Übernahmeprotokoll

Wanneer uitgefaseerde IT het pand verlaat, verandert ze van verantwoordelijkheidsgebied. Juist op dat moment ontstaat de grootste leemte als niets wordt gedocumenteerd. Het overnameprotocol dicht die: het legt vast wat wanneer aan wie is overgedragen.

Waarom het overnameprotocol telt

Het protocol vervult drie taken. Ten eerste documenteert het wie vanaf wanneer verantwoordelijk is voor de apparaten. Ten tweede helpt het de verplichtingen uit de AVG aan te tonen: u moet kunnen bewijzen dat persoonsgegevens ook tijdens het transport beschermd waren. Ten derde kan het belangrijk zijn voor de overgang van risico en eigendom, dus voor de vraag wie aansprakelijk is bij verlies of beschadiging. Meer hierover in het item Risico-overgang en eigendomsovergang. Dit item vervangt geen juridisch advies.

Zonder protocol is bij een geschil nauwelijks vast te stellen hoeveel apparaten daadwerkelijk zijn overgedragen. In de Chain of custody zou op dit punt een leemte zitten.

Onderdelen van een overnameprotocol

Gegeven	Doel
Datum, tijd, plaats	Tijdstip en plaats van de overdracht
Overdragende en overnemende persoon, elk met bedrijf	Duidelijke verantwoordelijkheid
Aantal containers en apparaten	Volledigheid van de overdracht
Verwijzing naar de Inventarislijst met serienummers	Afstemming bij goederenontvangst
Nummers van de veiligheidszegels	Bewijs dat containers niet zijn geopend
Staat en bijzonderheden	Documentatie van schade of afwijkingen
Handtekeningen van beide zijden	Bevestiging van de overdracht

Elke zijde bewaart een exemplaar. Bij de goederenontvangst van de dienstverlener wordt het protocol afgestemd met de aangeleverde apparaten. Meer hierover in het item Goederenontvangstcontrole.

Waaraan u een goed overnameprotocol herkent

• Het vermeldt aantallen en verwijst naar een lijst met serienummers, niet alleen naar "een pallet".
• Het bevat de zegelnummers, zodat elke container ondubbelzinnig kan worden toegewezen.
• Bijzonderheden worden direct genoteerd, niet achteraf.
• Het wordt bij elke overdracht opnieuw ingevuld, ook bij deelleveringen.

Overnameprotocol en overdrachtsprotocol

In de dagelijkse praktijk worden de termen vaak gelijk gebruikt. Een overdrachtsprotocol voor hardware ontstaat bijvoorbeeld wanneer medewerkers bij hun vertrek hun apparaten inleveren. Hoe dat verloopt, laat onze offboarding-checklistzien. Het overnameprotocol staat aan het begin van de keten, het Vernietigingscertificaat en wisrapport aan het einde.

Overnameprotocol bij Second IT

Bij de beveiligde logistiek van Second IT worden alle gegevensdragers bij het ophalen verzegeld; het openen van de zegels gebeurt pas in eigen huis in Schwäbisch Hall. Volgens de algemene voorwaarden gaat het risico bij verzegelde ophaalopdrachten al op Second IT over zodra het voertuig op de ophaallocatie is verzegeld. Wie zelf verzendt, gebruikt een PELI Case of rolcontainer: laat na het verzegelen de overdracht aan DHL of de expediteur op uw exemplaar van het overnameprotocol afstempelen of ondertekenen. Het formulier kan elektronisch worden ingevuld. Meer over de Veiligheidslogistiek.

Veelgestelde vragen over het overnameprotocol

Is een overnameprotocol wettelijk verplicht?

Geen enkele wet schrijft een bepaald formulier voor. De AVG eist echter wel dat u de bescherming van persoonsgegevens kunt aantonen. Een ondertekend protocol is het eenvoudigste bewijs van een ordelijke overdracht.

Wat doe ik als er bij de overdracht iets ontbreekt of beschadigd is?

Noteer de afwijking direct in het protocol, met serienummer en beschrijving. Laat de aantekening door beide zijden ondertekenen en handel de zaak daarna intern af.

Volstaat een pakbon als overnameprotocol?

Meestal niet. Een pakbon vermeldt vaak alleen aantallen. Voor de chain of custody hebt u bovendien zegelnummers, een verwijzing naar de serienummerlijst en de handtekeningen van beide zijden nodig.

Heb ik bij deelleveringen telkens een nieuw overnameprotocol nodig?

Ja. Het protocol wordt bij elke overdracht opnieuw ingevuld, ook bij deelleveringen. Elke zijde bewaart een exemplaar. Bij de goederenontvangst van de dienstverlener wordt het afgestemd met de aangeleverde apparaten.

Wat is het verschil tussen overnameprotocol en overdrachtsprotocol?

In de dagelijkse praktijk worden beide termen vaak gelijk gebruikt. Een overdrachtsprotocol voor hardware ontstaat bijvoorbeeld wanneer medewerkers bij hun vertrek hun apparaten inleveren. Het overnameprotocol staat aan het begin van de chain of custody, het wiscertificaat aan het einde.