Aussonderung

Aussonderung bij overheidsinstanties en bedrijven

Overheidsinstanties beheren hun inventaris volgens het begrotingsrecht. Voordat een apparaat de voorraad verlaat, wordt gecontroleerd en gedocumenteerd waarom het wordt uitgescheiden en wat ermee gebeurt. Vermogensbestanddelen van de Bond mogen volgens de Bundeshaushaltsordnung (federale begrotingsregeling) in beginsel alleen tegen de volle waarde worden vervreemd. Doorverkoop heeft daarom vaak voorrang boven sloop als het apparaat nog waarde heeft. Deelstaten en gemeenten hebben eigen voorschriften.

Bij bedrijven heet de boekhoudkundige handeling meestal Afstoting van activa. Hetzelfde wordt bedoeld: het apparaat wordt uit het vaste-activaregister afgeboekt, met datum, reden en bewijsstuk. Hoe u de afstoting netjes documenteert, laat de gids zien: afvoerprotocol voor IT.

Bijzonderheid: gerubriceerde informatie

Stonden er op de apparaten gerubriceerde informatie, dan gelden aanvullende regels. Gegevensdragers moeten worden gewist of vernietigd volgens de voorschriften voor de betreffende geheimhoudingsgraad, en elke stap wordt aangetoond. Hoe dat bij VS-NfD werkt, legt de gids uit: VS-NfD-hardware uitscheiden. Second IT werkt ook voor de publieke sector, verwerkt gegevensdragers conform VS-NfD en levert wis- en vernietigingscertificaten per serienummer. Dit item vervangt geen juridisch advies.

Veelgestelde vragen over Aussonderung

Wat is het verschil tussen Aussonderung en afvoer?

De Aussonderung is de beslissing en documentatie dat een voorwerp de voorraad verlaat. De afvoer is slechts een van de mogelijke wegen daarna – naast verkoop, overdracht of hergebruik.

Mogen overheidsinstanties uitgescheiden IT verkopen?

Ja, als de voorschriften van het betreffende begrotingsrecht worden nageleefd en de gegevens aantoonbaar zijn gewist. Een verkoop is vaak zelfs geboden als het apparaat nog waarde heeft.

Welke bewijzen heeft een Aussonderung van IT nodig?

Gebruikelijk zijn een uitscheidingsvermelding met reden, een lijst van apparaten met serienummers en inventarisnummers en wis- of vernietigingscertificaten per gegevensdrager.

Wat is het verschil tussen Aussonderung en afstoting van een bedrijfsmiddel?

Hetzelfde wordt bedoeld: een apparaat verlaat de voorraad. Aussonderung zegt men meestal bij overheidsinstanties, Anlagenabgang bij bedrijven. Daar wordt het apparaat uit het vaste-activaregister afgeboekt, met datum, reden en bewijsstuk.

Wat geldt er bij de Aussonderung van apparaten met gerubriceerde informatie?

Er gelden aanvullende regels. De gegevensdragers moeten worden gewist of vernietigd volgens de voorschriften voor de betreffende geheimhoudingsgraad. Elke stap wordt aangetoond, bij voorkeur per serienummer.