Inventarliste

Voordat oude notebooks, monitoren of servers het pand verlaten, komt vrijwel altijd hetzelfde verzoek: "Stuur ons een lijst van de apparaten." De inventarislijst is het document waar waardering, ophaling, wisbewijzen en boekhouding aan vastzitten. Dit woordenlijstitem legt uit wat een inventarislijst is, welke gegevens erin thuishoren en hoe een goede apparatenlijst voor het uit gebruik nemen van IT eruitziet.

Wat is een inventarislijst?

Een inventarislijst legt vast wat in een bedrijf, een afdeling of een magazijn daadwerkelijk aanwezig is. De term komt uit de boekhouding: volgens § 240 HGB moeten kooplieden bij aanvang van hun handelsbedrijf en aan het einde van elk boekjaar een inventaris opstellen, dus een overzicht van hun vermogensbestanddelen en schulden. De fysieke telling daarvoor heet inventarisatie.

In het dagelijkse IT-werk wordt met de inventarislijst meestal iets praktischers bedoeld. Ze somt de hardware van een bedrijf of van een bepaalde partij op, vaak als tabel uit een inventarisatie- of assetmanagementsysteem. Voor het uit gebruik nemen spreekt men ook van apparatenlijst of assetlijst. Hoe een bedrijf zijn bestand duurzaam registreert, beschrijft het item IT-inventarisatie.

Waarom bedrijven een inventarislijst nodig hebben

• Overzicht en planning: Hoeveel apparaten van welke leeftijd zijn in gebruik en wanneer staat de volgende vervanging op de planning?
• Boekhouding: De vaste activa worden bijgehouden in het Vaste-activaregister . De inventarislijst helpt om afgevoerde activa correct uit te boeken.
• Gegevensbescherming: Wie weet welke apparaten gegevensdragers bevatten, kan elk afzonderlijk volgen tot en met het wissen.
• Verkoop: Voor een betrouwbare offerte heeft een inkoper model, uitrusting en staat nodig, niet alleen een aantal.
• Bevindingen: Wis- en vernietigingscertificaten vermelden serienummers. Alleen met een lijst kunnen ze aan het eigen bestand worden gekoppeld.

Deze gegevens horen in een inventarislijst

Een sjabloon voor de inventarislijst hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een spreadsheet met vaste kolommen volstaat. Beslissend is dat elke rij precies één apparaat beschrijft.

Kolom	Voorbeeld	Waarvoor?
Apparaatcategorie	Notebook, desktop, monitor, smartphone, server	Grove indeling, logistieke planning
Fabrikant en model	Fabrikant, exacte modelaanduiding	Waardering en kwestie van reserveonderdelen
Serienummer	van het typeplaatje of uit het systeem	Unieke identiteit, afstemming met bewijzen
Asset tag / inventarisnummer	interne code	Toewijzing aan het eigen bestand en aan de boekhouding
Uitrusting	Processor, werkgeheugen, opslaggrootte, schermgrootte	Invloed op de restwaarde
Gegevensdrager	Aantal en soort (HDD, SSD), eventueel eigen serienummer	Planning van wissen of vernietiging
Toestand	functioneel, gebruikssporen, defect	Waardering, beslissing over hergebruik of recycling
Accessoires	Voeding, dockingstation	Volledigheid bij wederverkoop
Beperkingen	BIOS-wachtwoord, MDM-koppeling, activeringsvergrendeling	Vergrendelde apparaten zijn moeilijk hergebruikbaar
Locatie	Adres, gebouw, ruimte	Ophaling plannen

Niet elke kolom is voor elk project nodig. Voor een eerste overzicht volstaan categorie, fabrikant, model en aantal. Voor bewijzen en de chain of custody is het serienummer daarentegen onmisbaar.

Inventarislijst voor het uit gebruik nemen: waar het op aankomt

Voor het uit gebruik nemen vervult de lijst twee taken. Vooraf is ze de basis voor de offerte. Hoe nauwkeuriger model, uitrusting en staat zijn beschreven, hoe betrouwbaarder de inschatting van de restwaarde. Later is ze de soll-lijst voor de afstemming: elk serienummer moet terug te vinden zijn bij goederenontvangst en in het wis- of vernietigingsbewijs.

Veelvoorkomende zwakke punten zijn ontbrekende serienummers, verzamelregels als "40 monitoren, diverse" en vergeten gegevensdragers, bijvoorbeeld uitgebouwde harde schijven in een doos. Ook apparaten die nog aan een beheersysteem gekoppeld of met een wachtwoord vergrendeld zijn, moeten worden gemarkeerd. Waar u verder op moet letten bij de verkoop van oudere computers, laat de gids zien Gebruikte pc's verkopen. Voor geleaste apparaten loont een blik in Leaseteruggave: teruggeven of kopen.

Voorbeeld: apparatenlijst voor een locatieverhuizing

Een vereenvoudigd voorbeeld: een bedrijf verhuist een locatie en wil daarbij 80 desktop-pc's, 80 monitoren en 6 servers uit gebruik nemen.

1. IT exporteert de apparaten uit het inventarisatiesysteem en vult ontbrekende serienummers aan door op het typeplaatje te kijken.
2. Bij de servers wordt het aantal ingebouwde harde schijven genoteerd, bij de pc's het soort gegevensdrager.
3. Twaalf monitoren met zichtbare schade worden als "defect" gemarkeerd, drie pc's als "BIOS-wachtwoord ingesteld".
4. De lijst gaat naar de dienstverlener. Op die basis ontstaan offerte en ophaalplanning.
5. Na afloop stemt IT de wis- en vernietigingsbewijzen af met de lijst en meldt de afgevoerde apparaten aan de boekhouding.

De lijst heeft zo vier afdelingen bediend: IT, inkoop, gegevensbescherming en boekhouding.

Inventarislijst bij Second IT

Bij Second IT begint elk project met uw apparatenlijst. Daaruit ontstaat een offerte, gemiddeld binnen 48 uur. In het kader van de Begeleiding bietet Second IT eine Bestandsanalyse und eine Marktbewertung mit datenbankgestützter Preisermittlung an. Bei der Abholung sorgt die eigene Sicherheitslogistik für Direktfahrten ohne Zwischenlager, GPS-Überwachung und verplombte Behälter.

Bij goederenontvangst wordt elk apparaat gecontroleerd op opslagmedia en op serienummer geregistreerd. Zo kan de aangeleverde hoeveelheid met uw lijst worden afgestemd. Elk apparaat krijgt na het wissen met Blancco een digitaal ondertekend wiscertificaat. Auditrapporten en livetracking staan klaar in het klantenportaal.

Afbakening ten opzichte van verwante begrippen

De Vaste-activaregister is een boekhoudkundig overzicht met aanschafkosten en afschrijvingen. De inventarislijst beschrijft daarentegen de apparaten zelf. De IT-inventarisatie is het lopende proces, de inventarislijst het resultaat ervan op een peildatum. Een Asset tag is het etiket op het apparaat, het Serienummer is de code van de fabrikant. Beide horen als kolommen in de lijst.

Veelgestelde vragen over de inventarislijst

Is er een sjabloon voor een inventarislijst?

Een eenvoudige tabel volstaat. De kolommen categorie, fabrikant, model, serienummer, inventarisnummer of asset tag, uitrusting, gegevensdragers, staat, vergrendelingen en locatie hebben zich bewezen. Belangrijk is één rij per apparaat.

Is een inventarislijst wettelijk verplicht?

Kooplieden moeten volgens § 240 HGB een inventaris opstellen. Voor roerende vaste activa eist het belastingrecht bovendien een bestandsregister. Een apparatenlijst voor het uit gebruik nemen is niet uitdrukkelijk voorgeschreven, maar wel de eenvoudigste manier om bewijzen voor gegevensbescherming en boekhouding bij te houden. Dit item vervangt geen fiscaal advies.

Volstaat een aantal in plaats van een lijst met serienummers?

Voor een eerste prijsindicatie vaak wel. Voor de bewijzen niet: wis- en vernietigingscertificaten vermelden serienummers. Zonder lijst kunt u niet controleren of er voor elk apparaat een bewijs is.

Hoe leg ik serienummers snel vast?

Het snelst via een inventarisatie- of beheersysteem dat de serienummers uit de apparaten uitleest. Anders helpen barcodescanners op het typeplaatje. Bij servers moeten ook de serienummers van de ingebouwde harde schijven worden vastgelegd, als deze afzonderlijk worden behandeld.

Wat is het verschil tussen een inventarislijst en een vaste-activaregister?

Het vaste-activaregister is een boekhoudkundig overzicht met aanschafkosten en afschrijvingen. De inventarislijst beschrijft daarentegen de apparaten zelf, bijvoorbeeld met model, serienummer, staat en locatie. Beide vullen elkaar aan als u afgevoerde activa correct wilt uitboeken.