Übernahmeprotokoll

Lorsque l'informatique mise hors service quitte les locaux, elle change de sphère de responsabilité. C'est précisément à ce moment que naît la plus grande lacune si rien n'est documenté. Le procès-verbal de prise en charge la comble : il consigne ce qui a été remis, à qui et quand.

Pourquoi le procès-verbal de prise en charge compte

Le procès-verbal remplit trois fonctions. Premièrement, il documente qui est responsable des appareils et à partir de quand. Deuxièmement, il aide à justifier les obligations découlant du RGPD : vous devez pouvoir prouver que les données personnelles étaient également protégées pendant le transport. Troisièmement, il peut être important pour le transfert des risques et de la propriété, c'est-à-dire pour déterminer qui est responsable en cas de perte ou de dommage. Plus d'informations dans l'entrée Transfert des risques et transfert de propriété. Cette entrée ne remplace pas un conseil juridique.

Sans procès-verbal, il est presque impossible d'établir en cas de litige combien d'appareils ont réellement été remis. Dans la Chaîne de traçabilité il y aurait ici une lacune.

Éléments d'un procès-verbal de prise en charge

Mention	Objet
Date, heure, lieu	Moment et lieu de la remise
Personne qui remet et personne qui reçoit, chacune avec son entreprise	Responsabilité claire
Nombre de conteneurs et d'appareils	Exhaustivité de la remise
Renvoi à la Liste d’inventaire avec numéros de série	Rapprochement à la réception des marchandises
Numéros des scellés de sécurité	Preuve que les conteneurs n'ont pas été ouverts
État et anomalies	Documentation des dommages ou des écarts
Signatures des deux parties	Confirmation de la remise

Chaque partie conserve un exemplaire. À la réception des marchandises chez le prestataire, le procès-verbal est rapproché des appareils livrés. Plus d'informations dans l'entrée Contrôle à la réception des marchandises.

Comment reconnaître un bon procès-verbal de prise en charge

• Il indique des quantités et renvoie à une liste de numéros de série, et pas seulement à « une palette ».
• Il contient les numéros de scellés, de sorte que chaque conteneur puisse être clairement identifié.
• Les anomalies sont consignées immédiatement, pas après coup.
• Il est rempli à nouveau à chaque remise, y compris pour les livraisons partielles.

Procès-verbal de prise en charge et procès-verbal de remise

Au quotidien, les termes sont souvent employés indifféremment. Un procès-verbal de remise pour du matériel est par exemple établi lorsque des collaborateurs restituent leurs appareils à leur départ. Notre checklist de départmontre comment cela se déroule. Le procès-verbal de prise en charge se trouve au début de la chaîne, le Certificat de destruction et rapport d'effacement à la fin.

Procès-verbal de prise en charge chez Second IT

Dans la logistique sécurisée de Second IT, tous les supports de données sont scellés lors de l'enlèvement, et le descellage n'a lieu que dans nos locaux à Schwäbisch Hall. Selon les CGV, le risque passe à Second IT pour les enlèvements scellés dès le scellement du véhicule sur le lieu d'enlèvement. Si vous expédiez vous-même, vous utilisez une valise PELI ou un chariot : après le scellement, faites attester la remise à DHL ou au transporteur sur votre exemplaire du procès-verbal de prise en charge. Le formulaire peut être rempli électroniquement. Plus d'informations sur la Logistique de sécurité.

Questions fréquentes sur le procès-verbal de prise en charge

Un procès-verbal de prise en charge est-il légalement obligatoire ?

Aucune loi ne prescrit de formulaire précis. Le RGPD exige toutefois que vous puissiez démontrer la protection des données personnelles. Un procès-verbal signé est la preuve la plus simple d'une remise en bonne et due forme.

Que faire si quelque chose manque ou est endommagé lors de la remise ?

Consignez l'écart directement dans le procès-verbal, avec le numéro de série et une description. Faites signer la mention par les deux parties, puis réglez ensuite le cas en interne.

Un bon de livraison suffit-il comme procès-verbal de prise en charge ?

Généralement non. Un bon de livraison n'indique souvent que des quantités. Pour la chaîne de traçabilité, il vous faut en plus les numéros de scellés, un renvoi à la liste des numéros de série et les signatures des deux parties.

Faut-il un nouveau procès-verbal de prise en charge pour chaque livraison partielle ?

Oui. Le procès-verbal est rempli à nouveau à chaque remise, y compris pour les livraisons partielles. Chaque partie conserve un exemplaire. À la réception des marchandises chez le prestataire, il est rapproché des appareils livrés.

Quelle est la différence entre un procès-verbal de prise en charge et un procès-verbal de remise ?

Au quotidien, les deux termes sont souvent employés indifféremment. Un procès-verbal de remise pour du matériel est par exemple établi lorsque des collaborateurs restituent leurs appareils à leur départ. Le procès-verbal de prise en charge se trouve au début de la chaîne de traçabilité, le certificat d'effacement à la fin.