IT-Inventarisierung

Combien d'ordinateurs portables votre entreprise utilise-t-elle actuellement ? Où se trouvent les anciens serveurs, et qui détient la tablette du dernier projet ? Sans inventaire informatique, ces questions restent sans réponse – et lors de la mise au rebut, elles deviennent un risque pour la protection des données et le budget.

Que recense-t-on dans un inventaire informatique ?

L'attention porte sur chaque appareil qui stocke des données ou qui est important pour l'exploitation. Les informations typiques sont :

Caractéristique	Exemple	À quoi cela sert
Identifiant	Numéro de série, étiquette d'actif, numéro d'inventaire	Association univoque dans toutes les listes
Données de l'appareil	Type, fabricant, modèle, processeur, mémoire	Maintenance, achat de remplacement, évaluation de la valeur résiduelle
Affectation	Collaborateurs, service, centre de coûts	Responsabilité, restitution au départ
Site	Bâtiment, pièce, télétravail	Localisation, inventaire physique
Statut	en service, en stock, défectueux, mis au rebut	Piloter le cycle de vie, planifier la mise au rebut
Devenir	vendu, effacé, détruit, avec date et preuve	Obligation de rendre compte, sortie d'actif

Manuel ou automatique ?

Les petits parcs peuvent être gérés avec un tableur et des étiquettes d'inventaire. Les grandes entreprises utilisent des logiciels d'inventaire qui détectent automatiquement les appareils sur le réseau et lisent les données matérielles. Les résultats alimentent souvent une CMDB ou un système de IT Asset Management.

L'automatisation a une limite : elle ne trouve que ce qui est allumé et connecté. Les appareils à la cave, au dépôt ou dans les tiroirs sont absents. C'est pourquoi l'inventaire informatique comprend aussi le recensement physique, l'inventaire matériel. Un Asset Tag avec code-barres l'accélère.

Pourquoi l'inventaire compte lors de la mise au rebut

Lors de la mise au rebut, l'inventaire devient une Liste d’inventairedont le prestataire dispose à l'avance. Elle permet de planifier l'offre et l'enlèvement. Surtout, elle permet de vérifier à la fin qu'une preuve d'effacement ou de destruction existe pour chaque numéro de série. Si un appareil manque, cela se remarque immédiatement. La comptabilité en profite aussi : grâce au numéro d'inventaire, la sortie peut être justifiée proprement dans le registre des immobilisations.

La manière dont l'inventaire s'intègre dans un cycle de vie planifié est décrite dans notre guide IT Lifecycle Management.

Inventaire informatique et Second IT

À la réception des marchandises, Second IT enregistre chaque appareil livré par numéro de série et le contrôle à la recherche de tous les supports de stockage, y compris les clés USB oubliées ou les disques durs cachés. Vous suivez l'état des appareils dans le portail client. Sur demande, Second IT analyse votre parc et évalue l'état, la configuration et l'attrait commercial. En savoir plus sur l' analyse de parc par Second IT.

Questions fréquentes sur l'inventaire informatique

Quelle est la différence entre l'inventaire informatique et l'inventaire physique informatique ?

L'inventaire informatique est le recensement et la mise à jour continus du parc. L'inventaire physique est le relevé à un instant donné, au cours duquel on vérifie que la liste correspond à la réalité.

Quel identifiant est le plus important pour l'inventaire ?

Pour les preuves lors de la mise au rebut, le numéro de série du fabricant, car il figure aussi sur les certificats d'effacement et de destruction. L'étiquette d'actif et le numéro d'inventaire relient l'appareil à vos listes internes.

Les smartphones et les imprimantes doivent-ils aussi figurer dans l'inventaire informatique ?

Oui. Les smartphones, les tablettes ainsi que de nombreuses imprimantes et de nombreux copieurs stockent des données. Lors de la mise au rebut, ils doivent être effacés et documentés exactement comme les ordinateurs portables et les serveurs.

Un logiciel d'inventaire suffit-il sans inventaire physique ?

Non. Le logiciel ne trouve que les appareils allumés et connectés au réseau. Les appareils à la cave, au dépôt ou dans les tiroirs sont absents. C'est pourquoi le recensement physique, l'inventaire matériel, fait partie de l'inventaire informatique.

Qu'est-ce qu'une étiquette d'actif ?

Une étiquette d'actif est une étiquette portant un numéro unique, le plus souvent avec un code-barres, apposée sur l'appareil. Elle relie l'appareil à son entrée dans l'inventaire et accélère l'inventaire physique. Pour les preuves, le numéro de série du fabricant reste important.