Uitproberen van bedrijfstelefoons: gegevens weg, blokkering weg, geld terug

In veel bedrijven ligt ergens een kast vol oude bedrijfstelefoons. Niemand wil ze weggeven, niemand weet precies wat er nog in zit en bij sommige mensen kent niemand de code meer. Deze apparaten vormen echter een dubbele bedreiging: een risico op privacy en geldverlies. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u mobiele gegevens veilig kunt verwijderen, activeringsblokkeringen kunt oplossen en bedrijfstelefoons op een verantwoorde manier kunt beheren.

Waarom mobiele telefoons een onderschatte risico vormen

Een smartphone is tegenwoordig een volledige werkplek in tasformaat. Het bevat het postvak, de agenda, klantnummers, chatgeschiedenis, foto's van whiteboards en opgeslagen wachtwoorden. Tegelijkertijd wisselen diensttelefoons vaker van eigenaar dan laptops: bij vertrek, verlenging van de contracten of upgrades van apparaten.

Als een apparaat zonder correct verwijderen wordt doorgegeven, verkocht of weggegooid, kunnen deze gegevens in verkeerde handen terechtkomen. De AVG is van toepassing op persoonlijke gegevens. Deze vereist dat gegevens effectief worden verwijderd en dat u dit kunt aantonen.

Handygegevens verwijderen: wat het fabrieksresetwerk doet – en wat niet

Moderne smartphones versleutelen hun geheugen. Bij het terugzetten naar de fabrieksinstellingen wordt de sleutel meestal weggegooid, waardoor de oude gegevens onleesbaar worden. Dat is een goede start. Voor bedrijven blijven er toch drie problemen bestaan:

• Geen bewijs: De fabrieksreset genereert geen logbestand. In het auditlog kunt u niet achterhalen wanneer en welke apparaten zijn verwijderd.
• Verscheiden apparaten: Oudere modellen, speciale versies of apparaten met verouderde software gedragen zich niet altijd hetzelfde.
• Menselijke fouten: Bij 200 apparaten wordt er snel een van over het hoofd gezien of wordt het te vroeg in de doos gelegd.

Een gecertificeerde verwijdering sluit deze lacunes aan. Second IT gebruikt hiervoor Blancco Mobile Diagnostics & Erasure. De software controleert de apparaten, verwijdert deze volgens een gedocumenteerd proces en maakt per apparaat een certificaat.

Een fabrieksreset maakt het toestel onbruikbaar. Een verwijderingscertificaat beschermt uw bedrijf.

Aktivatieblokkering en MDM: de stille vernietigers van waardes

Een iPhone waarop „Waar is?“ nog actief is, kan niet opnieuw ingesteld worden na het terugzetten. Zonder de Apple-ID van de vorige gebruiker is het praktisch waardeloos voor een koper. Bij Android-apparaten is er een vergelijkbare bescherming: na een reset vraagt het apparaat het laatste aangemelde Google-account.

Het is vergelijkbaar met apparaten die worden beheerd via een Mobile Device Management-oplossing (MDM). Zolang een apparaat is geregistreerd in het beheer van uw bedrijf, meldt het zich daar weer bij nadat het is teruggezet.

Verbod	Hoe u ze kunt herkennen	Wat u moet doen
Apple-activering sperring („Waar is het?“)	Na reset van de Apple ID	„Waar is het?“ Deactiveren voordat u het product afgeeft of het apparaat verwijderen uit uw account
Bescherming van Android-accounts	Na reset van het Google-account	Google-account verwijderen voordat het apparaat wordt hersteld
MDM-binding	Gerät meldt zich na reset bij de bedrijfsadministratie	Verstrek in de MDM-console of in het Apple- of Google-bedrijfsprogramma
SIM- en eSIM-binding	Mobiele telefoonabonnement nog actief	SIM verwijderen, eSIM-profielen verwijderen, contract regelen

Ons tipje: maak de vrijgave een vaste stap in het verlatenproces. Wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, is dit het eenvoudigste moment om de blokkade te doorbreken.

Stapsgewijs: bedrijfstelefoons grondig scannen

Hoeveel zijn oude bedrijfstelefoons waard?

Pakketprijzen zouden onbetrouwbaar zijn, omdat de waarde afhankelijk is van veel factoren. In grote lijnen geldt:

• Model en leeftijd: Juwerderactuerender, desto hoger de waarde.
• Geheugeninhoud: Grotere opslagapparaten leveren doorgaans betere prijzen op.
• Toestand: Het scherm, de behuizing en de batterijstatus spelen een grote rol.
• Status van blokkade: Gesperte apparaten verliezen het grootste deel van hun waarde.
• Accessoires en hoeveelheid: Volledige sets en grotere hoeveelheden kunnen beter worden verkocht.

Bij Second IT wordt de prijs berekend op basis van een gegevensgebaseerde prijsbepaling met actuele marktinformatie. Voor apparaten met een defect display controleren onze technici of een reparatie zinvol is – dit kan de omzet aanzienlijk verhogen. Meer informatie Reparatie.

Verzendwegen voor smartphones en tablets

Afhankelijk van de hoeveelheid biedt Second IT drie manieren:

• PELI Case: Robuuste, water- en stofbestendige transportkoffers die wij u zullen bezorgen. In elke koffer zitten twee hoogstgeheime certificaten volgens ISO 17712. De verzending vindt plaats via DHL; het totale gewicht mag niet meer dan 31 kg bedragen. Details op de pagina PELI Cases.
• Rollwagen: Voor grotere hoeveelheden, afsluitbaar, met een draagvermogen tot 750 kg, wordt het afgehaald door een expeditiebedrijf. Meer informatie onder Trolley.
• Afzonderlijke verzending: Voor bepaalde apparaten via DHL-retour, bijvoorbeeld vanuit huiswerkplekken. Zie Individuele verzending.

Vul voor elke zending een inhoudsopgave in. Op deze manier wordt vanaf het begin gedocumenteerd welke apparaten onderweg zijn.

Wat er daarna met de apparaten gebeurt

Bij de ontvangst van het product worden alle apparaten geïdentificeerd en gecertificeerd voor verwijdering. Functionerende smartphones worden getest, gereinigd, indien nodig gerepareerd en vervolgens opnieuw verkocht via onze online shop secondbuy.de en onze winkel in Schwäbisch Hall. Apparaten zonder marktprijs worden deskundig gerecycled, zodat waardevolle grondstoffen weer terugkeren in de kringloop. Meer informatie hierover vindt u onder Afvalverwijdering.

Aan de andere kant: als uw medewerkers hun oude werktelefoons graag privé blijven gebruiken, is een georganiseerde verkoop van de apparaten een optie. Ook in dit geval moeten de gegevens vooraf gedurende een bepaalde periode verwijderd worden.

Een vaste regel voor HR en IT

De meeste problemen met oude bedrijfstelefoons ontstaan niet in de techniek, maar in de organisatie. Een medewerker verlaat het bedrijf, geeft zijn telefoon op de laatste dag aan de receptie af – en niemand voelt zich verantwoordelijk. Een paar weken later is de code vergeten en is de activeringsblokkering nog steeds actief.

Een eenvoudige regel in het uitgangsproces voorkomt dit:

• Personeelsafdeling: Het apparaat wordt alleen aangenomen met opgelost slot en gedocumenteerde overdracht.
• Medewerkers: Meldt privéaccounts, beveiligt eigen gegevens en deactiveert „Waar is?“ en het Google-account.
• IT: Als het apparaat vrijkomt in de MDM-beheerconsole, haalt het SIM- en geheugenkaarten eruit en plaatst het deze in de beveiligde verzamelcontainer.

Voor tablets geldt hetzelfde. Ze worden vaak gebruikt als presentatie- of kassaproducten en staan zelden op het radarvlak van IT, hoewel ze net zo goed gegevens opslaan.

Veelgestelde vragen over bedrijfstelefoons

Is het voldoende om een bedrijfstelefoon terug te zetten naar de fabrieksinstellingen?

Bij huidige versleutelde apparaten maakt een fabrieksreset de gegevens in de regel onleesbaar. Voor bedrijven is echter geen bewijs aanwezig van wanneer welk apparaat is verwijderd. Bovendien gedragen oudere modellen zich niet altijd hetzelfde. Een gecertificeerde verwijdering met een protocol per apparaat voldoet aanzienlijk beter aan de bewijslast van de AVG.

Wat gebeurt er met iPhones waar „Waar is?“ nog actief is?

Na het resetten kunnen dergelijke apparaten niet opnieuw worden ingesteld omdat de activeringsblokkering actief is. Voor een koper zijn deze daardoor nauwelijks bruikbaar en daalt de opbrengst sterk. Zorg daarom voor het deactiveren van „Waar is?“ voordat u het apparaat aflevert of verwijder het apparaat uit uw Apple-account. Bij beheerde apparaten vindt de vrijgave plaats via uw MDM-oplossing.

Moet ik geheugenkaarten en SIM-kaarten apart behandelen?

Ja. Opslagkaarten zijn eigen gegevensdragers en worden bij het verwijderen van een apparaat niet automatisch geregistreerd. Verwijder deze dan en laat ze verwijderen of vernietigen. SIM-kaarten zijn onderdeel van de mobiele contracten en moeten vóór verzending worden verwijderd. Verwijder eSIM-profielen in de apparaatinstellingen.

Tot hoeveel apparaten is een dienstverlener interessant?

Al bij kleinere hoeveelheden is een aanbod de moeite waard, omdat de opbrengst de kosten vaak compenseert. Er is individuele verzending voor enkele apparaten, PELI-cases voor middelgrote hoeveelheden, karren voor grote hoeveelheden of afhaling. Wat belangrijk is, is niet zozeer de hoeveelheid, maar de wens om een schone aflevering te krijgen.

Kunnen medewerkers hun oude werktelefoon kopen?

Ja, een medewerkerverkoop is mogelijk en populair bij veel werknemers. Het is belangrijk dat het apparaat vooraf kan worden verwijderd en uit de bedrijfsadministratie wordt verwijderd. Second IT biedt medewerkerverkoop als onderdeel van de aankoopprijs. Op deze manier blijft de gegevensverwijdering gedocumenteerd en hoeft uw bedrijf de verkoop niet zelf te organiseren.