Aufbewahrungsfrist

Avant l’effacement d’anciens serveurs, lecteurs d’archives ou ordinateurs portables, une question obligatoire se pose : s’y trouve-t-il des documents que vous devez encore conserver ? Durées de conservation et obligations d’effacement vont de pair. Cette entrée explique les principaux délais et ce qu’ils signifient pour la mise au rebut du matériel informatique.

Quelles durées de conservation s’appliquent ?

Les règles centrales figurent au § 257 HGB et au § 147 AO. Avec la quatrième loi d’allègement de la bureaucratie (Viertes Bürokratieentlastungsgesetz), le délai pour les pièces comptables a été ramené de dix à huit ans. Le nouveau délai s’applique à toutes les pièces dont le délai de conservation n’avait pas encore expiré au 1er janvier 2025.

Documents	Délai (état : 10/2026)
Livres de commerce, inventaires, comptes annuels, rapports de gestion, bilans d’ouverture, instructions de travail et documents d’organisation	10 ans
Pièces comptables, par exemple factures et relevés bancaires	8 ans
Lettres commerciales et courriers d’affaires reçus, copies de courriers d’affaires envoyés, autres documents importants sur le plan fiscal	6 ans

Des règles différentes s’appliquent à certains secteurs, par exemple les établissements de crédit, les assurances et les entreprises d’investissement. D’autres délais peuvent résulter du droit du travail et du droit social ou de réglementations sectorielles.

Quand le délai commence-t-il et se termine-t-il ?

Le délai commence à la fin de l’année civile au cours de laquelle la dernière écriture a été passée ou le document établi ou reçu. Une facture de juin 2026 doit donc être conservée pendant huit ans à compter du 1er janvier 2027. Le délai n’expire pas tant que les documents sont importants pour des impôts dont le délai de fixation court encore, par exemple en raison d’un contrôle fiscal.

Les documents créés par voie électronique doivent, selon les GoBD être conservés sous forme électronique et exploitable par machine. Une impression ne suffit alors pas.

Conservation et protection des données : les deux faces d’une même médaille

Le RGPD exige que les données à caractère personnel ne soient conservées que le temps nécessaire à la finalité. Un délai de conservation légal constitue une telle finalité. Une fois celui-ci expiré, le motif disparaît et les données doivent être effacées. Un Concept d’effacement fixe pour chaque type de données un(e) Délai d’effacement standard . La manière de construire un tel concept est décrite par la norme DIN 66398.

Ce que cela signifie pour la mise au rebut du matériel informatique

• Vérifier au préalable : Quels systèmes contiennent des données comptables, de personnel ou de contrats ? Cela concerne en particulier les serveurs, les systèmes NAS et les supports de sauvegarde.
• Reprendre les données : Les données soumises à conservation sont migrées vers le nouveau système ou vers des archives avant l’effacement de l’ancien appareil.
• Justifier l’effacement : Ce n’est qu’ensuite que le support de données est effacé ou détruit de manière certifiée. Le certificat d’effacement documente cette étape.
• Documenter la sortie : La sortie d’immobilisation elle-même génère elle aussi des documents à conserver. Plus d’informations dans le guide procès-verbal de mise au rebut informatique.

Ce qui compte lors d’un audit de protection des données pour l’élimination de supports de données est expliqué dans notre guide Éliminer des supports de données conformément au RGPD. Cette entrée ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal.

Durées de conservation et Second IT

Second IT se charge de la dernière étape : une fois vos données sauvegardées, les appareils sont effacés de manière certifiée avec Blancco, avec un rapport d’effacement par numéro de série. Les supports de données impossibles à effacer sont détruits en interne selon DIN 66399 (jusqu’au niveau de sécurité H-5 et E-5). Plus d’informations sur Sécurité des données chez Second IT.

Questions fréquentes sur les durées de conservation

Un délai de huit ou de dix ans s’applique-t-il désormais aux factures ?

Les factures sont des pièces comptables. Depuis 2025, un délai de huit ans s’applique en principe, pour autant que l’ancien délai courait encore au 1er janvier 2025. Des règles particulières s’appliquent à certains secteurs financiers. En cas de doute, clarifiez avec votre conseiller fiscal.

Puis-je effacer un ancien système comptable après le changement ?

Seulement lorsque les données soumises à conservation ont été sauvegardées sous une forme conforme aux GoBD, c’est-à-dire complète, non modifiée et exploitable par machine. Le support de données peut ensuite être effacé de manière certifiée.

Dois-je effacer les données à l’expiration du délai ?

Pour les données à caractère personnel, en règle générale, oui, s’il n’existe pas d’autre motif de conservation. Cela découle du principe de limitation de la conservation du RGPD. Fixez donc des délais d’effacement dans votre concept d’effacement.

Un scan suffit-il si je dois conserver des pièces papier ?

Sous conditions, oui. Les pièces papier peuvent être numérisées si la procédure est conforme aux GoBD et si le scan est complet, lisible et non modifiable. Les documents créés par voie électronique, en revanche, ne peuvent pas être simplement imprimés. Clarifiez la procédure avec votre conseiller fiscal.

Quelles données sur d’anciens serveurs sont soumises à conservation ?

Surtout les données comptables, les factures, les comptes annuels et les courriers d’affaires. Les données de personnel et de contrats peuvent aussi être soumises à des délais. Contrôlez donc serveurs, systèmes NAS et supports de sauvegarde avant d’effacer, et sauvegardez d’abord ces données.