Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

Gezondheidsgegevens in het personeelsdossier, biometrische sjablonen in het toegangssysteem, geloofsovertuiging in de salarisadministratie: veel bedrijven slaan gevoelige gegevens op zonder dat bewust te plannen. De AVG stelt ze onder bijzondere bescherming. Dat geldt ook nog wanneer de apparaten met deze gegevens worden afgedankt.

Wat staat er in art. 9 AVG?

Art. 9 lid 1 AVG somt de bijzondere categorieën limitatief op. Ze gelden als zo gevoelig dat openbaarmaking ervan mensen aanzienlijk kan schaden, bijvoorbeeld door discriminatie.

Categorie	Voorbeeld in het bedrijf
Ras of etnische afkomst	Gegevens in sollicitatiedocumenten
Politieke opvattingen	Partijlidmaatschap in personeelsdossiers
Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen	Kerkgenootschap voor de kerkbelasting
Vakbondslidmaatschap	Inhouding van de contributie via de salarisadministratie
Genetische gegevens	Bevindingen in laboratorium- of artssystemen
Biometrische gegevens voor unieke identificatie	Vingerafdruksjablonen in het tijdregistratie- of toegangssysteem
Gezondheidsgegevens	Arbeidsongeschiktheidsverklaringen, bedrijfsartsdossiers
Seksleven of seksuele geaardheid	Gegevens in advies- of zaakdossiers

Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen zijn geen bijzondere categorie in de zin van art. 9. Voor hen geldt de eigen regel van art. 10 AVG, die echter eveneens strenge bescherming vereist.

Wanneer is verwerking toegestaan?

Art. 9 lid 2 AVG noemt uitzonderingen op het verbod. Voor bedrijven zijn vooral belangrijk de uitdrukkelijke toestemming, verplichtingen uit het arbeids- en socialezekerheidsrecht, doeleinden van preventieve gezondheidszorg en arbeidsgeneeskunde en het vaststellen van rechtsvorderingen. In Duitsland voegt § 22 BDSG verdere toestemmingen toe en vereist daarbij uitdrukkelijk passende waarborgen.

Wat betekent dit voor afgedankte IT?

De bescherming eindigt niet met het gebruik van een apparaat. Zolang de gegevens op de gegevensdrager staan, moet de verwerkingsverantwoordelijke ze volgens art. 32 AVG passend beveiligen. Bij bijzondere categorieën is de beschermingsbehoefte in de regel hoog. Dat heeft gevolgen voor:

• Keuze van de methode: Alleen wismethoden met controle of een fysieke vernietiging komen in aanmerking.
• Logistiek: Verzegelde containers en gedocumenteerde overdrachten verminderen het risico op verlies.
• Bevestiging: Wis- of vernietigingscertificaten per serienummer tonen de verantwoordingsplicht aan.
• Dienstverlener: Een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG regelt instructies en beschermingsmaatregelen.

Hoe hoog de beschermingsbehoefte is, stelt u vast in een Beschermingsbehoeftebepaling. Gaan gegevensdragers met gezondheidsgegevens verloren, dan is bijna altijd een melding aan de toezichthouder nodig, vaak ook de kennisgeving aan de betrokkenen. Voor artsen, advocatenkantoren en verzekeraars geldt bovendien het beroepsgeheim volgens § 203 StGB.

Bijzondere categorieën bij Second IT

Second IT haalt gegevensdragers op met eigen beveiligde logistiek, controleert bij de goederenontvangst alle apparaten op opslagmedia en registreert ze op serienummer. Gewist wordt met Blancco, met een digitaal ondertekend wiscertificaat per apparaat. Wat niet kan worden gewist, wordt in eigen huis vernietigd volgens DIN 66399 (tot en met H-5 en E-5). Meer over de maatregelen voor gegevensbeveiliging en in de gids Gegevensdragers AVG-conform afvoeren. Dit item vervangt geen juridisch advies.

Veelgestelde vragen over art. 9 AVG

Zijn ziekmeldingen bijzondere categorieën persoonsgegevens?

Ja. Arbeidsongeschiktheidsverklaringen bevatten gezondheidsgegevens in de zin van art. 9 AVG, ook als er geen diagnose wordt genoemd. Systemen en gegevensdragers waarop ze zijn opgeslagen, hebben daarom een hoge beschermingsbehoefte.

Is een foto een biometrisch gegeven?

Niet automatisch. Een foto wordt pas een biometrisch gegeven volgens art. 9 wanneer ze met speciale techniek wordt verwerkt om een persoon uniek te identificeren, bijvoorbeeld bij gezichtsherkenning.

Volstaat wissen of moeten dergelijke gegevensdragers worden vernietigd?

De AVG schrijft geen bepaalde methode voor. Een geteste wismethode met bewijs per gegevensdrager kan volstaan. Kan een gegevensdrager niet veilig worden gewist, bijvoorbeeld wegens een defect, dan is vernietiging de juiste weg.

Vallen gegevens over strafbare feiten onder art. 9 AVG?

Nee. Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen zijn geen bijzondere categorie in de zin van art. 9. Voor hen geldt de eigen regel van art. 10 AVG, die eveneens strenge bescherming vereist. Gegevensdragers met zulke gegevens moet u daarom even zorgvuldig behandelen.

Moet ik het verlies van een gegevensdrager met gezondheidsgegevens melden?

Bijna altijd wel. Gaan gegevensdragers met gezondheidsgegevens verloren, dan is in de regel een melding aan de toezichthouder nodig. Vaak moeten ook de betrokkenen worden geïnformeerd. Verzegelde containers en gedocumenteerde overdrachten verlagen het risico op verlies.