Certificat de destruction et rapport d'effacement : ce qu'ils doivent contenir

Après l’effacement des données ou la destruction de supports de données, il reste avant tout une chose : un document. Lors d’un audit, d’un contrôle de protection des données ou après un incident, ce document est la seule preuve que vos données ont réellement disparu. Mais tous les « certificats » ne tiennent pas ce que leur nom promet. Cet article montre ce que doivent contenir un certificat de destruction et un rapport d’effacement, comment reconnaître des justificatifs faibles et comment archiver les documents de manière judicieuse.

Quels justificatifs existent

Dans la pratique, les termes sont souvent confondus. Pour une documentation propre, il est utile de les distinguer :

Document	Ce qu’il atteste	Moment habituel
Procès-verbal de remise ou de prise en charge	Quels appareils et conteneurs ont été remis, à qui et quand	Lors de l’enlèvement
Rapport d’effacement ou certificat d’effacement	Qu’un support de données déterminé a été effacé avec succès selon une méthode déterminée	Après l’effacement, par appareil ou support de données
Certificat de destruction ou rapport de destruction	Que des supports de données ont été physiquement détruits selon un niveau de sécurité	Après la destruction, par commande avec liste de numéros de série
Justificatif d’élimination	Que les appareils ou les résidus ont été valorisés dans les règles de l’art	Après la valorisation
Rapport d’audit ou rapport final	L’ensemble de la commande en un coup d’œil	En fin de mission

Pour la protection des données, le rapport d’effacement et le certificat de destruction sont les documents décisifs. Les autres justificatifs complètent la chaîne, du bureau jusqu’au recyclage.

Ce que doit contenir un rapport d’effacement

Un rapport d’effacement est établi lorsqu’un support de données est écrasé par un logiciel ou effacé via les commandes internes du lecteur. Un rapport fiable répond pour chaque support aux questions suivantes : quoi, quand, comment, avec quel résultat et par qui ?

• Identification de l’appareil : Fabricant, modèle, numéro de série, le cas échéant numéro d’inventaire.
• Identification du support de données : Type (HDD, SSD, flash), fabricant, modèle, numéro de série, capacité.
• Méthode d’effacement : Nom de la méthode ou de la norme, nombre de passes, le cas échéant vérification.
• Logiciel : Nom et version du logiciel d’effacement.
• Moment et durée : Début, fin, date.
• Résultat : réussi ou échoué, avec indication des erreurs détectées ou des zones cachées (HPA, DCO).
• Entité exécutante : Prestataire, site, personne responsable ou poste de travail.
• Authenticité : idéalement une signature numérique, afin que le rapport ne puisse pas être modifié après coup.

Chez Second IT, vous recevez un certificat d’effacement signé numériquement pour chaque appareil effacé. Les rapports d’effacement Blancco contiennent notamment la durée de l’effacement, l’algorithme d’effacement choisi et le nombre de passes d’écrasement. La base est un rapport d’effacement par numéro de série. Le fonctionnement technique de l’effacement est expliqué dans notre guide sur l’ effacement sécurisé des disques durs et des SSD.

Exemple : à quoi peut ressembler une entrée dans un rapport d’effacement

Champ	Exemple de contenu
Appareil	Ordinateur portable, fabricant et modèle, numéro de série de l’appareil
Support de données	SSD, fabricant et modèle, numéro de série, capacité
Méthode	Nom de la norme ou de la méthode d’effacement, nombre de passes, vérification
Logiciel	Nom du produit et numéro de version
Heure	Date, début, fin, durée
Résultat	Réussi ; zones cachées détectées et effacées
Émetteur	Prestataire, site, poste de travail ou personne responsable
Authenticité	Signature numérique

Si l’un de ces champs manque, le rapport n’est pas sans valeur. Mais chaque lacune rend plus difficile, le cas échéant, de prouver sans faille ce qu’il est advenu d’un support de données précis.

Ce que doit contenir un certificat de destruction

Un certificat de destruction atteste la destruction physique. En Allemagne, la référence est la norme DIN 66399, dont la troisième partie décrit aussi le processus de destruction de supports de données. Un bon certificat de destruction contient :

• Donneur d’ordre et numéro de commande
• Prestataire et lieu de destruction, et pour une destruction sur site, également le véhicule
• Date de destruction
• Type et nombre de supports de données, par exemple disques durs, SSD, bandes
• Liste des numéros de série de tous les supports de données détruits
• Niveau de sécurité selon DIN 66399, par exemple H-5 pour les disques durs
• Confirmation de la destruction avec signature ou signature numérique de l’entité responsable
• Mention de la valorisation des résidus, par exemple comme matière première

Second IT détruit les supports de données dans ses propres locaux, sous vidéosurveillance et selon DIN 66399, certifiée pour le niveau de sécurité H-5. Chaque support de données est enregistré avec son numéro de série. À la fin, vous recevez un certificat de destruction selon DIN 66399.

Signaux d’alerte en cas de justificatifs faibles

• Seulement une indication de quantité ou de poids, pas de numéros de série.
• Aucune indication du niveau de sécurité ni de la méthode d’effacement.
• Pas de date de la destruction proprement dite, seulement la date d’enlèvement.
• Aucun émetteur identifiable ou aucune signature ni signature numérique.
• Formulations générales telles que « a été éliminé dans les règles ».
• Le document provient d’un sous-traitant que vous ne connaissez pas.

Les coûts liés à la destruction et les cas où l’effacement est plus avantageux sont présentés dans la comparaison coût de la destruction de disques durs.

Ce que disent le RGPD et le BSI à ce sujet

Le RGPD ne prescrit aucun formulaire. Il exige toutefois que le responsable du traitement puisse démontrer le respect des principes – c’est ce qu’on appelle l’obligation de rendre compte prévue à l’art. 5, § 2 du RGPD. Si vous mandatez un prestataire, le contrat de sous-traitance prévu à l’art. 28 du RGPD règle la manière dont les données sont effacées à l’issue de la prestation et les justificatifs que vous recevez.

Dans l’IT-Grundschutz du BSI, le module CON.6 « Suppression et destruction » traite du sujet. Il exige notamment des procédures encadrées et une documentation. Pour l’élaboration d’un concept d’effacement, il existe en outre la norme DIN 66398. Au niveau international, NIST SP 800-88 propose en annexe un modèle de justificatif d’effacement. Cet article ne remplace pas un conseil juridique.

Exigences particulières pour les informations classifiées

Les autorités et les entreprises qui travaillent avec des informations classifiées sont soumises à des exigences supplémentaires. Pour les supports de données VS-NfD, on documente de manière particulièrement précise qui a traité quel appareil, quand et comment. Tous les collaborateurs de Second IT sont tenus au secret des données ; en savoir plus sur l’ engagement au secret des données. Ce que les autorités doivent respecter en plus est décrit dans notre guide sur le matériel VS-NfD.

Contrôler et archiver les justificatifs

Chez Second IT, vous pouvez suivre le statut de chaque appareil dans le portail client. Cela facilite le rapprochement, car vous n’avez pas à attendre un unique rapport final.

Un écueil fréquent lors du rapprochement : votre liste d’inventaire indique le numéro de série de l’appareil, le rapport d’effacement celui du support de données. Veillez à ce que le justificatif contienne les deux numéros ou à recevoir une table de correspondance. Sinon, il est difficile de prouver après coup quel support de données se trouvait dans quel appareil. Cela vaut en particulier pour les serveurs comportant de nombreux disques.

Utiliser les justificatifs pour les rapports de durabilité

Les justificatifs d’effacement et de destruction ne sont pas utiles que pour la protection des données. Avec les justificatifs d’élimination, ils montrent aussi combien d’appareils ont été réutilisés, combien ont été recyclés et combien ont été détruits. Ces chiffres sont de plus en plus demandés pour les rapports de durabilité et les questionnaires fournisseurs. Un certificat d’effacement est ici une preuve indirecte de réemploi : un appareil effacé peut continuer à être utilisé, un appareil détruit non.

Chez Second IT, vous recevez, en plus des certificats d’effacement et de destruction, des rapports d’audit ainsi que des justificatifs de recyclage et d’élimination pour les rapports RSE et ESG. Sur demande, un bilan environnemental annuel personnalisé est disponible.

Combien de temps faut-il conserver les justificatifs ?

Il n’existe pas de délai légal général spécifique aux justificatifs d’effacement et de destruction. Les justificatifs servent à remplir votre obligation de rendre compte. Fixez donc la durée de conservation dans votre concept d’effacement et tenez compte des cycles d’audit, des délais de prescription et des exigences sectorielles. De nombreuses entreprises conservent les justificatifs plusieurs années. Convenez du délai avec votre délégué à la protection des données.

La manière dont les justificatifs s’intègrent dans un processus de sortie encadré est également décrite dans notre article sur la IT Asset Disposition.

Plus d'informations sur le sujet : Choisir un fournisseur de services informatiques : 12 questions pour éviter les erreurs et Les données disparaissent, la valeur reste : Pourquoi l'effacement certifié des données vaut de l'or.

Questions fréquentes sur le certificat de destruction et le rapport d’effacement

Qu’est-ce qu’un certificat de destruction ?

Un certificat de destruction est la preuve écrite que des supports de données ont été physiquement détruits. Il mentionne le donneur d’ordre, le prestataire, la date, le type et le nombre de supports de données, leurs numéros de série et le niveau de sécurité selon DIN 66399. Il sert de justificatif lors des contrôles de protection des données et des audits.

Quelle est la différence entre un rapport d’effacement et un certificat de destruction ?

Un rapport d’effacement atteste qu’un support de données a été écrasé ou effacé en toute sécurité par un logiciel. Le support reste utilisable et peut être réutilisé. Un certificat de destruction atteste la destruction physique. Ces deux justificatifs devraient énumérer chaque support de données par numéro de série.

Un justificatif de destruction avec indication de poids suffit-il ?

Pour une documentation fiable, généralement non. Une indication de poids montre seulement qu’une quantité a été détruite, mais pas quels supports de données. En cas de litige, vous ne pouvez alors pas prouver qu’un disque précis en faisait partie. Exigez donc une liste de numéros de série.

Le RGPD impose-t-il un rapport d’effacement ?

Le RGPD ne cite aucun document précis. Il vous oblige toutefois à pouvoir démontrer le respect des principes de protection des données. Un rapport d’effacement par numéro de série est pour cela la voie la plus pratique. Les justificatifs dont vous avez concrètement besoin, vous les définissez dans votre concept d’effacement.