Sicherheitsplombe

Tussen uw kantoor en de dienstverlener liggen een trappenhuis, een laadperron en een snelweg. Onderweg mogen notebooks en harde schijven met bedrijfsgegevens in niemands handen vallen. Een veiligheidszegel voorkomt dat niet op zichzelf, maar maakt zichtbaar of een container onderweg is geopend. Dit woordenlijstitem legt uit hoe veiligheidszegels werken, welke soorten er zijn en waar u bij het verzegelen op moet letten.

Wat is een veiligheidszegel?

Een zegel (Plombe) was oorspronkelijk een loden zegel waarmee men zakken, meters of deuren sloot. Tegenwoordig bestaan veiligheidszegels meestal uit kunststof, staal of staalkabel. Alle soorten hebben gemeen dat ze een unieke, doorlopende nummering dragen en na het sluiten niet meer kunnen worden geopend zonder zichtbaar te worden beschadigd.

Hieruit volgt hun doel. Een zegel is geen slot dat inbraak voorkomt. Het is een bewijsmiddel. Wie de container opent, laat sporen achter, en wie een zegel verwisselt, creëert een verkeerd nummer. Beide valt de ontvanger op wanneer hij het nummer met het protocol vergelijkt.

In het Engels spreekt men van "security seals" en "tamper-evident seals". Bedoeld wordt steeds hetzelfde principe: manipulatie wordt niet onmogelijk, maar blijft niet onopgemerkt.

Waarom veiligheidszegels bij IT-transport tellen

Afgedankte notebooks, pc’s, servers en harde schijven zijn tot aan het wissen gegevensdragers met klant-, personeels- of bedrijfsgegevens. Hiervoor geldt art. 32 AVG: persoonsgegevens moeten door passende technische en organisatorische maatregelen worden beschermd, ook tijdens het transport. Tegelijk vereist de verantwoordingsplicht (art. 5 lid 2 AVG) dat u deze bescherming kunt aantonen.

De zegel dicht een gat dat andere maatregelen openlaten. GPS-gegevens laten zien waar een voertuig was. Ze laten echter niet zien of een container is geopend. Het onbeschadigde zegel met het passende nummer is het bewijs dat de inhoud bij de ontvanger aankomt zoals hij bij de afzender is gesloten. Het is daarmee een schakel in de Chain of custody, de sluitende bewaarketen.

Soorten veiligheidszegels

Soort	Opbouw	Typische toepassing
Kunststofzegel (trekzegel)	Kunststof band met klikslot, kan alleen door doorknippen worden geopend	Containers, beveiligde containers, rolcontainers, kratten
Kabelzegel	Staalkabel met sluitlichaam, wordt strakgetrokken	Deuren van voertuigen, gaaskisten
Boutzegel	Stalen bout met huls, alleen met gereedschap te scheiden	Containers en vrachtwagenopbouwen
Veiligheidsetiket	Plakzegel dat bij het losmaken een opschrift als "VOID" achterlaat	Behuizingen, dozen, schijfschachten

Voor mechanische zegels in het containerverkeer bestaat de internationale norm ISO 17712. Zij onderscheidt zegels naar hun weerstand in de klassen I (Indicative), S (Security) en H (High Security). Zegels van klasse H moeten bijzonder hoge krachten weerstaan en kunnen alleen met zwaar gereedschap worden gescheiden.

Waaraan u veilig verzegelen herkent

• Unieke nummers: Elk zegel heeft een eigen doorlopend nummer. Dubbele of ontbrekende nummers vallen meteen op.
• Nummer in het overdrachtsprotocol: De zegelnummers staan in het Overnameprotocoldat bij de ophaling wordt ondertekend.
• Controle door de ontvanger: Bij de goederenontvangst worden de staat en het nummer van elk zegel gecontroleerd voordat de container wordt geopend.
• Pas openen op de bestemming: Het zegel wordt pas verwijderd op de plaats waar de verwerking plaatsvindt, niet bij een tussenstop.
• Regel bij afwijkingen: Is een zegel beschadigd of klopt het nummer niet, dan wordt dat vastgelegd en gemeld voordat verder wordt gewerkt.
• Gecontroleerde zegelvoorraad: Ongebruikte zegels worden achter slot bewaard, zodat niemand een vervangend zegel met passend uiterlijk kan aanbrengen.

Voorbeeld: ophaling bij drie vestigingen

Een vereenvoudigd voorbeeld laat zien hoe zegels in de praktijk helpen. Een bedrijf laat afgedankte notebooks bij drie vestigingen ophalen.

1. In elke vestiging worden de apparaten in een container verpakt. De IT noteert de serienummers en het nummer van het zegel waarmee de container wordt gesloten.
2. De chauffeur controleert de sluiting en ondertekent het overdrachtsprotocol met zegelnummer en aantal containers.
3. Bij de goederenontvangst blijkt: twee zegels zijn onbeschadigd, bij het derde komt het nummer niet overeen met het protocol.
4. De container wordt apart geopend, de inhoud wordt met de apparatenlijst vergeleken en de afwijking wordt gemeld. Het blijkt dat in de vestiging twee zegels verwisseld waren genoteerd. Alle apparaten zijn compleet.

Zonder zegelnummers had niemand gemerkt dat er iets niet klopte. Met zegelnummers kon de afwijking snel worden opgehelderd en aangetoond. Hoe u de overdracht van apparaten bij het vertrek van medewerkers organiseert, laat onze offboarding-checklist.

Veiligheidszegels bij Second IT

Bij de Beveiligde logistiek van Second IT wordt elk transport beschermd door manipulatiebestendige verzegeling. Volgens de algemene voorwaarden omvat de beveiligde logistiek bij ophaling ter plaatse een verzegeling van alle gegevensdragers en GPS-tracking van het voertuig. Het ontzegelen vindt pas plaats in ons huis in Schwäbisch Hall. De ritten zijn directe ritten zonder tussenopslag, het transport is verzekerd.

Wie apparaten zelf verzendt, krijgt passende zegels mee: in elke PELI Case zitten twee hoogveiligheidszegels conform ISO 17712:2013. Ook de rolcontainer wordt met meegeleverde veiligheidszegels gesloten. Laat bij de overdracht aan DHL of de expediteur de ophaling bevestigen op uw exemplaar van het overdrachtsprotocol. Bij de goederenontvangst worden de apparaten vervolgens op serienummer geregistreerd.

Afbakening ten opzichte van verwante begrippen

Het veiligheidszegel beveiligt de container. De Beveiligd transport omvat de hele weg met voertuig, route, personeel en documentatie. Een Privacycontainer is een afsluitbare verzamelcontainer die vaak aanvullend wordt verzegeld. Waar het in het geheel op aankomt bij een privacyconforme omgang met gegevensdragers, legt onze gids uit: Gegevensdragers AVG-conform afvoeren.

Veelgestelde vragen over veiligheidszegels

Wat betekent "tamper evident"?

"Tamper evident" betekent manipulatiebestendig, dus manipulatie aantonend. Zo’n sluiting voorkomt het openen niet volledig, maar maakt het zichtbaar. Wie haar opent of verwisselt, laat sporen of een verkeerd nummer achter.

Wat regelt ISO 17712?

ISO 17712 is een internationale norm voor mechanische zegels, vooral in het containerverkeer. Zij stelt eisen aan sterkte en manipulatiemelding en deelt zegels in de klassen I, S en H in. H staat voor hoogveiligheidszegels.

Wat moet ik doen als een zegel beschadigd aankomt?

Open de container niet zomaar, maar fotografeer en documenteer de staat. Vervolgens wordt de inhoud gecontroleerd met de apparatenlijst vergeleken. Ontbreekt een apparaat met persoonsgegevens, controleer dan met uw privacyadviseur of een melding op grond van art. 33 AVG nodig is.

Volstaat een zegel als bescherming bij verzending?

Niet op zichzelf. Het zegel toont manipulatie aan, maar voorkomt geen verlies. Zinvol is de combinatie van een stevige container, een vastgelegd zegelnummer, een navolgbaar transport en controle bij de goederenontvangst.

Wat is het verschil tussen een zegel en een slot?

Een slot moet toegang voorkomen. Een zegel voorkomt die niet, maar maakt hem zichtbaar. Wie het opent, laat sporen achter, en wie het verwisselt, creëert een verkeerd nummer. Beide valt op bij vergelijking met het protocol.