Inventarnummer

Inventarisnummer, serienummer, asset tag

In het dagelijks gebruik worden de begrippen vaak door elkaar gehaald. Ze hebben echter verschillende taken:

Identificatie	Toegekend door	Doel
Inventarisnummer	Uw bedrijf (boekhouding)	Toewijzing in het Vaste-activaregister
Asset tag	Uw bedrijf (IT)	Koppeling met de assetdatabase, vaak als etiket met barcode
Serienummer	Fabrikant	Unieke identiteit van het apparaat, bepalend voor wis- en garantiebewijzen

In veel bedrijven zijn inventarisnummer en asset tag identiek. Belangrijk is dat in het overzicht bij elk inventarisnummer het serienummer staat.

Gebruikelijk zijn doorlopende nummers, vaak aangevuld met een afkorting voor locatie of activagroep. Op het apparaat staat het nummer meestal op een etiket met barcode.

Het inventarisnummer bij het uit gebruik nemen

Wordt een apparaat verkocht of gesloopt, dan moet de boekhouding de Afstoting van activa boeken. Daarvoor heeft zij een bewijsstuk nodig dat aan het inventarisnummer kan worden gekoppeld. Wis- en vernietigingscertificaten vermelden meestal alleen het serienummer. Ontbreekt de koppeling, dan is het afvoeren nauwelijks aan te tonen. Welke gegevens zo'n bewijsstuk moet bevatten, legt de gids uit Sloopprotocol en afboeking van activa.

Second IT registreert elk aangeleverd apparaat op serienummer en verwijdert klantkenmerken zoals inventarisstickers vóór de wederverkoop.

Veelgestelde vragen over het inventarisnummer

Is een inventarisnummer wettelijk verplicht?

Niet in een bepaalde vorm. Bedrijven moeten echter een inventaris of vaste-activaregister bijhouden waarin elk actief identificeerbaar is. Een inventarisnummer is daarvoor het gebruikelijke middel.

Krijgen geringwaardige activa een inventarisnummer?

Dat is niet verplicht, maar zinvol als de apparaten gegevens opslaan. Zo kunnen ze tot en met het wissen worden gevolgd.

Moet de inventarissticker vóór de verkoop worden verwijderd?

Ja, hij verraadt de herkomst van het apparaat. Leg het nummer vooraf vast in uw apparatenlijst.

Wat is het verschil tussen inventarisnummer, serienummer en asset tag?

Uw boekhouding kent het inventarisnummer toe voor het vaste-activaregister. IT kent de asset tag toe voor de assetdatabase. Het serienummer komt van de fabrikant en is bepalend voor wis- en garantiebewijzen. Vaak zijn inventarisnummer en asset tag identiek.

Hoe is een inventarisnummer opgebouwd?

Gebruikelijk zijn doorlopende nummers, vaak aangevuld met een afkorting voor locatie of activagroep. Op het apparaat staat het nummer meestal op een etiket met barcode. Belangrijk is dat in het overzicht bij elk inventarisnummer ook het serienummer staat.