Overslaan naar inhoud 
IT-Inventarisierung
Hoeveel laptops gebruikt uw bedrijf op dit moment? Waar staan de oude servers, en wie heeft de tablet van het laatste project? Zonder IT-inventarisatie blijven zulke vragen onbeantwoord – en bij het uit gebruik nemen worden ze een risico voor gegevensbescherming en budget.
Kort uitgelegd
IT-inventarisatie is het systematisch vastleggen van alle hardware en meestal ook software van een bedrijf met unieke identificatie, locatie, toewijzing en staat. Het levert de actuele voorraad op waarop onderhoud, licenties, inkoop en het uit gebruik nemen voortbouwen. Bij het uit gebruik nemen wordt uit de inventaris de apparatenlijst, waarmee elk wis- of vernietigingscertificaat aan een apparaat kan worden gekoppeld.
Wat wordt vastgelegd bij IT-inventarisatie?
De focus ligt op elk afzonderlijk apparaat dat gegevens opslaat of belangrijk is voor de bedrijfsvoering. Typische gegevens zijn:
| Kenmerk | Voorbeeld | Waarvoor het nodig is |
|---|---|---|
| Identificatie | Serienummer, assettag, inventarisnummer | Eenduidige koppeling over alle lijsten heen |
| Apparaatgegevens | Type, fabrikant, model, processor, geheugen | Onderhoud, vervangingsaankoop, waardering van de restwaarde |
| Toewijzing | Medewerkers, afdeling, kostenplaats | Verantwoordelijkheid, teruggave bij uitdiensttreding |
| Locatie | Gebouw, ruimte, thuiswerkplek | Terugvinden, fysieke inventarisatie |
| Status | in gebruik, in opslag, defect, uit gebruik genomen | De levenscyclus beheren, het uit gebruik nemen plannen |
| Bestemming | verkocht, gewist, vernietigd, met datum en bewijs | Verantwoordingsplicht, afboeking van activa |
Handmatig of automatisch?
Kleine voorraden zijn te beheren met een spreadsheet en inventarislabels. Grotere bedrijven gebruiken inventarisatiesoftware die apparaten in het netwerk automatisch herkent en hardwaregegevens uitleest. De resultaten vloeien vaak door naar een CMDB of een systeem voor IT-assetmanagement.
Automatisering heeft een grens: ze vindt alleen wat is ingeschakeld en verbonden. Apparaten in de kelder, in het magazijn of in laden ontbreken. Daarom hoort bij IT-inventarisatie ook de fysieke voorraadopname, de IT-inventarisatie ter plaatse. Een Asset tag met barcode versnelt dit.
Waarom inventarisatie telt bij het uit gebruik nemen
Bij het uit gebruik nemen wordt de inventaris een Inventarislijstwaarover de dienstverlener vooraf beschikt. Daarmee zijn offerte en ophaling te plannen. Vooral kan aan het einde worden gecontroleerd of voor elk serienummer een wis- of vernietigingsbewijs bestaat. Ontbreekt een apparaat, dan valt dat meteen op. Ook de boekhouding profiteert: met het inventarisnummer is de afboeking netjes te onderbouwen in het activaregister.
Hoe inventarisatie is ingebed in een geplande levenscyclus, beschrijft onze gids IT Lifecycle Management.
Vuistregel: wat niet in de inventaris staat, kan ook niet aantoonbaar worden gewist.
IT-inventarisatie en Second IT
Bij de goederenontvangst registreert Second IT elk geleverd apparaat op serienummer en controleert het op alle opslagmedia, ook op vergeten USB-sticks of verborgen harde schijven. De status van de apparaten volgt u in het klantenportaal. Op verzoek analyseert Second IT uw voorraad en beoordeelt staat, configuratie en marktaantrekkelijkheid. Meer over de voorraadanalyse door Second IT.
Veelgestelde vragen over IT-inventarisatie
Wat is het verschil tussen IT-inventarisatie en IT-voorraadopname?
Inventarisatie is het doorlopend vastleggen en bijhouden van de voorraad. De voorraadopname is de opname op een bepaald moment, waarbij wordt gecontroleerd of de lijst overeenkomt met de werkelijkheid.
Welke identificatie is bij inventarisatie het belangrijkst?
Voor bewijzen bij het uit gebruik nemen het serienummer van de fabrikant, want dat staat ook op wis- en vernietigingscertificaten. Assettag en inventarisnummer koppelen het apparaat aan uw interne lijsten.
Horen smartphones en printers ook in de IT-inventaris?
Ja. Smartphones, tablets en veel printers en kopieerapparaten slaan gegevens op. Bij het uit gebruik nemen moeten ze net als laptops en servers worden gewist en gedocumenteerd.
Volstaat inventarisatiesoftware zonder fysieke voorraadopname?
Nee. De software vindt alleen apparaten die zijn ingeschakeld en met het netwerk verbonden. Apparaten in de kelder, in het magazijn of in laden ontbreken. Daarom hoort de fysieke voorraadopname, de IT-inventarisatie ter plaatse, bij inventarisatie.
Wat is een assettag?
Een assettag is een label met een uniek nummer, meestal met barcode, dat op het apparaat wordt aangebracht. Het koppelt het apparaat aan zijn registratie in de inventaris en versnelt de voorraadopname. Voor bewijzen blijft het serienummer van de fabrikant belangrijk.
Uw inventarislijst wordt een offerte – met bewijs per serienummer.
Stuur ons uw apparatenlijst. U ontvangt uw aanbod gemiddeld binnen 48 uur.