Sammelposten

Monitore, Dockingstationen, günstige Notebooks: Viele IT-Anschaffungen liegen zwischen 250 und 1.000 Euro. Für diese Güter kennt das Steuerrecht eine Vereinfachung, den Sammelposten. Er hat eine Besonderheit, die beim späteren Verkauf oder der Entsorgung oft überrascht.

So funktioniert der Sammelposten

Statt jedes Wirtschaftsgut einzeln über seine Nutzungsdauer abzuschreiben, fasst der Sammelposten alle Güter eines Jahres in der genannten Preisspanne zusammen. Die Summe der Anschaffungskosten wird über fünf Jahre gleichmäßig aufgelöst. Ein Beispiel ohne Marktpreise: Betragen die Anschaffungskosten aller Güter im Sammelposten eines Jahres zusammen X Euro, mindert jedes der fünf Jahre den Gewinn um ein Fünftel von X.

Wichtig ist das Wahlrecht. Ein Unternehmen entscheidet je Wirtschaftsjahr einheitlich, ob es für Güter zwischen 250 und 800 Euro die Sofortabschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) nutzt oder den Sammelposten bildet. Beides gleichzeitig für dieselbe Gruppe ist nicht möglich.

Die Grenzen im Überblick

Anschaffungskosten (netto)	Mögliche Behandlung
bis 250 Euro	sofort als Betriebsausgabe
über 250 bis 800 Euro	GWG mit Sofortabschreibung oder Sammelposten (einheitliches Wahlrecht)
über 800 bis 1.000 Euro	Sammelposten oder normale Abschreibung über die Nutzungsdauer
über 1.000 Euro	normale Abschreibung über die Nutzungsdauer

Für Computerhardware gibt es zusätzlich die Möglichkeit, eine Nutzungsdauer von einem Jahr anzusetzen. Mehr dazu im Eintrag Digitale Wirtschaftsgüter (1-Jahres-AfA). Welche Variante für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; dieser Eintrag ersetzt keine Steuerberatung. Die Grenzen gelten in dieser Höhe seit 2018 (Stand: 10/2026).

Was beim Verkauf ausgemusterter Geräte gilt

Das Gesetz sagt ausdrücklich: Scheidet ein Wirtschaftsgut aus dem Betriebsvermögen aus, wird der Sammelposten nicht vermindert (§ 6 Abs. 2a Satz 3 EStG). Für die IT-Ausmusterung hat das zwei Folgen:

• Der Sammelposten wird weiter planmäßig über die fünf Jahre aufgelöst, auch wenn die Geräte längst verkauft oder entsorgt sind.
• Ein Verkaufserlös ist eine normale Betriebseinnahme. Ein Restbuchwert wird dafür nicht ausgebucht, anders als beim einzeln geführten Anlagenabgang.

Für die Dokumentation reicht deshalb oft ein Nachweis über Verbleib und Datenlöschung der Geräte. Warum auch abgeschriebene Geräte noch einen Marktwert haben können, erklärt unser Ratgeber Nutzungsdauer von Laptops und Restwert.

Sammelposten und Second IT

Auch Geräte aus einem Sammelposten können beim Verkauf noch Erlös bringen. Second IT bewertet ausgemusterte Hardware datenbankgestützt, kauft sie zu marktgerechten Preisen an und liefert für jedes Gerät ein digital signiertes Löschzertifikat. So haben Sie Beleg für Buchhaltung und Datenschutz in einem. Mehr zur Bestandsanalyse und Marktbewertung.

Häufige Fragen zum Sammelposten

Für welche Wirtschaftsgüter gilt der Sammelposten?

Für abnutzbare, bewegliche und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit Anschaffungskosten von mehr als 250 bis 1.000 Euro netto. Typische IT-Beispiele sind Monitore, Dockingstationen oder einfache Notebooks.

Kann ich ein verkauftes Gerät aus dem Sammelposten herausnehmen?

Nein. Der Sammelposten wird beim Ausscheiden einzelner Güter nicht vermindert und weiter über fünf Jahre aufgelöst. Der Verkaufserlös wird als Betriebseinnahme erfasst.

Muss ich Güter im Sammelposten einzeln verzeichnen?

Steuerlich ist kein Einzelverzeichnis vorgeschrieben, die Belege müssen aber aufbewahrt werden. Für IT-Sicherheit und Datenschutz ist eine Geräteliste mit Seriennummern trotzdem sinnvoll, damit Sie Lösch- und Verbleibnachweise zuordnen können.