IT-Lifecycle, Steuern & Finanzen

IT-Hardware ist nicht nur Technik, sondern auch ein Wert in der Bilanz. Vom Kauf über die Nutzung bis zur Ausmusterung spielen Abschreibung, Buchwert und Steuern eine Rolle. Wer den Lebenszyklus kennt, plant den Austausch besser und holt am Ende mehr aus den Geräten heraus.

In diesem Thema erklären wir die wichtigsten Begriffe: AfA bei IT und digitale Wirtschaftsgüter, geringwertiges Wirtschaftsgut und Sammelposten, Anlagenverzeichnis, Restbuchwert und Anlagenabgang. Dazu kommen Total Cost of Ownership, CapEx und OpEx, Device as a Service, Refresh-Zyklus, Aussonderung, Gefahr- und Eigentumsübergang sowie die Differenzbesteuerung beim Weiterverkauf gebrauchter Geräte.

Das Glossar richtet sich an Finanzabteilung, Controlling und IT-Leitung. Die Einträge erklären Grundlagen und ersetzen keine Steuerberatung.

Die Begriffe im Überblick

• AfA (Absetzung für Abnutzung) bei ITDie Absetzung für Abnutzung (AfA) ist die steuerliche Abschreibung von Wirtschaftsgütern, die länger als ein Jahr genutzt werden. Die Anschaffungskosten werden …
• AnlagenverzeichnisEin Anlagenverzeichnis ist eine laufend geführte Übersicht über alle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens eines Unternehmens, mit Anschaffungsdatum …
• Device as a Service (DaaS)Device as a Service (DaaS) ist ein Bezugsmodell, bei dem ein Anbieter IT-Geräte wie Notebooks, Smartphones oder Tablets zusammen mit Dienstleistungen gegen …
• Differenzbesteuerung (§ 25a UStG)Die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG ist eine Sonderregel der Umsatzsteuer für Wiederverkäufer gebrauchter Gegenstände. Besteuert wird nicht der volle …
• Digitale WirtschaftsgüterDigitale Wirtschaftsgüter sind im Steuerrecht Computerhardware samt Peripherie sowie Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung. Für sie …
• Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)Ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist ein bewegliches, abnutzbares und selbständig nutzbares Anlagegut, dessen Anschaffungskosten netto höchstens 800 …
• RestbuchwertDer Restbuchwert ist der Wert, mit dem ein Wirtschaftsgut nach Abzug aller bisherigen Abschreibungen noch im Anlagevermögen steht. Er ergibt sich aus …
• SammelpostenEin Sammelposten ist ein steuerlicher Sammelausweis für abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von mehr als 250 bis 1.000 Euro netto …
• Total Cost of Ownership (TCO)Total Cost of Ownership (TCO, deutsch: Gesamtbetriebskosten) ist die Summe aller Kosten, die ein Gerät oder System über seinen gesamten Lebenszyklus verursacht …
• AnlagenabgangEin Anlagenabgang ist das Ausscheiden eines Wirtschaftsguts aus dem Anlagevermögen, etwa durch Verkauf, Verschrottung, Diebstahl oder Entnahme. In der …
• AussonderungAussonderung ist der vor allem in Behörden übliche Begriff für das förmliche Ausscheiden eines Gegenstands aus dem Bestand, weil er nicht mehr benötigt wird …
• CapEx und OpExCapEx (Capital Expenditure) sind Investitionsausgaben für langlebige Güter, die aktiviert und über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden. OpEx (Operational …
• Gefahrübergang und EigentumsübergangDer Gefahrübergang ist der Zeitpunkt, ab dem beim Kauf das Risiko des zufälligen Untergangs oder der Beschädigung der Ware vom Verkäufer auf den Käufer …
• Refresh-ZyklusEin Refresh-Zyklus ist der geplante Zeitraum, nach dem ein Unternehmen IT-Hardware wie Notebooks, PCs oder Server regelmäßig durch neue Geräte ersetzt. Er …

So hängt alles zusammen

1. Beim Kauf entscheidet sich die Abschreibung: AfA, digitale Wirtschaftsgüter, GWG oder Sammelposten. Ob gekauft oder als Device as a Service gemietet wird, zeigt der Blick auf CapEx und OpEx.
2. Jedes Gerät steht im Anlagenverzeichnis. Die Total Cost of Ownership zeigt, was es über die gesamte Laufzeit kostet.
3. Der Refresh-Zyklus legt fest, wann Geräte ersetzt werden.
4. Bei der Aussonderung wird der Restbuchwert festgestellt und das Gerät als Anlagenabgang ausgebucht.
5. Beim Verkauf regelt der Vertrag den Gefahr- und Eigentumsübergang. Wiederverkäufer können beim Weiterverkauf die Differenzbesteuerung nutzen.

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Ratgeber

• Laptop abgeschrieben? Warum er trotzdem noch Geld wert ist
• Verschrottungsprotokoll für IT: Anlagenabgang richtig dokumentieren
• Leasingrückgabe bei IT: Zurückgeben, ablösen oder verkaufen?
• Was CFOs über gebrauchte IT-Hardware wissen sollten (und warum sie sie lieben werden)

Häufige Fragen

Hat ein voll abgeschriebener Laptop noch einen Wert?

Oft ja. Der Buchwert sagt nichts über den Marktwert aus. Gut erhaltene Geräte lassen sich auch nach der Abschreibung noch verkaufen.

Was passiert buchhalterisch, wenn IT-Hardware ausgemustert wird?

Das Gerät wird als Anlagenabgang aus dem Anlagenverzeichnis ausgebucht. Ein verbleibender Restbuchwert wird dabei als Aufwand erfasst, ein Verkaufserlös als Ertrag. Details klärt Ihre Steuerberatung.

Was ist die Differenzbesteuerung?

Bei der Differenzbesteuerung nach § 25a UStG zahlt ein Wiederverkäufer Umsatzsteuer nur auf die Differenz zwischen Einkaufs- und Verkaufspreis. Sie gilt unter bestimmten Voraussetzungen für gebrauchte Gegenstände.