Vernichtungszertifikat und Löschprotokoll: Was drinstehen muss

Nach der Datenlöschung oder Datenträgervernichtung bleibt vor allem eines: ein Dokument. Im Audit, bei einer Datenschutzprüfung oder nach einem Vorfall ist dieses Dokument der einzige Beleg, dass Ihre Daten wirklich weg sind. Doch nicht jedes „Zertifikat“ hält, was der Name verspricht. Dieser Beitrag zeigt, was ein Vernichtungszertifikat und ein Löschprotokoll enthalten müssen, woran Sie schwache Nachweise erkennen und wie Sie die Dokumente sinnvoll ablegen.

Welche Nachweise es gibt

Im Alltag werden die Begriffe oft vermischt. Für eine saubere Dokumentation hilft es, sie auseinanderzuhalten:

Dokument	Was es belegt	Typischer Zeitpunkt
Übergabe- oder Übernahmeprotokoll	Welche Geräte und Behälter wann an wen übergeben wurden	Bei der Abholung
Löschprotokoll bzw. Löschzertifikat	Dass ein bestimmter Datenträger mit einem bestimmten Verfahren erfolgreich gelöscht wurde	Nach der Löschung, je Gerät oder Datenträger
Vernichtungszertifikat bzw. Vernichtungsprotokoll	Dass Datenträger physisch nach einer Sicherheitsstufe zerstört wurden	Nach der Vernichtung, je Auftrag mit Seriennummernliste
Entsorgungsnachweis	Dass Geräte oder Reste fachgerecht verwertet wurden	Nach der Verwertung
Audit- oder Abschlussbericht	Den gesamten Auftrag im Überblick	Zum Abschluss

Für den Datenschutz sind Löschprotokoll und Vernichtungszertifikat die entscheidenden Dokumente. Die anderen Nachweise ergänzen die Kette vom Schreibtisch bis zum Recycling.

Was ein Löschprotokoll enthalten muss

Ein Löschprotokoll entsteht, wenn ein Datenträger mit einer Software überschrieben oder über interne Befehle des Laufwerks gelöscht wird. Ein belastbares Protokoll beantwortet für jeden Datenträger die Fragen: was, wann, wie, mit welchem Ergebnis und von wem?

• Identifikation des Geräts: Hersteller, Modell, Seriennummer, gegebenenfalls Inventarnummer.
• Identifikation des Datenträgers: Typ (HDD, SSD, Flash), Hersteller, Modell, Seriennummer, Kapazität.
• Löschverfahren: Name des Verfahrens oder Standards, Anzahl der Durchgänge, gegebenenfalls Prüfung (Verifikation).
• Software: Name und Version der Löschsoftware.
• Zeitpunkt und Dauer: Beginn, Ende, Datum.
• Ergebnis: erfolgreich oder fehlgeschlagen, mit Hinweis auf erkannte Fehler oder versteckte Bereiche (HPA, DCO).
• Ausführende Stelle: Dienstleister, Standort, verantwortliche Person oder Arbeitsplatz.
• Echtheit: idealerweise eine digitale Signatur, damit das Protokoll nicht nachträglich verändert werden kann.

Bei Second IT erhalten Sie für jedes gelöschte Gerät ein digital signiertes Löschzertifikat. Die Blancco-Löschberichte enthalten unter anderem Löschdauer, gewählten Löschalgorithmus und Anzahl der Überschreibungsvorgänge. Grundlage ist ein Löschprotokoll je Seriennummer. Wie die Löschung technisch funktioniert, erklärt unser Ratgeber zur sicheren Löschung von Festplatten und SSDs.

Beispiel: So kann ein Eintrag im Löschprotokoll aussehen

Feld	Beispielinhalt
Gerät	Notebook, Hersteller und Modell, Seriennummer des Geräts
Supports de données	SSD, Hersteller und Modell, Seriennummer, Kapazität
Verfahren	Name des Löschstandards bzw. der Löschmethode, Anzahl der Durchgänge, Verifikation
Software	Produktname und Versionsnummer
Zeit	Datum, Beginn, Ende, Dauer
Ergebnis	Erfolgreich; versteckte Bereiche erkannt und gelöscht
Aussteller	Dienstleister, Standort, Arbeitsplatz oder verantwortliche Person
Echtheit	Digitale Signatur

Fehlt eines dieser Felder, ist das Protokoll nicht wertlos. Aber jede Lücke macht es schwerer, im Ernstfall lückenlos zu belegen, was mit einem bestimmten Datenträger passiert ist.

Was ein Vernichtungszertifikat enthalten muss

Ein Vernichtungszertifikat belegt die physische Zerstörung. Maßstab ist in Deutschland die DIN 66399, deren dritter Teil auch den Prozess der Datenträgervernichtung beschreibt. Ein gutes Vernichtungszertifikat enthält:

• Auftraggeber und Auftragsnummer
• Dienstleister und Ort der Vernichtung, bei Vernichtung vor Ort auch das Fahrzeug
• Datum der Vernichtung
• Art und Anzahl der Datenträger, zum Beispiel Festplatten, SSDs, Bänder
• Seriennummernliste aller vernichteten Datenträger
• Sicherheitsstufe nach DIN 66399, zum Beispiel H-5 für Festplatten
• Bestätigung der Vernichtung mit Unterschrift oder Signatur der verantwortlichen Stelle
• Hinweis auf die Verwertung der Reste, etwa als Rohstoff

Second IT vernichtet Datenträger im eigenen Haus, videoüberwacht und nach DIN 66399, zertifiziert für Sicherheitsstufe H-5. Jeder Datenträger wird mit seiner Seriennummer registriert. Am Ende steht ein Vernichtungszertifikat nach DIN 66399.

Warnsignale bei schwachen Nachweisen

• Nur eine Mengen- oder Gewichtsangabe, keine Seriennummern.
• Keine Angabe zur Sicherheitsstufe oder zum Löschverfahren.
• Kein Datum der eigentlichen Vernichtung, nur das Abholdatum.
• Kein erkennbarer Aussteller oder keine Unterschrift bzw. Signatur.
• Pauschale Formulierungen wie „wurde fachgerecht entsorgt“.
• Das Dokument kommt von einem Unterauftragnehmer, den Sie nicht kennen.

Welche Kosten bei der Vernichtung entstehen und wann Löschen günstiger ist, zeigt der Vergleich Kosten der Festplattenvernichtung.

Was die DSGVO und das BSI dazu sagen

Die DSGVO schreibt kein Formular vor. Sie verlangt aber, dass der Verantwortliche die Einhaltung der Grundsätze nachweisen kann – die sogenannte Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Wenn Sie einen Dienstleister beauftragen, regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, wie Daten nach Abschluss der Leistung gelöscht werden und welche Nachweise Sie erhalten.

Im IT-Grundschutz des BSI behandelt der Baustein CON.6 „Löschen und Vernichten“ das Thema. Er fordert unter anderem geregelte Verfahren und eine Dokumentation. Für den Aufbau eines Löschkonzepts gibt es außerdem die Norm DIN 66398. International bietet NIST SP 800-88 im Anhang ein Muster für einen Löschnachweis. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Besondere Anforderungen bei Verschlusssachen

Behörden und Unternehmen, die mit Verschlusssachen arbeiten, haben zusätzliche Vorgaben. Bei VS-NfD-Datenträgern wird besonders genau dokumentiert, wer wann welches Gerät wie behandelt hat. Alle Mitarbeitenden von Second IT sind auf das Datengeheimnis verpflichtet; mehr zur Verpflichtung auf das Datengeheimnis. Was Behörden darüber hinaus beachten müssen, beschreibt unser Leitfaden zu VS-NfD-Hardware.

Nachweise prüfen und ablegen

Bei Second IT können Sie den Status jedes Geräts im Kundenportal verfolgen. Das erleichtert den Abgleich, weil Sie nicht auf einen einzigen Abschlussbericht warten müssen.

Ein häufiger Stolperstein beim Abgleich: Ihre Inventarliste führt die Seriennummer des Geräts, das Löschprotokoll die Seriennummer des Datenträgers. Achten Sie darauf, dass der Nachweis beide Nummern enthält oder dass Sie eine Zuordnung erhalten. Sonst lässt sich im Nachhinein nur mühsam belegen, welcher Datenträger in welchem Gerät steckte. Das gilt besonders bei Servern mit vielen Laufwerken.

Nachweise für Nachhaltigkeitsberichte nutzen

Lösch- und Vernichtungsnachweise sind nicht nur für den Datenschutz wertvoll. Zusammen mit Entsorgungsnachweisen zeigen sie auch, wie viele Geräte wiederverwendet, wie viele recycelt und wie viele vernichtet wurden. Diese Zahlen werden zunehmend für Nachhaltigkeitsberichte und Lieferantenanfragen gebraucht. Ein Löschzertifikat ist dabei ein indirekter Beleg für Wiederverwendung: Ein gelöschtes Gerät kann weitergenutzt werden, ein vernichtetes nicht.

Bei Second IT erhalten Sie neben Lösch- und Vernichtungszertifikaten auch Audit-Berichte sowie Recycling- und Entsorgungsnachweise für CSR- und ESG-Berichte. Auf Wunsch gibt es eine jährliche, individuelle Umweltbilanz.

Wie lange sollten Sie Nachweise aufbewahren?

Eine allgemeine gesetzliche Frist speziell für Lösch- und Vernichtungsnachweise gibt es nicht. Die Nachweise dienen dazu, Ihre Rechenschaftspflicht zu erfüllen. Legen Sie die Aufbewahrungsdauer deshalb in Ihrem Löschkonzept fest und orientieren Sie sich an Prüfzyklen, Verjährungsfristen und branchenspezifischen Vorgaben. Viele Unternehmen bewahren die Nachweise mehrere Jahre auf. Stimmen Sie die Frist mit Ihrer Datenschutzbeauftragten ab.

Wie Nachweise in einen geregelten Aussonderungsprozess passen, beschreibt auch unser Beitrag zu Disposition des actifs informatiques.

Plus d'informations sur le sujet : Choisir un fournisseur de services informatiques : 12 questions pour éviter les erreurs et Les données disparaissent, la valeur reste : Pourquoi l'effacement certifié des données vaut de l'or.

Häufige Fragen zu Vernichtungszertifikat und Löschprotokoll

Was ist ein Vernichtungszertifikat?

Ein Vernichtungszertifikat ist der schriftliche Nachweis, dass Datenträger physisch zerstört wurden. Es nennt Auftraggeber, Dienstleister, Datum, Art und Anzahl der Datenträger, deren Seriennummern und die Sicherheitsstufe nach DIN 66399. Es dient als Beleg für Datenschutzprüfungen und Audits.

Was ist der Unterschied zwischen Löschprotokoll und Vernichtungszertifikat?

Ein Löschprotokoll belegt, dass ein Datenträger mit einer Software sicher überschrieben oder gelöscht wurde. Der Datenträger bleibt dabei nutzbar und kann weiterverwendet werden. Ein Vernichtungszertifikat belegt die physische Zerstörung. Beide Nachweise sollten jeden Datenträger per Seriennummer aufführen.

Reicht ein Vernichtungsnachweis mit Gewichtsangabe?

Für eine belastbare Dokumentation meist nicht. Eine Gewichtsangabe zeigt nur, dass eine Menge vernichtet wurde, aber nicht, welche Datenträger. Im Ernstfall können Sie dann nicht belegen, dass ein bestimmtes Laufwerk dabei war. Verlangen Sie deshalb eine Liste mit Seriennummern.

Schreibt die DSGVO ein Löschprotokoll vor?

Die DSGVO nennt kein bestimmtes Dokument. Sie verpflichtet Sie aber, die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze nachweisen zu können. Ein Löschprotokoll je Seriennummer ist dafür der praktischste Weg. Welche Nachweise Sie konkret brauchen, legen Sie in Ihrem Löschkonzept fest.