Checklist de départ : comment récupérer le matériel informatique en toute sécurité

Lorsque des collaborateurs quittent l’entreprise, les ressources humaines pensent au certificat de travail, aux congés restants et aux clés. L’informatique pense aux comptes et aux licences. Et le matériel ? Ordinateur portable, téléphone professionnel, tablette, casque et station d’accueil se trouvent souvent au domicile – parfois à des centaines de kilomètres. Cette checklist d’offboarding montre comment récupérer le matériel informatique de façon complète, sécurisée et documentée, et ce qu’il convient de faire ensuite des appareils.

Ce que signifie l’offboarding pour l’informatique

L’offboarding désigne toutes les étapes par lesquelles une entreprise organise le départ d’une personne – de l’entretien de départ au dernier bulletin de paie. Pour l’informatique, il comprend trois domaines : bloquer les accès, sauvegarder et effacer les données, récupérer le matériel et le réutiliser ou le valoriser.

L’Office fédéral allemand de la sécurité des technologies de l’information (BSI) exige expressément, dans le module ORP.2 « Personnel » de l’IT-Grundschutz, une procédure encadrée lors du départ des collaborateurs. Cela inclut la restitution de tous les outils de travail et moyens d’accès. Le RGPD exige lui aussi, à l’art. 32, des mesures appropriées pour que les données personnelles ne tombent pas entre de mauvaises mains – par exemple sur un ordinateur portable qui reste dans un foyer privé après le départ.

Pourquoi le télétravail complique les choses

Selon l’Office fédéral allemand de la statistique, près d’un quart de tous les actifs en Allemagne travaillaient au moins occasionnellement à domicile en 2023 (23,5 %). Chacun de ces bureaux à domicile est un petit site externe équipé de matériel d’entreprise. Lors d’un départ, personne ne peut simplement récupérer l’appareil sur le bureau. Sans voie de retour préparée, les ordinateurs portables se retrouvent dans des colis privés, sans emballage et sans suivi – ou ne reviennent jamais.

La checklist d’offboarding pour le matériel informatique

Avant le dernier jour de travail

• Extraire de l’inventaire la liste de tous les appareils remis : ordinateur portable, smartphone, tablette, écrans, station d’accueil, casque, token, supports de stockage.
• Faire le point avec la personne : manque-t-il quelque chose, y a-t-il un défaut, y a-t-il des données privées sur l’appareil ?
• Définir la voie de retour : remise sur place, envoi individuel ou enlèvement.
• Sauvegarder les données professionnelles qui doivent être conservées, par exemple les documents de projet ou la correspondance.
• Pour les appareils mobiles, clarifier comment le verrouillage d’activation et les comptes personnels seront supprimés.

Le dernier jour de travail

• Bloquer les accès : annuaire, messagerie, VPN, services cloud, accès à distance.
• Verrouiller les appareils dans la solution MDM ou les placer en statut de retour.
• Faire signer le procès-verbal de remise, avec numéros de série et état.
• Récupérer les moyens d’accès tels que cartes à puce, tokens et clés.

Après le départ

• Vérifier la réception de tous les appareils et les réintégrer à l’inventaire.
• Décider : réaffectation à de nouveaux collaborateurs, stockage, vente ou élimination.
• Effacer les données de manière certifiée, avec une preuve pour chaque appareil.
• Libérer les licences, adapter les contrats de téléphonie mobile, désactiver les cartes SIM.
• Classer les justificatifs dans le dossier du personnel ou dans l’inventaire.

Organiser le retour depuis le télétravail

La voie de retour la plus sûre est celle que vous définissez à l’avance. Chez Second IT, il s’agit de l’ envoi individuel par retour DHL: la personne emballe l’appareil, si possible dans son emballage d’origine, et déclare l’envoi via un portail de retours. Important pour les appareils Apple : la fonction « Localiser » doit être désactivée au préalable, et le bloc d’alimentation et le câble doivent être joints au colis.

Pour de plus grandes quantités, par exemple lorsqu’une équipe entière ou un site change, il existe deux autres voies :

Situation	Solution adaptée	Particularité
Appareils individuels du télétravail	envoi individuel par retour DHL	Simple pour les collaborateurs, aucun enlèvement nécessaire
Plusieurs smartphones et tablettes	PELI Case	Deux scellés de haute sécurité selon ISO 17712, jusqu’à 31 kg
De nombreux appareils sur un site	Chariot à roulettes	Verrouillable, jusqu’à 750 kg, enlèvement par transporteur
Grandes quantités ou zones sensibles	Enlèvement direct	Sans stockage intermédiaire, suivi par GPS, scellé, assuré

Pour les sites et les grandes quantités, Second IT assure l’ enlèvement sécurisé sur site. Chaque appareil est enregistré par numéro de série à sa réception. Vous suivez le statut dans le portail client.

Ce que doit contenir le procès-verbal de remise

Le procès-verbal de remise fait le lien entre le dossier du personnel et l’inventaire. Il doit être court mais complet :

Mention	Objet
Nom, service, date de départ	Rattachement à la personne
Type d’appareil, modèle, numéro de série	Rattachement univoque à l’inventaire
Accessoires (bloc d’alimentation, station d’accueil, casque)	Vérifier l’exhaustivité
État et dommages connus	Évaluation ultérieure, clarification des questions de responsabilité
Statut des comptes et des verrouillages	Preuve que le verrouillage d’activation et les comptes personnels ont été supprimés
Voie de retour et numéro de suivi	Suivi lors de l’expédition
Date et signatures	Confirmation par les deux parties

En cas de retour par envoi postal, le numéro de suivi remplace la signature de l’informatique lors de la remise. L’informatique doit alors contresigner à la réception des marchandises.

Ce que dit le droit

Les outils de travail restent la propriété de l’employeur. Selon l’opinion générale, les salariés doivent les restituer à la fin de la relation de travail ; il n’existe en règle générale aucun droit de rétention. Les détails tels que le délai de restitution, le mode d’expédition et la responsabilité en cas de dommage doivent être réglés dans le contrat de travail ou dans une convention de mise à disposition. Pour les appareils dont l’usage privé était autorisé, il faut en outre clarifier comment les données privées sont sauvegardées et supprimées. Cet article ne remplace pas un conseil juridique.

Cas particulier : usage privé et appareils personnels

Deux situations méritent une attention particulière. D’abord, les appareils professionnels dont l’usage privé était autorisé. Des photos, messages ou comptes privés peuvent s’y trouver. Donnez à la personne la possibilité de sauvegarder ses données privées avant son départ et documentez-le. L’appareil est ensuite entièrement effacé – données privées et professionnelles confondues.

Ensuite, les appareils privés utilisés à des fins professionnelles, souvent appelés « Bring Your Own Device ». Ces appareils restent à la personne. Votre entreprise doit toutefois veiller à ce que les données et accès professionnels soient supprimés, par exemple via un espace de travail séparé dans la solution MDM, qui est supprimé lors du départ. Le mieux est de régler cela dès l’introduction, et pas seulement au moment du départ.

À quoi reconnaît-on un bon processus d’offboarding

• Taux de retour : Combien d’appareils remis reviennent dans un délai défini ?
• Délai de traitement : Combien de jours s’écoulent entre le départ et la preuve d’effacement ?
• Exhaustivité : Existe-t-il une preuve d’effacement ou de destruction pour chaque appareil restitué ?
• Devenir : Est-il documenté pour chaque appareil s’il a été réaffecté, vendu ou éliminé ?

Ces indicateurs peuvent être relevés avec une simple liste. Ils montrent rapidement où les appareils restent bloqués dans le processus.

Réaffecter, stocker ou revendre ?

Tous les appareils restitués ne sont pas réaffectés à un successeur. Souvent, ils sont plus anciens que la génération actuelle d’appareils, ou le poste n’est pas repourvu. La question est alors : stockage ou valorisation ?

• Réaffectation interne : pertinente pour les appareils récents. Effacer au préalable de manière certifiée et réinstaller.
• Conservation : uniquement avec un plan. Les appareils perdent de la valeur chaque mois en stock et doivent être protégés tant qu’ils contiennent des données.
• Vente : pertinente pour les appareils qui ne sont plus prévus. Le produit retourne dans le budget.
• Élimination : pour les appareils défectueux sans valeur marchande, dans les règles de l’art et avec justificatif.

Pour savoir comment réaffecter de manière responsable des ordinateurs portables retirés du service, consultez notre guide sur le thème donner des ordinateurs portables d'occasion.

Pour savoir comment revendre des appareils restitués sans verrouillage, consultez l’article Vendre des tablettes d’entreprise sans verrouillage MDM.

Effacement des données : l’étape qui manque souvent

De nombreuses entreprises se contentent de réinitialiser les appareils restitués. Cela peut suffire pour une réaffectation interne, mais pas pour la vente ni l’élimination. Un disque formaté peut être restauré avec des moyens simples. Chez Second IT, les appareils sont effacés avec Blancco. Vous recevez pour chaque appareil un certificat signé numériquement. En savoir plus sur l’ effacement avec certificat.

En outre, tous les appareils livrés sont contrôlés de manière ciblée pour détecter des supports de stockage supplémentaires : clés USB dans les sacoches d’ordinateur, cartes mémoire dans les smartphones, disques durs externes oubliés. En savoir plus sur le contrôle des supports de données oubliés. Les justificatifs qui comptent lors d’un audit de protection des données sont expliqués dans l’article Éliminer les supports de données en conformité avec le RGPD.

Rôles et responsabilités

Rôle	Tâche dans l’offboarding
Service des ressources humaines	Signaler la date de départ, ancrer la restitution dans le processus de départ
Responsable hiérarchique	Garantir la transmission des documents et des connaissances
IT	Bloquer les accès, réintégrer les appareils à l’inventaire, commander l’effacement
Protection des données	Contrôler le concept d’effacement et les justificatifs
Achats ou contrôle de gestion	Comptabiliser la valorisation et le produit

Un problème fréquent est que chaque service accomplit sa part, mais que personne n’est responsable du processus global. Définissez qui clôture le départ du point de vue informatique – et à quoi l’on reconnaît qu’il est terminé.

Plus d'informations sur le sujet : Formaté n'est pas effacé : effacer définitivement les disques durs & SSDs et Exposer les téléphones portables professionnels : données supprimées, blocage supprimé, remboursement des frais.

Questions fréquentes sur l’offboarding informatique

Que doit contenir une checklist d’offboarding pour l’informatique ?

Trois domaines : accès, données et matériel. Les accès à l’annuaire, à la messagerie, au VPN et au cloud sont bloqués. Les données professionnelles sont sauvegardées puis effacées de manière certifiée sur les appareils. Tous les appareils sont réintégrés à l’inventaire par numéro de série, puis réaffectés, vendus ou éliminés.

Comment récupérer les appareils du télétravail ?

De préférence par un retour préparé. La personne emballe l’appareil et l’expédie avec une étiquette retour que vous fournissez. Pour les appareils Apple, la fonction « Localiser » doit être désactivée au préalable. Pour de plus grandes quantités, des valises scellées, des chariots ou un enlèvement direct sont plus sûrs.

Dois-je effacer les ordinateurs portables restitués avant de les réaffecter ?

Oui. Même en cas de réaffectation interne, aucune donnée de la personne précédente ne doit rester sur l’appareil. Pour la vente et l’élimination, un effacement certifié avec justificatif par numéro de série est la voie sûre. Vous pouvez ainsi prouver lors des contrôles ce qu’il est advenu des données.

Que faire si un appareil n’est pas restitué ?

Verrouillez immédiatement l’appareil via votre gestion des appareils et documentez l’incident. Vérifiez avec votre délégué à la protection des données s’il s’agit d’une violation de données à notifier. Clarifiez les démarches relevant du droit du travail avec votre conseil juridique. Des règles claires dans le contrat de travail préviennent de tels cas.