IT Asset Management (ITAM)

Wie viele Notebooks hat Ihr Unternehmen gerade im Einsatz? Wo stehen sie, wem sind sie zugeordnet, und wann laufen Garantie oder Leasing aus? Wer diese Fragen schnell beantworten kann, betreibt IT Asset Management. Am Ende jedes Gerätelebens zeigt sich, wie gut es funktioniert.

Was gehört zum IT Asset Management?

ITAM umfasst drei Bereiche: Hardware Asset Management (Geräte), Software Asset Management (Software und Lizenzen) und zunehmend Cloud-Dienste. International beschreibt die Normenreihe ISO/IEC 19770 Anforderungen an ein ITAM-System. Kern ist ein aktuelles Verzeichnis, in dem jedes Asset eindeutig erfasst ist, meist über Seriennummer und Asset Tag.

Die Phasen im Lebenszyklus

Phase	Aufgaben im ITAM	Typische Daten
Planung und Beschaffung	Bedarf ermitteln, Standards festlegen, Kauf oder Leasing	Modell, Preis, Vertrag, Garantie
Inbetriebnahme	Erfassen, kennzeichnen, konfigurieren, zuordnen	Seriennummer, Asset Tag, Nutzer, Standort
Operation	Wartung, Updates, Umzüge, Inventur	Zustand, Tickets, Software-Stand
Ausmusterung	Rückgabe, Datenlöschung, Verkauf oder Entsorgung	Abgangsdatum, Lösch- bzw. Vernichtungszertifikat, Erlös

Die letzte Phase heißt international IT Asset Disposition (ITAD). Wie Sie dafür einen Dienstleister auswählen, erklärt der Ratgeber ITAD-Anbieter auswählen.

Abgrenzung zu CMDB und IT Lifecycle Management

Eine CMDB (Configuration Management Database) bildet ab, wie IT-Komponenten technisch zusammenhängen, etwa welcher Server welchen Dienst trägt. ITAM betrachtet dagegen den kaufmännischen Blick: Kosten, Verträge, Lizenzen und Lebenszyklus. Beide nutzen oft dieselben Daten. Der Begriff IT Lifecycle Management beschreibt die strategische Steuerung des gesamten Lebenszyklus, zu der ITAM das Datenfundament liefert. Mehr dazu im Beitrag IT Lifecycle Management.

Was gutes ITAM bei der Ausmusterung bringt

• Schnelles Angebot: Eine Geräteliste mit Modell, Ausstattung und Zustand ist die Grundlage für die Bewertung.
• Vollständigkeit: Der Abgleich zwischen Bestand und abgeholten Geräten zeigt, ob etwas fehlt.
• Evidence: Lösch- und Vernichtungszertifikate lassen sich über die Seriennummer dem richtigen Eintrag zuordnen.
• Planbarkeit: Wer weiß, wann Geräte das Ende der Nutzung erreichen, plant Austausch und Verwertung rechtzeitig.
• Kostenkontrolle: Der Erlös aus dem Verkauf fließt in die Total Cost of Ownership ein.

IT Asset Management bei Second IT

Second IT übernimmt die letzte Phase des Lebenszyklus: Abholung mit Sicherheitslogistik, Registrierung jedes Geräts per Seriennummer im Wareneingang, Datenlöschung mit Zertifikat je Gerät, Aufbereitung und Wiedervermarktung. Status und Berichte stehen im Kundenportal bereit, sodass Sie die Daten in Ihr ITAM übernehmen können. In der Consulting analysiert Second IT Ihren Bestand und bewertet die Marktattraktivität der Geräte.

Häufige Fragen zum IT Asset Management

Was ist der Unterschied zwischen ITAM und Inventarisierung?

Die Inventarisierung erfasst, welche Geräte vorhanden sind. ITAM geht weiter und verbindet diese Daten mit Kosten, Verträgen, Lizenzen und dem Lebenszyklus bis zur Ausmusterung.

Brauchen kleine Unternehmen ein ITAM-Tool?

Nicht unbedingt. Für wenige Dutzend Geräte genügt oft eine gepflegte Tabelle mit Seriennummer, Nutzer, Standort, Kaufdatum und Status. Wichtig ist, dass sie aktuell ist und auch den Abgang dokumentiert.

Welche Daten sollte eine Geräteliste für die Ausmusterung enthalten?

Gerätetyp, Hersteller, Modell, Seriennummer, möglichst Asset Tag, Ausstattung wie Prozessor, Arbeitsspeicher und Festplatte sowie den Zustand. Daraus lassen sich Angebot, Abholung und Nachweise planen.