Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)

Voordat een dienstverlener uw servers ontmantelt of uw apparatenlijst ziet, komt hij veel over uw bedrijf te weten: locaties, systemen, aantallen, soms ook projecten. Een geheimhoudingsovereenkomst bepaalt wat daarvan vertrouwelijk blijft. Hier leest u wat in zo'n overeenkomst hoort en hoe ze verschilt van de verwerkersovereenkomst.

Wat regelt een geheimhoudingsovereenkomst?

Andere benamingen zijn verzwijgingsovereenkomst, vertrouwelijkheidsovereenkomst of Confidentiality Agreement. Bedoeld is altijd hetzelfde: wie vertrouwelijke informatie ontvangt, mag die niet aan derden doorgeven en niet voor eigen doeleinden gebruiken. Er zijn eenzijdige NDA's, waarbij slechts één partij informatie prijsgeeft, en wederzijdse NDA's, wanneer beide partijen iets openbaar maken.

Onderdeel	Inhoud
Vertrouwelijke informatie	Wat precies wordt beschermd, zoals apparatenlijsten, netwerkschema's, locaties, prijzen
Doel	Waarvoor de informatie mag worden gebruikt, bijvoorbeeld voor de offerte en de uitvoering van het uit gebruik nemen
Uitzonderingen	Informatie die al openbaar is of op andere wijze rechtmatig bekend is
Doorgifte	Wie intern toegang krijgt en of onderaannemers mogen worden ingeschakeld
Looptijd	Hoe lang de verplichting geldt, vaak ook na het einde van de overeenkomst
Teruggave en vernietiging	Wat er na afronding met documenten en bestanden gebeurt
Gevolgen van een schending	Bijvoorbeeld schadevergoeding of een contractuele boete

Sinds 2019 beschermt de Duitse wet bedrijfsgeheimen (GeschGehG) informatie alleen als bedrijfsgeheim wanneer de houder ‘passende geheimhoudingsmaatregelen’ treft. NDA's behoren tot de gebruikelijke maatregelen om dat aan te tonen.

NDA, verwerkersovereenkomst (AVV) en gegevensgeheimhouding: het verschil

Een NDA beschermt bedrijfsinformatie. Persoonsgegevens die een dienstverlener in uw opdracht verwerkt, worden daarentegen geregeld door de verwerkersovereenkomst op grond van art. 28 AVG. Bij gegevensverwijdering op uit gebruik genomen apparaten hebt u meestal beide nodig. Daarnaast verplichten bedrijven hun medewerkers intern tot vertrouwelijkheid, vaak als verplichting tot naleving van de Geheimhouding van gegevens. Voor beroepsgeheimhouders zoals artsen of advocaten geldt aanvullend de strafrechtelijke bescherming op grond van § 203 StGB.

Waar u op moet letten bij het uit gebruik nemen van IT

• Het doel eng formuleren: Informatie alleen voor de afhandeling van de opdracht.
• Onderaannemers regelen: Wie mag de apparaten vervoeren, wissen of afvoeren? Elke andere partij moet ook gebonden zijn.
• Medewerkers erbij betrekken: De dienstverlener moet zijn personeel aantoonbaar tot vertrouwelijkheid verplichten.
• Combineren met bewijzen: Een NDA vervangt geen wissing. Alleen het wiscertificaat per apparaat bewijst dat er geen gegevens meer zijn.

Welke vragen u een dienstverlener verder moet stellen, laat de checklist zien Een ITAD-aanbieder kiezen. Dit item legt begrippen uit en vervangt geen juridisch advies.

Geheimhouding bij Second IT

Second IT werkt met individuele geheimhoudingsovereenkomsten (NDA's). Alle medewerkers zijn verplicht tot gegevensgeheimhouding en worden regelmatig geschoold. De verwerking vindt plaats in ruimtes met toegangscontrole en camerabewaking, en Second IT is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001. Gegevensdragers worden met Blancco gewist of in eigen huis vernietigd volgens DIN 66399, telkens met een certificaat per apparaat.

Veelgestelde vragen over de geheimhoudingsovereenkomst

Wat is het verschil tussen een NDA en een geheimhoudingsovereenkomst?

Dat is er niet. NDA staat voor Non-Disclosure Agreement en is de Engelse benaming voor de geheimhoudingsovereenkomst. Ook verzwijgingsovereenkomst bedoelt hetzelfde.

Vervangt een NDA de verwerkersovereenkomst?

Nee. De NDA beschermt bedrijfsinformatie. Verwerkt een dienstverlener in uw opdracht persoonsgegevens, dan vereist art. 28 AVG een verwerkersovereenkomst met vastgelegde inhoud. Beide overeenkomsten vullen elkaar aan.

Hoe lang geldt een geheimhoudingsovereenkomst?

Dat bepalen de partijen. Gebruikelijk is een looptijd die verder reikt dan het einde van de samenwerking, omdat vertrouwelijke informatie ook daarna beschermwaardig blijft.

Heb ik voor het uit gebruik nemen van IT een geheimhoudingsovereenkomst nodig?

Algemeen voorgeschreven is ze niet. Ze is wel zinvol, omdat een dienstverlener inzicht krijgt in locaties, systemen en aantallen. De wet bedrijfsgeheimen vereist bovendien passende geheimhoudingsmaatregelen opdat informatie als bedrijfsgeheim geldt.

Wat is het verschil tussen een eenzijdige en een wederzijdse NDA?

Bij een eenzijdige NDA geeft slechts één partij vertrouwelijke informatie prijs. Bij een wederzijdse NDA maken beide partijen iets openbaar. Bij het uit gebruik nemen van IT geeft vaak de opdrachtgever informatie door over apparaten, locaties en systemen.