DIN 66398

De AVG eist dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is. Zij zegt echter niet hoe een bedrijf dat moet organiseren. Daar komt DIN 66398 om de hoek kijken: de norm beschrijft hoe u een wisconcept opbouwt en wistermijnen afleidt.

Wat regelt DIN 66398?

DIN 66398 is een richtlijn, geen wettelijke verplichting. Zij verscheen in mei 2016. De norm beschrijft een weg waarlangs een bedrijf een Wisconcept ontwikkelt. Een wisconcept is een document dat voor alle soorten persoonsgegevens vastlegt wanneer en hoe ze worden gewist. De basis vormen de beginselen van de AVG, vooral de Opslagbeperking volgens Art. 5 AVG en het recht op gegevenswissing volgens art. 17 AVG.

Opbouw en kernbegrippen

Begrip	Betekenis
Soort gegevens	Groep gelijksoortige gegevens met hetzelfde doel, zoals sollicitatiedossiers of klantstamgegevens
Startmoment	Gebeurtenis vanaf welke een termijn loopt, zoals het einde van een contract
Standaardwistermijn	Uniforme termijn die voor veel gegevenscategorieën geldt, zodat niet elke categorie een eigen termijn nodig heeft
Wisklasse	Combinatie van startmoment en standaardwistermijn; gegevenscategorieën met dezelfde wisklasse worden op dezelfde wijze behandeld
Standaardwistermijn	Termijn waarna gegevens van een gegevenscategorie normaal gesproken worden gewist
Wisregel	Concrete voorschrift over hoe en door wie gegevens in een systeem worden gewist

De wistermijnen worden afgeleid uit het doel van de verwerking en uit wettelijke bewaartermijnen , bijvoorbeeld uit het handels- en belastingrecht. De norm beveelt aan met enkele standaardtermijnen te werken. Dat maakt het concept overzichtelijk en uitvoerbaar.

Voor wie is DIN 66398 relevant?

De norm richt zich tot alle organisaties die persoonsgegevens verwerken, en in het bijzonder tot functionarissen voor gegevensbescherming, IT-leiding en vakafdelingen. Zij helpt de verantwoordingsplicht van de AVG na te komen: wie een gedocumenteerd wisconcept heeft, kan aantonen dat gegevens niet willekeurig worden bewaard.

Zo past u DIN 66398 toe

1. Gegevenscategorieën inventariseren, bijvoorbeeld uit het register van verwerkingsactiviteiten.
2. Per gegevenscategorie doel, startmoment en bewaarplichten bepalen.
3. Enkele standaardwistermijnen vastleggen en de gegevenscategorieën aan wisklassen toewijzen.
4. Wisregels voor de afzonderlijke systemen formuleren en verantwoordelijken aanwijzen.
5. De uitvoering documenteren en regelmatig toetsen.

Een punt wordt daarbij vaak vergeten: gegevens staan niet alleen in applicaties, maar ook op apparaten. Worden laptops, servers of opslagsystemen uitgefaseerd, dan moeten de gegevensdragers volledig worden gewist of vernietigd. Het wisconcept moet deze stap uitdrukkelijk regelen. Welke AVG-verplichtingen daarbij in de audit tellen, legt onze gids uit Gegevensdragers afvoeren volgens de AVG.

Afbakening ten opzichte van vergelijkbare normen

DIN 66398 regelt welke gegevens wanneer worden gewist. DIN 66399 regelt hoe gegevensdragers fysiek worden vernietigd. Beide vullen elkaar aan, maar worden vaak verward. Internationaal bestaat met ISO/IEC 27555 een richtlijn voor het wissen van persoonsgegevens, die inmiddels ook als DIN EN ISO/IEC 27555 beschikbaar is. Technische wismethoden voor gegevensdragers worden daarentegen beschreven door normen zoals NIST SP 800-88 of IEEE 2883.

Bij Second IT worden afgedankte gegevensdragers gewist met Blancco, met een digitaal ondertekend wiscertificaat per apparaat. Gegevensdragers die niet gewist kunnen worden, worden in eigen huis vernietigd volgens DIN 66399. U kunt de certificaten opslaan als bewijs van de uitvoering van uw wisconcept. Meer over gegevensbeveiliging in het verwerkingsproces.

Veelgestelde vragen over DIN 66398

Is DIN 66398 verplicht?

Nee. DIN 66398 is een vrijwillige richtlijn. Verplicht is volgens de AVG echter om gegevens niet langer te bewaren dan nodig en dat te kunnen aantonen. De norm is een erkende manier om deze verplichting uit te voeren.

Wat is het verschil tussen DIN 66398 en DIN 66399?

DIN 66398 beschrijft het wisconcept, dus welke gegevens wanneer worden gewist. DIN 66399 beschrijft de fysieke vernietiging van gegevensdragers met beschermingsklassen en beveiligingsniveaus.

Hoort het uitfaseren van hardware thuis in het wisconcept?

Ja. Gegevens staan ook op harde schijven, SSD’s en smartphones. Het wisconcept moet regelen dat gegevensdragers vóór overdracht worden gewist of vernietigd en hoe het bewijs wordt opgeslagen.

Wat is een wisklasse volgens DIN 66398?

Een wisklasse is de combinatie van startmoment en standaardwistermijn. Gegevenscategorieën met dezelfde wisklasse worden op dezelfde wijze behandeld. Zo heeft niet elke categorie een eigen termijn nodig en blijft het wisconcept overzichtelijk.

Waaruit worden wistermijnen in het wisconcept afgeleid?

Wistermijnen worden afgeleid uit het doel van de verwerking en uit wettelijke bewaartermijnen, bijvoorbeeld uit het handels- en belastingrecht. De norm beveelt aan met enkele standaardtermijnen te werken. Dat maakt het concept uitvoerbaar.