IT-Inventarisierung

Wie viele Notebooks hat Ihr Unternehmen gerade im Einsatz? Wo stehen die alten Server, und wer hat das Tablet aus dem letzten Projekt? Ohne IT-Inventarisierung bleiben solche Fragen offen – und bei der Ausmusterung werden sie zum Risiko für Datenschutz und Budget.

Was wird bei der IT-Inventarisierung erfasst?

Im Mittelpunkt steht jedes einzelne Gerät, das Daten speichert oder für den Betrieb wichtig ist. Typische Angaben sind:

Merkmal	Beispiel	Wofür es gebraucht wird
Kennung	Seriennummer, Asset Tag, Inventarnummer	Eindeutige Zuordnung über alle Listen hinweg
Gerätedaten	Typ, Hersteller, Modell, Prozessor, Speicher	Wartung, Ersatzbeschaffung, Bewertung des Restwerts
Zuordnung	Mitarbeitende, Abteilung, Kostenstelle	Verantwortung, Rückgabe beim Austritt
Standort	Gebäude, Raum, Homeoffice	Auffinden, Inventur
Status	im Einsatz, Lager, defekt, ausgemustert	Lebenszyklus steuern, Ausmusterung planen
Verbleib	verkauft, gelöscht, vernichtet, mit Datum und Nachweis	Rechenschaftspflicht, Anlagenabgang

Manuell oder automatisch?

Kleine Bestände lassen sich mit einer Tabelle und Inventaretiketten verwalten. Größere Unternehmen nutzen Inventarisierungssoftware, die Geräte im Netzwerk automatisch erkennt und Hardwaredaten ausliest. Die Ergebnisse fließen oft in eine CMDB oder ein System für IT Asset Management.

Automatik hat eine Grenze: Sie findet nur, was eingeschaltet und verbunden ist. Geräte im Keller, im Lager oder in Schubladen fehlen. Deshalb gehört zur IT-Inventarisierung auch die körperliche Bestandsaufnahme, die IT-Inventur. Ein Asset Tag mit Barcode beschleunigt sie.

Warum Inventarisierung bei der Ausmusterung zählt

Bei der Ausmusterung wird aus dem Inventar eine Inventarliste, die dem Dienstleister vorab vorliegt. Mit ihr lassen sich Angebot und Abholung planen. Vor allem aber lässt sich am Ende prüfen, ob für jede Seriennummer ein Lösch- oder Vernichtungsnachweis vorliegt. Fehlt ein Gerät, fällt das sofort auf. Auch die Buchhaltung profitiert: Mit der Inventarnummer lässt sich der Abgang im Anlagenverzeichnis sauber belegen.

Wie Inventarisierung in einen geplanten Lebenszyklus eingebettet ist, beschreibt unser Ratgeber IT Lifecycle Management.

IT-Inventarisierung und Second IT

Second IT registriert im Wareneingang jedes angelieferte Gerät per Seriennummer und prüft es auf alle Speichermedien, auch auf vergessene USB-Sticks oder versteckte Festplatten. Den Status der Geräte verfolgen Sie im Kundenportal. Auf Wunsch analysiert Second IT Ihren Bestand und bewertet Zustand, Konfiguration und Marktattraktivität. Mehr zur Bestandsanalyse von Second IT.

Häufige Fragen zur IT-Inventarisierung

Was ist der Unterschied zwischen IT-Inventarisierung und IT-Inventur?

Die Inventarisierung ist die laufende Erfassung und Pflege des Bestands. Die Inventur ist die Bestandsaufnahme zu einem Zeitpunkt, bei der geprüft wird, ob die Liste mit der Wirklichkeit übereinstimmt.

Welche Kennung ist bei der Inventarisierung am wichtigsten?

Für Nachweise bei der Ausmusterung die Seriennummer des Herstellers, denn sie steht auch auf Lösch- und Vernichtungszertifikaten. Asset Tag und Inventarnummer verknüpfen das Gerät mit Ihren internen Listen.

Gehören Smartphones und Drucker auch ins IT-Inventar?

Ja. Smartphones, Tablets und viele Drucker und Kopierer speichern Daten. Sie müssen bei der Ausmusterung genauso gelöscht und nachgewiesen werden wie Notebooks und Server.