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Ein Notebook ist abgeschrieben, defekt oder schlicht überflüssig. Die IT stellt es ins Lager, irgendwann holt es ein Entsorger ab. Und in der Anlagenbuchhaltung steht das Gerät weiter auf der Liste. Bei der nächsten Inventur oder Betriebsprüfung fällt die Lücke dann auf. Ein Verschrottungsprotokoll schließt sie. Dieser Beitrag erklärt, was ein Verschrottungsprotokoll für IT-Hardware enthalten sollte, wie der Anlagenabgang dokumentiert wird und warum „verschrotten“ oft die teuerste Abgangsart ist.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Verschrottungsprotokoll ist der interne Beleg dafür, dass ein Wirtschaftsgut aus dem Anlagevermögen ausgeschieden ist, weil es entsorgt wurde.
- Es sollte Inventarnummer, Seriennummer, Grund, Datum, Restbuchwert und den Verbleib nennen – und von zwei Personen unterschrieben sein.
- Bei IT-Hardware gehören Lösch- oder Vernichtungsnachweise und der Entsorgungsnachweis als Anlage dazu.
- Viele „Schrottgeräte“ haben noch einen Marktwert. Ein Verkauf statt einer Verschrottung bringt Erlös statt Kosten.
Was ist ein Verschrottungsprotokoll?
Ein Verschrottungsprotokoll (auch Verschrottungsbeleg oder Abgangsbeleg) ist ein internes Dokument. Es hält fest, dass ein Gegenstand des Anlagevermögens nicht mehr genutzt, sondern entsorgt wurde. Für die Buchhaltung ist es der Beleg, um den Abgang des Wirtschaftsguts zu buchen. Für die Inventur erklärt es, warum ein Gerät nicht mehr vorhanden ist. Und für den Datenschutz verbindet es das Gerät mit dem Nachweis, dass seine Daten gelöscht oder vernichtet wurden.
Hintergrund ist die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung. Kaufleute müssen nach § 240 HGB regelmäßig ein Inventar aufstellen, und jede Buchung braucht einen Beleg. Ein Gerät, das ohne Beleg aus dem Bestand verschwindet, ist eine Lücke in der Dokumentation.
Die verschiedenen Arten des Anlagenabgangs
| Abgangsart | Beispiel | Typischer Beleg |
|---|---|---|
| Verkauf | Ankauf durch einen IT-Remarketer, Verkauf an Mitarbeitende | Rechnung bzw. Gutschrift, Übergabeprotokoll |
| Verschrottung | Entsorgung eines defekten Geräts | Verschrottungsprotokoll, Entsorgungsnachweis |
| Rückgabe | Rückgabe geleaster Geräte an den Leasinggeber | Rückgabeprotokoll (Leasinggeräte stehen in der Regel nicht in Ihrem Anlagevermögen) |
| Spende oder Schenkung | Abgabe an eine gemeinnützige Einrichtung | Zuwendungsbestätigung, Übergabeprotokoll |
| Verlust oder Diebstahl | Notebook kommt nicht zurück | Verlustmeldung, gegebenenfalls Anzeige |
Was in ein Verschrottungsprotokoll gehört
Ein gesetzlich vorgeschriebenes Formular gibt es nicht. Bewährt haben sich diese Angaben:
- Inventar- bzw. Anlagennummer aus dem Anlagenverzeichnis
- Bezeichnung des Geräts: Gerätetyp, Hersteller, Modell
- Seriennummer des Geräts und, bei IT, der eingebauten Datenträger
- Anschaffungsdatum und Anschaffungskosten
- Restbuchwert zum Zeitpunkt des Abgangs
- Grund des Abgangs: defekt, veraltet, Reparatur unwirtschaftlich
- Datum des Abgangs
- Verbleib: Name des Entsorgers bzw. Verwerters
- Datenschutz: Verweis auf Lösch- oder Vernichtungszertifikat
- Unterschriften: zwei Personen, etwa aus IT und Buchhaltung
- Anlagen: Entsorgungsnachweis, Lösch- oder Vernichtungszertifikat
Muster: Aufbau eines Verschrottungsprotokolls für IT
| Feld | Beispielinhalt |
|---|---|
| Inventarnummer | Nummer aus dem Anlagenverzeichnis |
| Gerät | Notebook, Hersteller, Modell |
| Seriennummern | Gerät und eingebaute SSD |
| Anschaffung | Datum und Anschaffungskosten |
| Restbuchwert | Wert am Abgangstag, häufig 0 Euro |
| Grund | Mainboard defekt, Reparatur unwirtschaftlich |
| Abgangsdatum | Tag der Übergabe an den Entsorger |
| Verbleib | Name des Entsorgungsfachbetriebs |
| Datenschutz | Nummer des Lösch- oder Vernichtungszertifikats |
| Freigabe | Unterschriften IT und Buchhaltung mit Datum |
Bei größeren Mengen müssen Sie nicht für jedes Gerät ein eigenes Blatt anlegen. Ein Sammelprotokoll mit einer Zeile je Gerät ist üblich und übersichtlicher.
Praktisch ist es, das Protokoll direkt aus dem Anlagenverzeichnis zu erzeugen: Sie exportieren die betroffenen Anlagen als Liste, ergänzen Grund und Verbleib und lassen die Liste von IT und Buchhaltung freigeben. Die Seriennummern aus dieser Liste dienen dann gleichzeitig als Grundlage für das Angebot des Verwerters und für den späteren Abgleich mit den Löschzertifikaten.
Merksatz: Bei IT-Hardware gehört zu jedem Verschrottungsprotokoll ein Nachweis über die Daten. Ein verschrottetes Gerät ist nicht automatisch ein gelöschtes Gerät.
Warum die Datenschutz-Anlage so wichtig ist
„Verschrottet“ heißt nicht, dass die Festplatte zerstört wurde. Viele Geräte werden zerlegt, und ihre Bauteile gehen in die Wiederverwertung. Wenn ein Datenträger dabei ungelöscht weitergegeben wird, haben Sie ein Datenschutzproblem – trotz ordentlicher Buchung. Verbinden Sie deshalb jedes Verschrottungsprotokoll mit einem Löschzertifikat je Gerät oder einem Vernichtungszertifikat mit Seriennummer.
Wie der Abgang gebucht wird
Beim Ausscheiden eines Wirtschaftsguts wird es mit seinem Restbuchwert aus dem Anlagevermögen ausgebucht. Grundsätzlich gilt:
- Verschrottung: Ein noch vorhandener Restbuchwert wird als Aufwand gebucht. Ist das Gerät voll abgeschrieben, entsteht kein Aufwand mehr, der Abgang muss aber trotzdem dokumentiert werden.
- Verkauf: Dem Restbuchwert steht ein Erlös gegenüber. Liegt der Erlös über dem Restbuchwert, entsteht ein Ertrag. Der Verkauf von Anlagevermögen ist in der Regel umsatzsteuerpflichtig.
- Sammelposten: Geräte, die in einem Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG erfasst sind, werden beim Ausscheiden nicht einzeln ausgebucht. Der Sammelposten wird unverändert weiter abgeschrieben.
Seit 2021 können Computerhardware und Software steuerlich über eine Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben werden. Viele IT-Geräte haben deshalb schon früh einen Buchwert von null. Mehr dazu in unserem Beitrag zu Nutzungsdauer und Abschreibung. Die konkrete Buchung und steuerliche Behandlung klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Aufbewahrung
Verschrottungsprotokolle sind Buchungsbelege. Für Buchungsbelege gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 147 AO, § 257 HGB). Lösch- und Vernichtungsnachweise sollten Sie mindestens genauso lange zusammen mit dem Protokoll aufbewahren.
Verkaufen statt verschrotten
In vielen Unternehmen werden Geräte verschrottet, die eigentlich noch einen Marktwert haben: drei Jahre alte Notebooks mit schwachem Akku, Monitore mit kleinen Kratzern, Server aus einer abgeschlossenen Migration. Ein abgeschriebenes Gerät ist nicht wertlos. Wenn es verkauft statt verschrottet wird, wird aus einer Entsorgungsrechnung eine Gutschrift.
| Kriterium | Verschrottung | Verkauf an einen zertifizierten Verwerter |
|---|---|---|
| Wirtschaftlich | Entsorgungskosten, kein Erlös | Erlös, oft auch für ältere Geräte |
| Beleg | Verschrottungsprotokoll und Entsorgungsnachweis | Gutschrift oder Rechnung und Übergabeprotokoll |
| Datenschutz | Lösch- oder Vernichtungsnachweis nötig | Löschzertifikat je Gerät |
| Nachhaltigkeit | Recycling der Rohstoffe | Wiederverwendung des ganzen Geräts |
Second IT bewertet Ihren Bestand mit einer Bestandsanalyse mit Marktbewertung auf Basis aktueller Preisdaten. Geräte mit Marktwert werden angekauft, Geräte ohne Marktwert fachgerecht verwertet. So erhalten Sie für jeden Abgang den passenden Beleg. Warum sich dieser Blick auch für das Finanzressort lohnt, zeigt unser Beitrag über gebrauchte IT-Hardware aus Finanzsicht.
Noch funktionsfähige Rechner haben oft einen Restwert – worauf es ankommt, wenn Sie gebrauchte PCs verkaufen, erklärt ein eigener Leitfaden.
Geräte ohne Marktwert: Entsorgung mit Nachweis
Für Geräte, die nicht mehr verkauft werden können, brauchen Sie neben dem Verschrottungsprotokoll einen Nachweis über die fachgerechte Entsorgung. Second IT ist zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb nach § 56 Kreislaufwirtschaftsgesetz. Die Geräte werden demontiert, brauchbare Bauteile gesichert, Schadstoffe fachgerecht behandelt und Rohstoffe zurückgewonnen. Sie erhalten Entsorgungsnachweise, die Sie dem Verschrottungsprotokoll beilegen können.
Ablauf: Vom Lagerregal zum sauberen Anlagenabgang
- Bestand erfassen: Alle auszumusternden Geräte mit Inventar- und Seriennummer auflisten.
- Abgleich mit dem Anlagenverzeichnis: Restbuchwerte und Eigentumsverhältnisse prüfen. Geleaste Geräte gesondert behandeln.
- Bewertung einholen: Welche Geräte lassen sich verkaufen, welche müssen entsorgt werden?
- Übergabe: Verplombte Abholung mit Übergabeprotokoll.
- Löschung oder Vernichtung: Zertifikat je Seriennummer.
- Belege zusammenführen: Gutschrift für verkaufte Geräte, Verschrottungsprotokoll und Entsorgungsnachweis für den Rest, Lösch- und Vernichtungszertifikate für alle.
- Buchen und ablegen: Abgang im Anlagenverzeichnis buchen, Belege aufbewahren.
Typische Fehler beim Anlagenabgang von IT
- Geräte verschwinden ohne Beleg: Das Notebook ist weg, das Anlagenverzeichnis führt es weiter. Bei der Inventur entsteht eine ungeklärte Differenz.
- Verschrottung ohne Datennachweis: Die Buchung stimmt, aber niemand kann belegen, dass die Festplatte gelöscht oder zerstört wurde.
- Leasinggeräte im Verschrottungsprotokoll: Geräte, die dem Leasinggeber gehören, werden versehentlich entsorgt.
- Verkauf ohne Rechnung: Geräte gehen formlos an Mitarbeitende oder Händler. Erlös und Umsatzsteuer werden nicht korrekt erfasst.
- Kein Vier-Augen-Prinzip: Eine einzelne Person entscheidet, verschrottet und bucht. Das ist anfällig für Fehler und Missbrauch.
Sonderfall öffentliche Hand
Behörden, Kommunen und Schulträger sprechen statt von Verschrottung meist von Aussonderung. Für sie gelten zusätzlich die Vorgaben des Haushaltsrechts und interne Aussonderungsrichtlinien. Bei Geräten mit Verschlusssachen kommen besondere Regeln für Löschung und Vernichtung hinzu. Mehr dazu in unserem Beitrag zur Aussonderung in Behörden.
Mehr zum Thema: Leasingrückgabe bei IT: Zurückgeben, ablösen oder verkaufen? und IT-Manager aufgepasst: Diese Werte schlummern in Ihrer Hardware.
Häufige Fragen zum Verschrottungsprotokoll
Was ist ein Verschrottungsprotokoll?
Ein Verschrottungsprotokoll ist ein interner Beleg dafür, dass ein Wirtschaftsgut des Anlagevermögens entsorgt wurde. Es nennt Inventarnummer, Gerät, Seriennummer, Grund, Datum, Restbuchwert und Verbleib und wird meist von zwei Personen unterschrieben. Die Buchhaltung bucht auf dieser Grundlage den Anlagenabgang.
Ist ein Verschrottungsprotokoll gesetzlich vorgeschrieben?
Ein bestimmtes Formular schreibt das Gesetz nicht vor. Jede Buchung braucht aber einen Beleg, und das Inventar muss stimmen. Das Verschrottungsprotokoll ist der übliche Weg, den Abgang eines entsorgten Geräts zu belegen. Wie Sie es konkret gestalten, stimmen Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung ab.
Was muss bei IT-Geräten zusätzlich dokumentiert werden?
Bei IT-Geräten gehört ein Nachweis über die Daten dazu: ein Löschzertifikat oder ein Vernichtungszertifikat mit der Seriennummer des Datenträgers. Ohne diesen Nachweis ist der Abgang zwar gebucht, aber nicht belegt, dass die Daten entfernt wurden. Dazu kommt der Entsorgungsnachweis.
Muss ich abgeschriebene Geräte überhaupt ausbuchen?
Ja. Auch ein Gerät mit Buchwert null steht im Anlagenverzeichnis, solange es nicht ausgebucht ist. Der Abgang verursacht dann keinen Aufwand mehr, muss aber dokumentiert werden. Nur bei Geräten im Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG entfällt die Einzelausbuchung.
Vor dem Verschrotten prüfen: Welche Geräte bringen noch Geld?
Senden Sie uns Ihre Liste der auszumusternden Geräte. Ihr Angebot erhalten Sie in durchschnittlich 48 Stunden – mit Lösch- und Entsorgungsnachweisen für Ihre Buchhaltung.
