Anlagenverzeichnis

Wanneer afgedankte laptops of servers worden verkocht of afgevoerd, is niet alleen de IT geïnteresseerd, maar ook de boekhouding. Want elk apparaat dat in het vaste-activaregister staat, moet daar netjes worden afgeboekt. Dit woordenlijstitem legt uit wat een vaste-activaregister is en hoe het samenhangt met het afvoeren van IT.

Wat staat er in een vaste-activaregister?

Tot de vaste activa behoren goederen die duurzaam het bedrijf dienen, zoals machines, voertuigen en IT-hardware. Het vaste-activaregister, ook wel Anlagenkartei genoemd, voert elk van deze goederen afzonderlijk op. Typische gegevens zijn:

Gegeven	Doel
Inventarisnummer en omschrijving	Ondubbelzinnige toewijzing, bij IT vaak aangevuld met serienummer
Aanschafdatum en aanschafkosten	Begin en grondslag van de afschrijving
Gebruiksduur en afschrijvingsmethode	Berekening van de jaarlijkse afschrijving
Cumulatieve afschrijving en restwaarde	Actuele boekwaarde van het goed
Locatie of kostenplaats	Toewijzing binnen het bedrijf
Afstotingsdatum en soort afstoting	Verkoop, sloop, diefstal

Voor bepaalde gevallen schrijft het belastingrecht uitdrukkelijk zo’n register voor. Zo moeten laagwaardige bedrijfsmiddelen boven 250 euro in een doorlopend bijgehouden register staan als de gegevens niet al uit de boekhouding blijken (§ 6 lid 2 EStG). Wie zijn winst bepaalt via een kasstelsel (inkomstenoverschotrekening), dient een vaste-activaregister als Anlage AVEÜR in bij de belastingaangifte. Dit item vervangt geen belastingadvies.

Vaste-activaregister en vastactivaoverzicht

Het vastactivaoverzicht (Anlagenspiegel) is de samengevatte weergave van het vaste-activaregister in de jaarrekening. Het toont voor elke balanspost beginstand, toevoegingen, afstotingen, herboekingen, afschrijvingen en eindstand. Kapitaalvennootschappen presenteren het volgens § 284 lid 3 HGB in de toelichting; kleine kapitaalvennootschappen zijn daarvan vrijgesteld. Het vaste-activaregister levert de afzonderlijke waarden, het vastactivaoverzicht de totalen.

Belang bij het afvoeren van IT

Bij het afvoeren komen twee lijsten samen: de technische apparatenlijst van de IT en het vaste-activaregister van de boekhouding. Sluiten ze niet op elkaar aan, dan ontstaan er hiaten. Apparaten staan nog in het register terwijl ze allang zijn verkocht, of ze worden afgeboekt zonder bewijs over hun bestemming en gegevensverwijdering.

Een gezamenlijke identificatie helpt. Staat in beide lijsten het Inventarisnummer samen met het serienummer, dan kan elke Afstoting van activa worden aangetoond met aankoopbewijs en wis- of vernietigingsbewijs. Hoe u de afstoting documenteert, laat onze gids zien: afvoerprotocol voor IT. De technische kant van het voorraadbeheer beschrijft het item IT-inventarisatie.

Vaste-activaregister en Second IT

Voor de afstemming met uw vaste-activaregister ontvangt u van Second IT bewijzen per serienummer: bij de goederenontvangst wordt elk apparaat op serienummer geregistreerd en wordt gewist met een digitaal ondertekend wiscertificaat per apparaat. Bij inkoop en remarketing waardeert Second IT uw hardware databasegestuurd. Meer over advies over voorraad en verwerking.

Veelgestelde vragen over het vaste-activaregister

Wat is het verschil tussen een vaste-activaregister en een inventaris?

De inventaris volgens § 240 HGB omvat alle vermogensbestanddelen en schulden op een peildatum. Het vaste-activaregister voert alleen de vaste activa op, maar doorlopend en met de waarden voor de afschrijving.

Moeten laptops in het vaste-activaregister?

Dat hangt ervan af hoe ze fiscaal worden behandeld, bijvoorbeeld via de normale afschrijving, als laagwaardig bedrijfsmiddel, in de verzamelpost of met een gebruiksduur van een jaar voor computerhardware. Stem de indeling af met uw belastingadviseur.

Wat gebeurt er in het vaste-activaregister wanneer een apparaat wordt verkocht?

Het apparaat wordt op de afstotingsdatum afgeboekt. De restwaarde wordt afgezet tegen de verkoopopbrengst, waaruit een winst of verlies volgt. Als bewijsstuk dienen factuur en overdrachtsdocumenten.

Wat is het verschil tussen een vaste-activaregister en een vastactivaoverzicht?

Het vaste-activaregister voert elk bedrijfsmiddel van de vaste activa afzonderlijk op. Het vastactivaoverzicht is de samengevatte weergave in de jaarrekening en toont per balanspost beginstand, toevoegingen, afstotingen, afschrijvingen en eindstand. Het register levert de afzonderlijke waarden, het overzicht de totalen.

Hoe koppel ik het vaste-activaregister en de IT-apparatenlijst?

Gebruik een gezamenlijke identificatie. Staat in beide lijsten het inventarisnummer samen met het serienummer, dan kan elke afstoting worden aangetoond met aankoopbewijs en wis- of vernietigingsbewijs. Zo ontstaan er geen hiaten tussen boekhouding en IT.