Zutrittskontrolle

De beste versleuteling helpt weinig als iedereen kan binnenkomen in de ruimte waar uitgefaseerde harde schijven op hun wisbehandeling wachten. Fysieke toegangscontrole is daarom een van de fundamentele beschermingsmaatregelen in de gegevensbescherming. Dit item verklaart het begrip, grenst het af van systeem- en gegevenstoegangscontrole en laat zien waar het bij oude apparaten op aankomt.

Toegang tot locaties, systemen en gegevens – wat is het verschil?

In de Duitse gegevensbeschermingspraktijk heeft zich een driedeling gevestigd. Ze stamt uit de bijlage bij de voormalige § 9 BDSG en wordt vandaag nog gebruikt om technische en organisatorische maatregelen volgens Art. 32 AVG te ordenen.

Begrip	Beschermt tegen …	Voorbeelden
Toegangscontrole	het fysiek betreden van ruimten en gebouwen	Sluitsysteem, transponder, receptie, bezoekersregister, camerabewaking
Toegangscontrole	het onbevoegd gebruik van IT-systemen	Wachtwoorden, meerfactoraanmelding, schermvergrendeling
Toegangscontrole	het onbevoegd lezen of wijzigen van gegevens	Rollen- en rechtenconcept, versleuteling

Let op: de huidige BDSG gebruikt de begrippen in § 64 voor het gebied van politie en justitie deels anders. Daar heet de fysieke beveiliging van verwerkingsinstallaties "Zugangskontrolle". Inhoudelijk wordt hetzelfde bedoeld.

Typische maatregelen voor fysieke toegangscontrole

• Zoneconcept: Gebieden worden gestaffeld naar beschermingsbehoefte, van openbare receptie tot serverruimte.
• Sluitsysteem en sleutelbeheer: Wie welke sleutel of transponder heeft, is gedocumenteerd. Verloren media worden geblokkeerd.
• Machtigingen naar behoefte: Toegang krijgt alleen wie die voor de taak nodig heeft, volgens het Need-to-know-principe.
• Bezoekersregeling: Gasten en vakmensen worden aangemeld, begeleid en geregistreerd.
• Registratie en camerabewaking: Toegangen tot kritieke gebieden worden traceerbaar vastgelegd. Daarbij gelden eigen gegevensbeschermingsregels voor de bewaking.

Ook normen zoals ISO/IEC 27001 eisen fysieke beveiligingsgebieden en gecontroleerde toegang.

Fysieke toegangscontrole bij IT-uitfasering

Tussen het demonteren van een apparaat en het wissen ervan verstrijken vaak dagen of weken. In die tijd liggen notebooks, harde schijven en smartphones verzameld op één plek – een aantrekkelijk doelwit. Bewaar oude apparaten daarom in een afgesloten ruimte met gedocumenteerde toegang en draag ze op serienummer en verzegeld over. Schakelt u een dienstverlener in, dan moet hij zijn fysieke toegangscontrole beschrijven in de verwerkersovereenkomst . Hoe u de hele keten beveiligt, legt het item uit: Chain of custody; welke risico's op oude harde schijven schuilen, laat ons artikel zien: Bedrijfs-DNA op harde schijven.

Fysieke toegangscontrole bij Second IT

Bij Second IT worden apparaten in beveiligde verwerkingszones bewerkt. Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang; de gebieden zijn beschermd door toegangscontroles en camerabewaking. De vernietiging van gegevensdragers vindt uitsluitend in eigen huis en onder camerabewaking plaats. Second IT is gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001. Meer over Gegevensbeveiliging bij Second IT.

Veelgestelde vragen over fysieke toegangscontrole

Schrijft de AVG fysieke toegangscontrole voor?

Het woord komt in de AVG niet voor. Art. 32 AVG eist echter passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens tegen onbevoegde toegang te beschermen. Fysieke toegangscontrole hoort in de praktijk bijna altijd daarbij.

Mogen vingerafdruksystemen voor fysieke toegangscontrole worden gebruikt?

In beginsel ja, maar biometrische gegevens voor identificatie behoren tot de bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Het gebruik ervan vereist een deugdelijke rechtsgrondslag en een zorgvuldige afweging. Laat dit vooraf door uw functionaris voor gegevensbescherming toetsen.

Hoe documenteer ik fysieke toegangscontrole?

Beschrijf zones, machtigingen, sleuteluitgifte en bezoekersregels in uw TOM-concept. Vul aan met logboeken van uitgegeven en geblokkeerde sleutels of passen en controleer de machtigingen regelmatig.

Hoe beveilig ik oude apparaten vóór het wissen?

Bewaar ze in een afgesloten ruimte met gedocumenteerde toegang en draag ze op serienummer en verzegeld over. Een oud apparaat met niet-gewiste gegevens heeft dezelfde bescherming nodig als een server in bedrijf.

Volstaat camerabewaking als fysieke toegangscontrole?

Nee, het is slechts één bouwsteen. Ook een sluitsysteem, sleutelbeheer, bezoekersregels en een zoneconcept horen erbij. Voor de camerabewaking zelf gelden bovendien eigen gegevensbeschermingsregels.