Inventarliste

Bevor alte Notebooks, Monitore oder Server das Haus verlassen, kommt fast immer dieselbe Bitte: „Schicken Sie uns eine Liste der Geräte.“ Die Inventarliste ist das Dokument, an dem Bewertung, Abholung, Löschnachweise und Buchhaltung hängen. Dieser Glossar-Eintrag erklärt, was eine Inventarliste ist, welche Angaben hineingehören und wie eine gute Geräteliste für die IT-Ausmusterung aussieht.

Was ist eine Inventarliste?

Eine Inventarliste hält fest, was in einem Unternehmen, einer Abteilung oder einem Lager tatsächlich vorhanden ist. Der Begriff stammt aus der Buchführung: Nach § 240 HGB müssen Kaufleute zu Beginn ihres Handelsgewerbes und zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen, also ein Verzeichnis ihrer Vermögensgegenstände und Schulden. Die körperliche Bestandsaufnahme dafür heißt Inventur.

Im IT-Alltag ist die Inventarliste meist praktischer gemeint. Sie listet die Hardware eines Unternehmens oder einer bestimmten Charge auf, oft als Tabelle aus einem Inventarisierungs- oder Asset-Management-System. Für die Ausmusterung spricht man auch von Geräteliste oder Asset-Liste. Wie ein Unternehmen seinen Bestand dauerhaft erfasst, beschreibt der Eintrag IT-Inventarisierung.

Wofür Unternehmen eine Inventarliste brauchen

• Überblick und Planung: Wie viele Geräte welchen Alters sind im Einsatz, und wann steht der nächste Austausch an?
• Buchhaltung: Das Anlagevermögen wird im Anlagenverzeichnis geführt. Die Inventarliste hilft, Abgänge korrekt auszubuchen.
• Datenschutz: Wer weiß, welche Geräte Datenträger enthalten, kann jeden einzelnen bis zur Löschung verfolgen.
• Verkauf: Für ein belastbares Angebot braucht ein Ankäufer Modell, Ausstattung und Zustand, nicht nur eine Stückzahl.
• Nachweise: Lösch- und Vernichtungszertifikate nennen Seriennummern. Nur mit einer Liste lassen sie sich dem eigenen Bestand zuordnen.

Diese Angaben gehören in eine Inventarliste

Eine Vorlage für die Inventarliste muss nicht kompliziert sein. Eine Tabellenkalkulation mit festen Spalten reicht. Entscheidend ist, dass jede Zeile genau ein Gerät beschreibt.

Spalte	Beispiel	Wozu?
Gerätekategorie	Notebook, Desktop, Monitor, Smartphone, Server	Grobe Sortierung, Logistikplanung
Hersteller und Modell	Hersteller, genaue Modellbezeichnung	Bewertung und Ersatzteilfrage
Seriennummer	vom Typenschild oder aus dem System	Eindeutige Identität, Abgleich mit Nachweisen
Asset Tag / Inventarnummer	interne Kennung	Zuordnung zum eigenen Bestand und zur Buchhaltung
Ausstattung	Prozessor, Arbeitsspeicher, Speichergröße, Bildschirmgröße	Einfluss auf den Restwert
Datenträger	Anzahl und Art (HDD, SSD), ggf. eigene Seriennummer	Planung von Löschung oder Vernichtung
Zustand	funktionsfähig, Gebrauchsspuren, defekt	Bewertung, Entscheidung Wiederverwendung oder Recycling
Zubehör	Netzteil, Dockingstation	Vollständigkeit beim Weiterverkauf
Sperren	BIOS-Passwort, MDM-Bindung, Aktivierungssperre	Gesperrte Geräte sind schwer wiederverwendbar
Standort	Adresse, Gebäude, Raum	Abholung planen

Nicht jede Spalte ist für jedes Projekt nötig. Für einen ersten Überblick genügen Kategorie, Hersteller, Modell und Stückzahl. Für Nachweise und die Chain of Custody ist die Seriennummer dagegen unverzichtbar.

Inventarliste für die Ausmusterung: Worauf es ankommt

Für die Ausmusterung erfüllt die Liste zwei Aufgaben. Vorab ist sie die Grundlage für das Angebot. Je genauer Modell, Ausstattung und Zustand beschrieben sind, desto belastbarer ist die Einschätzung des Restwerts. Später ist sie die Soll-Liste für den Abgleich: Jede Seriennummer muss sich im Wareneingang und im Lösch- oder Vernichtungsnachweis wiederfinden.

Häufige Schwachstellen sind fehlende Seriennummern, Sammelzeilen wie „40 Monitore, diverse“ und vergessene Datenträger, etwa ausgebaute Festplatten in einer Kiste. Auch Geräte, die noch an ein Verwaltungssystem gebunden oder per Passwort gesperrt sind, sollten markiert sein. Was beim Verkauf älterer Rechner sonst zu beachten ist, zeigt der Ratgeber Gebrauchte PCs verkaufen. Für geleaste Geräte lohnt der Blick in Leasingrückgabe: zurückgeben oder verkaufen.

Beispiel: Geräteliste für einen Standortumzug

Ein vereinfachtes Beispiel: Ein Unternehmen verlegt einen Standort und will dabei 80 Desktop-PCs, 80 Monitore und 6 Server ausmustern.

1. Die IT exportiert die Geräte aus dem Inventarisierungssystem und ergänzt fehlende Seriennummern per Blick auf das Typenschild.
2. Bei den Servern wird die Zahl der eingebauten Festplatten notiert, bei den PCs die Art des Datenträgers.
3. Zwölf Monitore mit sichtbaren Schäden werden als „defekt“ markiert, drei PCs als „BIOS-Passwort gesetzt“.
4. Die Liste geht an den Dienstleister. Auf dieser Basis entstehen Angebot und Abholplanung.
5. Nach Abschluss gleicht die IT die Lösch- und Vernichtungsnachweise mit der Liste ab und meldet die Abgänge an die Buchhaltung.

Die Liste hat damit vier Abteilungen bedient: IT, Einkauf, Datenschutz und Buchhaltung.

Inventarliste bei Second IT

Bei Second IT beginnt jedes Projekt mit Ihrer Geräteliste. Daraus entsteht ein Angebot, im Durchschnitt innerhalb von 48 Stunden. Im Rahmen der Beratung bietet Second IT eine Bestandsanalyse und eine Marktbewertung mit datenbankgestützter Preisermittlung an. Bei der Abholung sorgt die eigene Sicherheitslogistik für Direktfahrten ohne Zwischenlager, GPS-Überwachung und verplombte Behälter.

Im Wareneingang wird jedes Gerät auf Speichermedien geprüft und per Seriennummer registriert. So lässt sich die angelieferte Menge mit Ihrer Liste abgleichen. Jedes Gerät erhält nach der Löschung mit Blancco ein digital signiertes Löschzertifikat. Audit-Berichte und Live-Tracking stehen im Kundenportal bereit.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

Das Anlagenverzeichnis ist ein buchhalterisches Verzeichnis mit Anschaffungskosten und Abschreibungen. Die Inventarliste beschreibt dagegen die Geräte selbst. Die IT-Inventarisierung ist der laufende Prozess, die Inventarliste sein Ergebnis zu einem Stichtag. Ein Asset Tag ist das Etikett am Gerät, die Seriennummer die Kennung des Herstellers. Beide gehören als Spalten in die Liste.

Häufige Fragen zur Inventarliste

Gibt es eine Vorlage für eine Inventarliste?

Eine einfache Tabelle reicht. Bewährt haben sich die Spalten Kategorie, Hersteller, Modell, Seriennummer, Inventarnummer oder Asset Tag, Ausstattung, Datenträger, Zustand, Sperren und Standort. Wichtig ist eine Zeile pro Gerät.

Ist eine Inventarliste gesetzlich vorgeschrieben?

Kaufleute müssen nach § 240 HGB ein Inventar aufstellen. Für bewegliches Anlagevermögen verlangt das Steuerrecht zudem ein Bestandsverzeichnis. Eine Geräteliste für die Ausmusterung ist nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber der einfachste Weg, Nachweise für Datenschutz und Buchhaltung zu führen. Dieser Eintrag ersetzt keine Steuerberatung.

Reicht eine Stückzahl statt einer Liste mit Seriennummern?

Für eine erste Preisindikation oft ja. Für die Nachweise nicht: Lösch- und Vernichtungszertifikate nennen Seriennummern. Ohne Liste können Sie nicht prüfen, ob für jedes Gerät ein Nachweis vorliegt.

Wie erfasse ich Seriennummern schnell?

Am schnellsten über ein Inventarisierungs- oder Verwaltungssystem, das die Seriennummern aus den Geräten ausliest. Sonst helfen Barcode-Scanner am Typenschild. Bei Servern sollten auch die Seriennummern der eingebauten Festplatten erfasst werden, wenn diese getrennt behandelt werden.