Anlagenverzeichnis

Lorsque des ordinateurs portables ou des serveurs mis au rebut sont vendus ou éliminés, ce n’est pas seulement l’informatique qui s’y intéresse, mais aussi la comptabilité. Car chaque appareil figurant au registre des immobilisations doit y être correctement sorti. Cette entrée du glossaire explique ce qu’est un registre des immobilisations et son lien avec la mise au rebut du matériel informatique.

Que contient un registre des immobilisations ?

L’actif immobilisé comprend les biens qui servent durablement l’exploitation, par exemple les machines, les véhicules et le matériel informatique. Le registre des immobilisations, aussi appelé fichier des immobilisations, tient chacun de ces biens individuellement. Les mentions typiques sont :

Mention	Objet
Numéro d’inventaire et désignation	Affectation univoque, pour le matériel informatique souvent complétée par le numéro de série
Date d’acquisition et coût d’acquisition	Début et base de l’amortissement
Durée d’utilisation et méthode d’amortissement	Calcul de l’amortissement annuel
Amortissements cumulés et valeur comptable résiduelle	Valeur comptable actuelle du bien
Emplacement ou centre de coûts	Affectation au sein de l’entreprise
Date et nature de la sortie	Vente, mise au rebut, vol

Pour certains cas, le droit fiscal prescrit expressément un tel registre. Ainsi, les biens de faible valeur supérieurs à 250 euros doivent figurer dans un registre tenu en continu si les informations ne ressortent pas déjà de la comptabilité (§ 6, al. 2 EStG). Quiconque détermine son bénéfice par un état de recettes et dépenses joint un registre des immobilisations en tant qu’Anlage AVEÜR à la déclaration d’impôt. Cette entrée ne remplace pas un conseil fiscal.

Registre des immobilisations et tableau des immobilisations

Le tableau des immobilisations (Anlagenspiegel) est la présentation condensée du registre des immobilisations dans les comptes annuels. Il indique, pour chaque poste du bilan, le solde d’ouverture, les entrées, les sorties, les virements de poste à poste, les amortissements et le solde de clôture. Les sociétés de capitaux le présentent dans l’annexe selon le § 284, al. 3 HGB ; les petites sociétés de capitaux en sont dispensées. Le registre des immobilisations fournit les valeurs individuelles, le tableau des immobilisations les totaux.

Importance lors de la mise au rebut du matériel informatique

Lors de la mise au rebut, deux listes se rencontrent : la liste technique des appareils de l’informatique et le registre des immobilisations de la comptabilité. Si elles ne concordent pas, des lacunes apparaissent. Des appareils figurent encore au registre alors qu’ils sont vendus depuis longtemps, ou ils sont sortis des comptes sans justificatif sur leur devenir et l’effacement des données.

Un identifiant commun est utile. Si les deux listes contiennent le/la Numéro d’inventaire avec le numéro de série, chaque Sortie d’actif peut être justifié(e) par le justificatif d’achat et le certificat d’effacement ou de destruction. La manière de documenter la sortie est présentée dans notre guide procès-verbal de mise au rebut informatique. L’aspect technique de la gestion du parc est décrit dans l’entrée Inventaire informatique.

Registre des immobilisations et Second IT

Pour le rapprochement avec votre registre des immobilisations, Second IT vous fournit des justificatifs par numéro de série : à la réception des marchandises, chaque appareil est enregistré par numéro de série, et l’effacement est réalisé avec un certificat d’effacement signé numériquement pour chaque appareil. Pour le rachat et la revente, Second IT évalue votre matériel à l’aide d’une base de données. Plus d’informations sur le conseil en matière de parc et de valorisation.

Questions fréquentes sur le registre des immobilisations

Quelle est la différence entre un registre des immobilisations et un inventaire ?

L’inventaire selon le § 240 HGB comprend tous les biens et dettes à une date de clôture. Le registre des immobilisations ne recense que l’actif immobilisé, mais en continu et avec les valeurs nécessaires à l’amortissement.

Les ordinateurs portables doivent-ils figurer au registre des immobilisations ?

Cela dépend de leur traitement fiscal, par exemple par l’amortissement normal, en tant que bien de faible valeur, dans le poste collectif ou avec une durée d’utilisation d’un an pour le matériel informatique. Clarifiez le classement avec votre conseiller fiscal.

Que se passe-t-il dans le registre des immobilisations lorsqu’un appareil est vendu ?

L’appareil est sorti des comptes à la date de sortie. La valeur comptable résiduelle est mise en regard du produit de la vente, d’où résulte un gain ou une perte. La facture et les documents de remise servent de justificatifs.

Quelle est la différence entre un registre des immobilisations et un tableau des immobilisations ?

Le registre des immobilisations recense chaque bien de l’actif immobilisé individuellement. Le tableau des immobilisations est la présentation condensée dans les comptes annuels et indique, par poste du bilan, le solde d’ouverture, les entrées, les sorties, les amortissements et le solde de clôture. Le registre fournit les valeurs individuelles, le tableau les totaux.

Comment relier le registre des immobilisations et la liste des appareils informatiques ?

Utilisez un identifiant commun. Si les deux listes contiennent le numéro d’inventaire avec le numéro de série, chaque sortie d’immobilisation peut être justifiée par le justificatif d’achat et le certificat d’effacement ou de destruction. Il n’y a ainsi aucune lacune entre la comptabilité et l’informatique.