Aufbewahrungsfrist

Voordat oude servers, archiefschijven of laptops worden gewist, doet zich een verplichte vraag voor: staan daarop documenten die u nog moet bewaren? Bewaartermijnen en wisverplichtingen horen bij elkaar. Dit item legt de belangrijkste termijnen uit en wat ze betekenen voor het afvoeren van IT.

Welke bewaartermijnen gelden er?

De centrale regels staan in § 257 HGB en § 147 AO. Met de Vierde Bürokratieentlastungsgesetz (wet bureaucratieverlichting) is de termijn voor boekingsstukken van tien naar acht jaar verkort. De nieuwe termijn geldt voor alle stukken waarvan de bewaartermijn op 1 januari 2025 nog niet was verstreken.

Stukken	Termijn (stand: 10/2026)
Handelsboeken, inventarissen, jaarrekeningen, bestuursverslagen, openingsbalansen, werkinstructies en organisatiedocumenten	10 jaar
Boekingsstukken, bijvoorbeeld facturen en bankafschriften	8 jaar
Ontvangen handels- en zakelijke brieven, kopieën van verzonden zakelijke brieven, overige fiscaal relevante stukken	6 jaar

Voor sommige sectoren, zoals kredietinstellingen, verzekeraars en effecteninstellingen, gelden afwijkende regels. Verdere termijnen kunnen voortvloeien uit het arbeids- en socialezekerheidsrecht of uit sectorvoorschriften.

Wanneer begint en eindigt de termijn?

De termijn begint aan het einde van het kalenderjaar waarin de laatste boeking is gemaakt of het document is opgesteld of ontvangen. Een factuur van juni 2026 moet dus vanaf 1 januari 2027 acht jaar worden bewaard. De termijn verstrijkt niet zolang de stukken van belang zijn voor belastingen waarvan de vaststellingstermijn nog loopt, bijvoorbeeld vanwege een boekenonderzoek.

Elektronisch ontstane stukken moeten volgens de GoBD elektronisch en machinaal doorzoekbaar worden bewaard. Een afdruk volstaat dan niet.

Bewaren en gegevensbescherming: twee kanten van dezelfde medaille

De AVG vereist dat persoonsgegevens alleen zo lang worden opgeslagen als voor het doel nodig is. Een wettelijke bewaartermijn is zo’n doel. Is die verstreken, dan vervalt de grond en moeten de gegevens worden gewist. Een Wisconcept legt hiervoor per gegevenssoort een Standaardwistermijn vast. Hoe u zo’n beleid opbouwt, beschrijft de norm DIN 66398.

Wat dit betekent voor het afvoeren van IT

• Vooraf controleren: Welke systemen bevatten boekhoud-, personeels- of contractgegevens? Dat geldt vooral voor servers, NAS-systemen en back-upmedia.
• Gegevens overnemen: Bewaarplichtige gegevens worden gemigreerd naar het nieuwe systeem of een archief voordat het oude apparaat wordt gewist.
• De verwijdering aantonen: Pas daarna wordt de gegevensdrager gecertificeerd gewist of vernietigd. Het wiscertificaat documenteert de stap.
• De afstoting documenteren: Ook de afstoting zelf genereert stukken die moeten worden bewaard. Meer hierover in de gids afvoerprotocol voor IT.

Wat in een gegevensbeschermingsaudit telt bij het afvoeren van gegevensdragers, legt onze gids uit: Gegevensdragers afvoeren volgens de AVG. Dit item vervangt geen juridisch of belastingadvies.

Bewaartermijnen en Second IT

Second IT neemt de laatste stap over: nadat u uw gegevens hebt veiliggesteld, worden de apparaten gecertificeerd gewist met Blancco, met een wisrapport per serienummer. Niet te wissen gegevensdragers worden in eigen huis vernietigd volgens DIN 66399 (tot en met beveiligingsniveau H-5 en E-5). Meer over Gegevensbeveiliging bij Second IT.

Veelgestelde vragen over bewaartermijnen

Geldt voor facturen nu een termijn van acht of tien jaar?

Facturen zijn boekingsstukken. Sinds 2025 geldt daarvoor in beginsel een termijn van acht jaar, mits de oude termijn op 1 januari 2025 nog liep. Voor sommige financiële sectoren gelden bijzondere regels. Stem in geval van twijfel af met uw belastingadviseur.

Mag ik een oud boekhoudsysteem na de overstap wissen?

Pas wanneer de bewaarplichtige gegevens zijn veiliggesteld in een vorm die voldoet aan de GoBD, dus volledig, ongewijzigd en machinaal doorzoekbaar. Daarna kan de gegevensdrager gecertificeerd worden gewist.

Moet ik gegevens wissen na afloop van de termijn?

Bij persoonsgegevens in de regel wel, als er geen andere grond voor opslag is. Dat volgt uit het AVG-beginsel van opslagbeperking. Leg wistermijnen daarom vast in uw wisbeleid.

Volstaat een scan als ik papieren stukken moet bewaren?

Onder voorwaarden wel. Papieren stukken mogen worden ingescand als de procedure voldoet aan de GoBD en de scan volledig, leesbaar en onwijzigbaar is. Elektronisch ontstane stukken mogen daarentegen niet alleen worden uitgeprint. Stem de procedure af met uw belastingadviseur.

Welke gegevens op oude servers zijn bewaarplichtig?

Vooral boekhoudgegevens, facturen, jaarrekeningen en zakelijke brieven. Ook personeels- en contractgegevens kunnen aan termijnen zijn gebonden. Controleer daarom servers, NAS-systemen en back-upmedia voordat u wist, en stel deze gegevens eerst veilig.