Entsorgungsnachweis

"Stuur ons even het afvoerbewijs": die zin horen IT-afdelingen van inkoop, gegevensbescherming of het ESG-team. Er worden echter vaak verschillende documenten bedoeld. Deze vermelding legt uit wat een afvoerbewijs in het afvalrecht is, wanneer het bij oude IT-apparatuur nodig is en welke bewijsstukken u in plaats daarvan ontvangt.

Het afvoerbewijs in het afvalrecht

Voor gevaarlijk afval eist § 50 KrWG een sluitende bewijsvoering. Deze bestaat uit twee delen:

• Voorafgaande controle met het afvoerbewijs: Voordat de afvoer begint, verklaren de afvalproducent producent en de verwerker welk afval het betreft en dat de installatie het mag aannemen. Afhankelijk van de procedure bevestigt de autoriteit het bewijs, of het geldt bij bepaalde gecertificeerde afvalverwerkingsbedrijven als bevestigd.
• Verblijfscontrole met begeleidingsdocumenten: Elke afzonderlijke afvoer wordt gedocumenteerd met een begeleidingsdocument dat van de producent via de vervoerder naar de installatie loopt.

Sinds 2010 worden deze bewijzen in beginsel elektronisch bijgehouden via het eANV met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Voor kleinere hoeveelheden bestaan vereenvoudigde procedures zoals collectieve afvoer met een overnamedocument.

Geldt dit ook voor oude IT-apparatuur?

Gebruikte elektrische apparaten met gevaarlijke bestanddelen zijn gevaarlijk afval, bijvoorbeeld onder de afvalcode 16 02 13*. De Duitse wet op elektrische en elektronische apparatuur (ElektroG) bevat echter een uitzondering: voor de overdracht van oude apparaten aan inzamel- en eerstebehandelingsinstallaties gelden de bewijsplichten volgens § 50 lid 1 KrWG niet. De vervoerder moet toch bepaalde begeleidende documenten meevoeren. Worden uit oude apparaten gevaarlijke onderdelen zoals batterijen verwijderd, dan geldt voor die onderdelen weer de volledige bewijsplicht.

De details hangen af van de afvoerroute en de deelstaat. Deze vermelding geeft een overzicht en vervangt geen juridisch advies.

Welke bewijsstukken u bij IT-afvoer ontvangt

Document	Wat het bewijst	Juridisch karakter
Afvoerbewijs	Toelaatbaarheid van de geplande afvoer van gevaarlijk afval	Verplichting volgens de KrWG en de Nachweisverordnung, tenzij een uitzondering geldt
Begeleidingsdocument / overnamedocument	Verblijfplaats van een concrete hoeveelheid afval	Verplichting in de bewijsprocedure
Afvoerverklaring of recyclingbewijs	Dat bepaalde apparaten of hoeveelheden vakkundig zijn verwerkt	Contractueel overeengekomen, belangrijk voor audit en ESG-rapportage
Wis- of vernietigingscertificaat	Dat de gegevens per gegevensdrager zijn gewist of vernietigd	Bewijs voor gegevensbescherming, geen afvalrechtelijk document

De scheiding is belangrijk: een afvalrechtelijk bewijs zegt niets over gegevens, en een wiscertificaat niets over de verwerking. Welke gegevens in wis- en vernietigingsbewijzen moeten staan, legt onze gids uit Vernietigingscertificaat en wisrapport.

Afvoerbewijzen bij Second IT

Second IT is een gecertificeerd afvalverwerkingsbedrijf volgens § 56 KrWG en documenteert de afvoer overeenkomstig de Kreislaufwirtschaftsgesetz. Klanten ontvangen recycling- en afvoerbewijzen voor hun CSR- en ESG-rapportage, daarnaast wiscertificaten per apparaat en vernietigingscertificaten. Auditrapporten staan klaar in het klantenportaal. Wat het certificaat van een gecertificeerd afvalverwerkingsbedrijf betekent, leest u in het artikel Gecertificeerd afvalverwerkingsbedrijf en IT-afvoer. Meer over de IT-afvoer met bewijs.

Veelgestelde vragen over het afvoerbewijs

Heb ik voor oude laptops een afvoerbewijs nodig?

Een afvoerbewijs in de zin van de Nachweisverordnung is bij overdracht aan inzamel- en eerstebehandelingsinstallaties voor afgedankte elektrische apparatuur doorgaans niet vereist. Voor uw administratie moet u toch een verklaring over de vakkundige verwerking vragen.

Wat is het verschil tussen een afvoerbewijs en een afvoerverklaring?

Het afvoerbewijs is een wettelijk geregeld document voor gevaarlijk afval dat vóór de afvoer wordt opgesteld. De afvoerverklaring bevestigt achteraf dat apparaten of hoeveelheden vakkundig zijn afgevoerd. Zij is contractueel overeengekomen.

Hoe lang moet ik afvoerdocumenten bewaren?

Bewijzen en registers volgens de Nachweisverordnung moeten doorgaans ten minste drie jaar worden bewaard. Voor documenten die tevens boekingsstukken zijn, gelden bovendien de bewaartermijnen uit het handels- en belastingrecht.

Wat is een begeleidingsdocument bij afvoer?

Een begeleidingsdocument documenteert elke afzonderlijke afvoer van gevaarlijk afval. Het loopt van de afvalproducent via de vervoerder naar de verwerkingsinstallatie en bewijst zo de verblijfplaats. Het hoort bij de verblijfcontrole en wordt in beginsel elektronisch bijgehouden via het eANV.

Vervangt een wiscertificaat het afvoerbewijs?

Nee. Het wiscertificaat bewijst dat gegevens per gegevensdrager zijn gewist of vernietigd. Het is een gegevensbeschermingsbewijs en geen afvalrechtelijk document. Voor het uitfaseren van IT hebt u daarom twee bewijsketens nodig, één voor de gegevens en één voor het afval.