DIN 66398

Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden als nötig. Sie sagt aber nicht, wie ein Unternehmen das organisiert. Hier setzt DIN 66398 an: Die Norm beschreibt, wie Sie ein Löschkonzept aufbauen und Löschfristen ableiten.

Was regelt DIN 66398?

DIN 66398 ist eine Leitlinie, keine gesetzliche Pflicht. Sie erschien im Mai 2016. Die Norm beschreibt einen Weg, wie ein Unternehmen ein Löschkonzept entwickelt. Ein Löschkonzept ist ein Dokument, das für alle Arten personenbezogener Daten festlegt, wann und wie sie gelöscht werden. Grundlage sind die Grundsätze der DSGVO, vor allem die Speicherbegrenzung nach Art. 5 DSGVO und das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO.

Aufbau und Kernbegriffe

Begriff	Bedeutung
Datenart	Gruppe gleichartiger Daten mit gleichem Zweck, etwa Bewerbungsunterlagen oder Kundenstammdaten
Startzeitpunkt	Ereignis, ab dem eine Frist läuft, etwa das Ende eines Vertrags
Standardlöschfrist	Einheitliche Frist, die für viele Datenarten gilt, damit nicht jede Datenart eine Einzelfrist braucht
Löschklasse	Kombination aus Startzeitpunkt und Standardlöschfrist; Datenarten mit gleicher Löschklasse werden gleich behandelt
Regellöschfrist	Frist, nach der Daten einer Datenart im Normalfall gelöscht werden
Löschregel	Konkrete Vorgabe, wie und von wem Daten in einem System gelöscht werden

Die Löschfristen leiten sich aus dem Zweck der Verarbeitung und aus gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ab, etwa aus Handels- und Steuerrecht. Die Norm empfiehlt, mit wenigen Standardfristen zu arbeiten. Das macht das Konzept übersichtlich und umsetzbar.

Für wen ist DIN 66398 relevant?

Die Norm richtet sich an alle Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, und besonders an Datenschutzbeauftragte, IT-Leitung und Fachabteilungen. Sie hilft, die Rechenschaftspflicht der DSGVO zu erfüllen: Wer ein dokumentiertes Löschkonzept hat, kann zeigen, dass Daten nicht willkürlich gespeichert werden.

So setzen Sie DIN 66398 um

1. Datenarten erfassen, etwa aus dem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
2. Für jede Datenart Zweck, Startzeitpunkt und Aufbewahrungspflichten bestimmen.
3. Wenige Standardlöschfristen festlegen und die Datenarten Löschklassen zuordnen.
4. Löschregeln für die einzelnen Systeme formulieren und Verantwortliche benennen.
5. Die Umsetzung dokumentieren und regelmäßig prüfen.

Ein Punkt wird dabei oft vergessen: Daten liegen nicht nur in Anwendungen, sondern auch auf Geräten. Werden Notebooks, Server oder Speichersysteme ausgemustert, müssen die Datenträger vollständig gelöscht oder vernichtet werden. Das Löschkonzept sollte diesen Schritt ausdrücklich regeln. Welche DSGVO-Pflichten dabei im Audit zählen, erklärt unser Ratgeber Datenträger nach DSGVO entsorgen.

Abgrenzung zu ähnlichen Normen

DIN 66398 regelt, welche Daten wann gelöscht werden. DIN 66399 regelt, wie Datenträger physisch vernichtet werden. Beide ergänzen sich, werden aber oft verwechselt. International gibt es mit ISO/IEC 27555 eine Leitlinie zum Löschen personenbezogener Daten, die inzwischen auch als DIN EN ISO/IEC 27555 vorliegt. Technische Löschverfahren für Datenträger beschreiben dagegen Standards wie NIST SP 800-88 oder IEEE 2883.

Bei Second IT werden ausgemusterte Datenträger mit Blancco gelöscht, mit einem digital signierten Löschzertifikat je Gerät. Nicht löschbare Datenträger werden im eigenen Haus nach DIN 66399 vernichtet. Die Zertifikate können Sie als Nachweis für die Umsetzung Ihres Löschkonzepts ablegen. Mehr zur Datensicherheit im Verarbeitungsprozess.

Häufige Fragen zu DIN 66398

Ist DIN 66398 verpflichtend?

Nein. DIN 66398 ist eine freiwillige Leitlinie. Pflicht ist nach der DSGVO aber, Daten nicht länger als nötig zu speichern und das nachweisen zu können. Die Norm ist ein anerkannter Weg, diese Pflicht umzusetzen.

Was ist der Unterschied zwischen DIN 66398 und DIN 66399?

DIN 66398 beschreibt das Löschkonzept, also welche Daten wann gelöscht werden. DIN 66399 beschreibt die physische Vernichtung von Datenträgern mit Schutzklassen und Sicherheitsstufen.

Gehört die Ausmusterung von Hardware ins Löschkonzept?

Ja. Daten liegen auch auf Festplatten, SSDs und Smartphones. Das Löschkonzept sollte regeln, dass Datenträger vor der Abgabe gelöscht oder vernichtet werden und wie der Nachweis abgelegt wird.