschlossen sind und sich zerstörungsfrei entfernen lassen.
• Daten löschen: Nach § 10 ElektroG sind Endnutzer selbst dafür verantwortlich, personenbezogene Daten auf Altgeräten vor der Entsorgung zu löschen.
• Rücknahme gewerblicher Geräte: Für Geräte, die nicht aus privaten Haushalten stammen, sieht § 19 ElektroG eine Rücknahmepflicht der Hersteller vor. Wie diese Rücknahme abläuft, ist von Hersteller zu Hersteller verschieden.

Zusätzlich gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Artikel 32 DSGVO verlangt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten – auch dann, wenn ein Gerät das Haus verlässt. Wie das im Audit aussieht, beschreibt unser Beitrag zu den DSGVO-Pflichten beim Entsorgen von Datenträgern. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Welche Pflichten das ElektroG Unternehmen auferlegt und woran Sie einen zertifizierten Betrieb erkennen, lesen Sie im Beitrag Entsorgungsfachbetrieb und ElektroG-Pflichten.

Sonderfall Leasing und Mietgeräte

Viele Kopierer im Büro sind nicht gekauft, sondern geleast oder gemietet. Am Vertragsende holt der Anbieter das Gerät ab. Die Daten auf dem internen Speicher gehören aber weiterhin zu Ihrem Verantwortungsbereich. Klären Sie deshalb vor der Rückgabe:

• Erlaubt der Vertrag, den Datenträger vorher auszubauen oder zu tauschen?
• Bietet der Leasinggeber eine Löschung mit Protokoll je Seriennummer an?
• Wer haftet, wenn auf dem zurückgegebenen Gerät noch Daten gefunden werden?

Wenn Ihr Vertrag keine klare Antwort gibt, ist ein schriftliches Löschprotokoll vor der Rückgabe die sicherste Lösung. Wie wichtig das sein kann, zeigt unser Beitrag über das Datenschutz-Risiko alter Festplatten.

Verkaufen, verwerten oder entsorgen?

Nicht jeder ausgemusterte Drucker ist Schrott. Neuere Bürogeräte und Netzwerkdrucker mit geringem Zählerstand können noch einen Marktwert haben. Ältere Geräte liefern zumindest Rohstoffe und Ersatzteile.

Toestand	Sinnvoller Weg	Was Sie vorher klären
Funktionsfähig, aktuelles Modell	Weiterverkauf nach Datenlöschung	Zählerstand, Zubehör, Verbrauchsmaterial, Lizenzen
Funktionsfähig, älteres Modell	Ersatzteilgewinnung oder Recycling	Speicher löschen oder vernichten
Defekt	Fachgerechtes Recycling	Speicher ausbauen und vernichten
Geleast oder gemietet	Rückgabe an den Anbieter	Löschnachweis vor der Abholung

Second IT nimmt neben Notebooks, PCs, Monitoren und Servern auch Drucker an. Ob ein Gerät verkauft, aufbereitet oder recycelt wird, entscheidet die Prüfung im Wareneingang. In jedem Fall gilt: Erst werden die Daten entfernt, dann wird verwertet. Geräte ohne Marktwert gehen in die fachgerechte IT-Entsorgung nach dem Kreislaufwirtschaftsgesetz – mit Nachweisen für Ihre Unterlagen.

Toner, Tinte und Verbrauchsmaterial

Leere Tonerkartuschen und Tintenpatronen gehören nicht in denselben Behälter wie das Gerät. Viele Hersteller und Händler betreiben eigene Rücknahmesysteme dafür. Volle, originalverpackte Kartuschen sind dagegen kein Abfall: Sie lassen sich oft weiterverwenden oder mit dem Gerät zusammen anbieten. Resttonerbehälter sollten Sie verschlossen und getrennt sammeln, damit kein Staub austritt.

Schritt für Schritt: Drucker im Unternehmen sicher entsorgen

Wann Vernichtung die bessere Wahl ist

Wenn ein Gerät Dokumente aus Personalabteilung, Rechtsabteilung oder Forschung verarbeitet hat, verlangen manche interne Richtlinien die physische Zerstörung des Speichers. Das gilt auch, wenn ein Laufwerk defekt ist oder sich nicht vollständig auslesen lässt. Bei Second IT werden solche Medien im eigenen Haus nach DIN 66399 geschreddert – zertifiziert für Sicherheitsstufe H-5, mit Seriennummern-Tracking und Vernichtungszertifikat. Mehr dazu, wie Sie Datenträger nach DIN 66399 vernichten lassen.

Bei fest verlöteten Flash-Speichern lässt sich der Datenträger nicht einfach ausbauen. Hier ist wichtig, dass Ihr Dienstleister das Verfahren vorher benennt und dokumentiert: Löschung über die Geräteschnittstelle oder Zerstörung der betreffenden Platine.

Die häufigsten Fehler

• Drucker werden zusammen mit Möbeln oder Bauschutt entsorgt, ohne dass jemand an den Speicher denkt.
• Geleaste Geräte gehen ohne Löschnachweis an den Anbieter zurück.
• Scan-Ziele und Mail-Konten bleiben im System aktiv, obwohl das Gerät längst weg ist.
• Es gibt keine Liste, welche Geräte wann an wen übergeben wurden.
• Kleine Arbeitsplatzdrucker aus dem Homeoffice werden vergessen. Wie Sie auch diese Geräte zurückholen, lesen Sie in unserem Ratgeber, wie Sie alte Firmenlaptops abgeben – das Vorgehen ist für Drucker ganz ähnlich.

Meer over het onderwerp: DIN 66399: Welke veiligheidsniveau vereisen uw harde schijven en Inkoop van notebooks & verkoop van monitoren - Professionele IT-terugkoop met beveiliging.

Häufige Fragen zum Entsorgen von Druckern

Haben alle Drucker eine Festplatte?

Nein. Vor allem Multifunktionsgeräte, Kopierer und größere Netzwerkdrucker haben einen internen Speicher, etwa eine Festplatte, eine SSD oder einen Flash-Speicher. Kleine Arbeitsplatzdrucker speichern meist nur Einstellungen wie WLAN-Zugänge. Welcher Speicher verbaut ist, steht im technischen Datenblatt des Modells.

Darf ich einen Firmendrucker zum Wertstoffhof bringen?

Wertstoffhöfe sind vor allem für Geräte aus privaten Haushalten gedacht. Ob und in welcher Menge sie gewerbliche Geräte annehmen, regelt jede Kommune selbst. Für Unternehmen sind die Rücknahme durch den Hersteller oder ein Entsorgungsfachbetrieb der übliche Weg. Vor der Abgabe müssen die Daten gelöscht sein.

Reicht es, den Drucker auf Werkseinstellungen zurückzusetzen?

Als erster Schritt ist das sinnvoll, als Nachweis meist nicht. Ein Reset setzt oft nur Einstellungen zurück und erzeugt kein Protokoll mit Seriennummer. Sicherer ist eine zertifizierte Löschung oder die Vernichtung des Speichers mit Nachweis. So können Sie im Audit belegen, was mit den Daten passiert ist.

Wer ist bei Leasing-Kopierern für die Daten verantwortlich?

Für personenbezogene Daten bleibt Ihr Unternehmen als Verantwortlicher zuständig, auch wenn das Gerät dem Leasinggeber gehört. Prüfen Sie im Vertrag, ob eine Löschung mit Protokoll vorgesehen ist. Fehlt sie, sollten Sie die Löschung vor der Rückgabe selbst veranlassen und dokumentieren.