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Inventarliste
Avant que d’anciens ordinateurs portables, écrans ou serveurs ne quittent les locaux, la même demande revient presque toujours : « Envoyez-nous une liste des appareils. » La liste d’inventaire est le document dont dépendent l’évaluation, l’enlèvement, les preuves d’effacement et la comptabilité. Cette entrée du glossaire explique ce qu’est une liste d’inventaire, quelles informations doivent y figurer et à quoi ressemble une bonne liste d’appareils pour la mise hors service du matériel informatique.
En bref
Une liste d’inventaire est un répertoire de tous les éléments d’un stock donné, pour le matériel informatique le plus souvent avec type d’appareil, fabricant, modèle, numéro de série, emplacement et état. Elle montre quels appareils sont présents, à qui ils sont affectés et ce qu’il en advient. Lors de la mise hors service du matériel informatique, la liste d’inventaire sert de liste d’appareils pour l’offre, l’enlèvement et le rapprochement des preuves d’effacement et de destruction par numéro de série.
Qu’est-ce qu’une liste d’inventaire ?
Une liste d’inventaire consigne ce qui est effectivement présent dans une entreprise, un service ou un entrepôt. Le terme vient de la comptabilité : selon le § 240 HGB, les commerçants doivent établir un inventaire au début de leur activité commerciale et à la fin de chaque exercice, c’est-à-dire un état de leurs biens et de leurs dettes. Le recensement physique correspondant s’appelle l’inventaire physique.
Dans le quotidien informatique, la liste d’inventaire a le plus souvent un sens plus pratique. Elle recense le matériel d’une entreprise ou d’un lot donné, souvent sous forme de tableau issu d’un système d’inventaire ou de gestion des actifs. Pour la mise hors service, on parle aussi de liste d’appareils ou de liste d’actifs. L’entrée suivante décrit comment une entreprise recense durablement son parc Inventaire informatique.
Pourquoi les entreprises ont besoin d’une liste d’inventaire
- Vue d’ensemble et planification : Combien d’appareils de quel âge sont en service, et quand le prochain remplacement est-il prévu ?
- Comptabilité : Les immobilisations sont tenues dans le Registre des immobilisations . La liste d’inventaire aide à sortir correctement les cessions.
- Protection des données : Qui sait quels appareils contiennent des supports de données peut suivre chacun d’eux individuellement jusqu’à l’effacement.
- Vente : Pour une offre fiable, un acheteur a besoin du modèle, de l’équipement et de l’état, pas seulement d’une quantité.
- Documents : Les certificats d’effacement et de destruction mentionnent des numéros de série. Ce n’est qu’avec une liste qu’on peut les rapprocher de son propre parc.
Informations à faire figurer dans une liste d’inventaire
Un modèle de liste d’inventaire n’a pas besoin d’être compliqué. Un tableur à colonnes fixes suffit. L’essentiel est que chaque ligne décrive exactement un appareil.
| Colonne | Exemple | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| Catégorie d’appareil | Ordinateur portable, ordinateur de bureau, écran, smartphone, serveur | Tri grossier, planification logistique |
| Fabricant et modèle | Fabricant, désignation exacte du modèle | Évaluation et question des pièces détachées |
| Numéro de série | depuis la plaque signalétique ou depuis le système | Identité unique, rapprochement avec les preuves |
| Asset tag / numéro d’inventaire | identifiant interne | Rattachement à votre propre parc et à la comptabilité |
| Equipement | Processeur, mémoire vive, capacité de stockage, taille d’écran | Influence sur la valeur résiduelle |
| Support de données | Nombre et type (HDD, SSD), le cas échéant numéro de série propre | Planification de l’effacement ou de la destruction |
| État | fonctionnel, traces d’usage, défectueux | Évaluation, décision de réutilisation ou de recyclage |
| Accessoires | Bloc d’alimentation, station d’accueil | Exhaustivité pour la revente |
| Bloqueages | Mot de passe BIOS, liaison MDM, verrouillage d’activation | Les appareils verrouillés sont difficiles à réutiliser |
| Site | Adresse, bâtiment, salle | Planifier l’enlèvement |
Toutes les colonnes ne sont pas nécessaires pour tous les projets. Pour un premier aperçu, la catégorie, le fabricant, le modèle et la quantité suffisent. Pour les preuves et la chain of custody, en revanche, le numéro de série est indispensable.
À retenir : une ligne par appareil, un numéro de série par ligne – ainsi chaque certificat pourra ensuite être rapproché sans ambiguïté.
La liste d’inventaire pour la mise hors service : l’essentiel
Pour la mise hors service, la liste remplit deux fonctions. En amont, elle est la base de l’offre. Plus le modèle, l’équipement et l’état sont décrits avec précision, plus l’estimation de la valeur résiduelle. Ensuite, elle est la liste de référence pour le rapprochement : chaque numéro de série doit se retrouver à la réception des marchandises et dans la preuve d’effacement ou de destruction.
Les points faibles fréquents sont les numéros de série manquants, les lignes fourre-tout du type « 40 écrans, divers » et les supports de données oubliés, par exemple des disques durs démontés dans un carton. Les appareils encore liés à un système de gestion ou verrouillés par mot de passe doivent également être signalés. Le guide montre à quoi veiller par ailleurs lors de la vente d’anciens ordinateurs Vendre des PC d'occasion. Pour les appareils loués en leasing, il vaut la peine de consulter Restitution de leasing : rendre ou racheter.
Exemple : liste d’appareils pour un déménagement de site
Un exemple simplifié : une entreprise déménage un site et souhaite à cette occasion mettre hors service 80 PC de bureau, 80 écrans et 6 serveurs.
- L’informatique exporte les appareils depuis le système d’inventaire et complète les numéros de série manquants en lisant la plaque signalétique.
- Pour les serveurs, le nombre de disques durs installés est noté ; pour les PC, le type de support de données.
- Douze écrans présentant des dommages visibles sont marqués « défectueux », trois PC « mot de passe BIOS défini ».
- La liste est transmise au prestataire. L’offre et la planification de l’enlèvement s’appuient sur elle.
- Une fois l’opération terminée, l’informatique rapproche les preuves d’effacement et de destruction de la liste et signale les sorties à la comptabilité.
La liste a ainsi servi quatre services : l’informatique, les achats, la protection des données et la comptabilité.
La liste d’inventaire chez Second IT
Chez Second IT, chaque projet commence par votre liste d’appareils. Elle sert de base à une offre, en moyenne sous 48 heures. Dans le cadre de la Conseil bietet Second IT eine Bestandsanalyse und eine Marktbewertung mit datenbankgestützter Preisermittlung an. Bei der Abholung sorgt die eigene Sicherheitslogistik für Direktfahrten ohne Zwischenlager, GPS-Überwachung und verplombte Behälter.
À la réception des marchandises, chaque appareil est contrôlé quant à la présence de supports de stockage et enregistré par numéro de série. La quantité livrée peut ainsi être rapprochée de votre liste. Après l’effacement avec Blancco, chaque appareil reçoit un certificat d’effacement signé numériquement. Les rapports d’audit et le suivi en direct sont disponibles dans le portail client.
Distinction avec les termes voisins
Le Registre des immobilisations est un répertoire comptable comportant les coûts d’acquisition et les amortissements. La liste d’inventaire, en revanche, décrit les appareils eux-mêmes. L’ Inventaire informatique est le processus continu, la liste d’inventaire en est le résultat à une date donnée. Un Asset Tag est l’étiquette apposée sur l’appareil, le Numéro de série est l’identifiant du fabricant. Tous deux doivent figurer comme colonnes dans la liste.
Questions fréquentes sur la liste d’inventaire
Existe-t-il un modèle de liste d’inventaire ?
Un simple tableau suffit. Les colonnes catégorie, fabricant, modèle, numéro de série, numéro d’inventaire ou asset tag, équipement, supports de données, état, verrouillages et emplacement ont fait leurs preuves. L’essentiel est une ligne par appareil.
Une liste d’inventaire est-elle exigée par la loi ?
Les commerçants doivent établir un inventaire selon le § 240 HGB. Pour les immobilisations mobilières, le droit fiscal exige en outre un registre des biens. Une liste d’appareils pour la mise hors service n’est pas expressément exigée, mais c’est le moyen le plus simple de tenir des preuves pour la protection des données et la comptabilité. Cette entrée ne remplace pas un conseil fiscal.
Une quantité suffit-elle à la place d’une liste avec numéros de série ?
Pour une première indication de prix, souvent oui. Pas pour les preuves : les certificats d’effacement et de destruction mentionnent des numéros de série. Sans liste, vous ne pouvez pas vérifier qu’une preuve existe pour chaque appareil.
Comment relever rapidement les numéros de série ?
Le plus rapide est de passer par un système d’inventaire ou de gestion qui lit les numéros de série directement dans les appareils. Sinon, des lecteurs de codes-barres sur la plaque signalétique aident. Pour les serveurs, il faut aussi relever les numéros de série des disques durs installés s’ils sont traités séparément.
Quelle est la différence entre une liste d’inventaire et un registre des immobilisations ?
Le registre des immobilisations est un répertoire comptable comportant les coûts d’acquisition et les amortissements. La liste d’inventaire, en revanche, décrit les appareils eux-mêmes, par exemple avec le modèle, le numéro de série, l’état et l’emplacement. Les deux se complètent si vous souhaitez sortir correctement les cessions.
Votre liste d’inventaire est déjà la moitié de l’offre.
Envoyez-nous votre liste d'appareils. Vous recevrez votre offre en 48 heures en moyenne.