Löschzertifikat

‘De gegevens zijn gewist’ – deze zin alleen overtuigt noch een toezichthouder noch een auditor. Gevraagd is een bewijs dat aan een bepaald apparaat kan worden toegewezen. Precies dat is een wiscertificaat. Hier leest u wat het bevat en hoe het verschilt van het wisrapport.

Wat staat er in een wiscertificaat?

Een wettelijk vastgelegde vorm bestaat niet. De volgende gegevens hebben zich bewezen en komen ook voor in het voorbeeldcertificaat van de Amerikaanse richtlijn NIST SP 800-88 :

Gegeven	Waarom het belangrijk is
Fabrikant, model, serienummer van de gegevensdrager of het apparaat	Eenduidige koppeling aan uw voorraad
Wismethode of wisnorm	Toont of de methode bij de gegevensdrager past
Gebruikte software en versie	Navolgbaarheid van het hulpmiddel
Begin, einde en duur	Tijdsbewijs
Resultaat en verificatie	Bewijst dat de wissing volledig en foutloos was
Uitvoerende instantie, eventueel persoon	Verantwoordelijkheid
Digitale handtekening of handtekening	Bescherming tegen latere wijziging

Een certificaat dat alleen een aantal of een gewicht vermeldt, helpt weinig bij het toewijzen van afzonderlijke apparaten. Welke aanvullende gegevens een vernietigingscertificaat nodig heeft, laat onze gids zien Vernietigingscertificaat en wisrapport.

Wiscertificaat of wisrapport?

De begrippen worden vaak door elkaar gebruikt. Een zinvol onderscheid: het Wisrapport is de technische registratie van het wisproces zoals de software die genereert, met alle details, zoals sectoren, fouten en doorlopen. Het wiscertificaat is de bevestigde, ondertekende of digitaal ondertekende samenvatting die u als bewijs archiveert. In veel gevallen zijn beide in één document verenigd.

Ook het vernietigingscertificaat moet worden onderscheiden. Het bewijst niet de wissing, maar de fysieke vernietiging van een gegevensdrager, bijvoorbeeld volgens DIN 66399.

Waaraan u een goed wiscertificaat herkent

• Eén certificaat per apparaat of gegevensdrager, geen verzamelbewijs.
• Het serienummer komt overeen met uw apparatenlijst.
• De methode past bij de techniek, bijvoorbeeld een geschikte methode voor ssd's in plaats van louter overschrijven.
• Het resultaat is eenduidig, met Wisverificatie en een vermelding van fouten.
• Het document is beschermd tegen wijzigingen en kan nog jaren later worden opgevraagd.

Wiscertificaten bij Second IT

Second IT wist met de software van Blancco en is Blancco ITAD Gold Partner. Na elk wisproces ontvangt u voor elk afzonderlijk apparaat een digitaal ondertekend wiscertificaat. Het rapport bevat onder meer wisduur, gekozen wisalgoritme en aantal overschrijvingen. Verborgen gebieden zoals HPA en DCO worden herkend en gewist. U kunt alle apparaten en hun status volgen in het klantenportaal. Meer over het gecertificeerde gegevensvernietiging.

Veelgestelde vragen over het wiscertificaat

Is een wiscertificaat wettelijk verplicht?

Geen wet schrijft een document met deze naam voor. De AVG verlangt echter dat u de naleving van de beginselen kunt aantonen (art. 5 lid 2 AVG). Een wiscertificaat per apparaat is het gebruikelijke bewijs dat gegevens op uit gebruik genomen IT zijn verwijderd.

Hoe lang moet ik wiscertificaten bewaren?

De AVG noemt geen vaste termijn. Bewaar de certificaten zolang vragen van autoriteiten, auditors of betrokkenen mogelijk zijn, en leg de termijn vast in uw wisbeleid.

Krijg ik ook voor smartphones een wiscertificaat?

Ja, als met geschikte software wordt gewist. Voor smartphones en tablets bestaan speciale wisoplossingen die eveneens een certificaat per apparaat met IMEI of serienummer genereren.

Wat is het verschil tussen wiscertificaat en vernietigingscertificaat?

Het wiscertificaat bevestigt dat de gegevens op een gegevensdrager met een benoemde methode zijn gewist. Het vernietigingscertificaat bewijst daarentegen de fysieke vernietiging van een gegevensdrager, bijvoorbeeld volgens DIN 66399.

Volstaat een verzamelcertificaat met aantal als bewijs?

Nee. Een certificaat dat alleen een aantal of een gewicht vermeldt, kan niet aan een afzonderlijk apparaat worden toegewezen. Zinvol is een certificaat per apparaat waarvan het serienummer overeenkomt met uw apparatenlijst.