VS-NfD-Hardware aussondern: Was Behörden beachten müssen

Für Behörden, kommunale Verwaltungen und Unternehmen mit Aufträgen der öffentlichen Hand ist die Ausmusterung von IT mehr als ein Datenschutzthema. Sobald auf den Geräten Verschlusssachen gespeichert waren, gelten zusätzliche Regeln. Die häufigste Einstufung dabei ist VS-NfD. Dieser Beitrag erklärt, was VS-NfD bedeutet, welche Anforderungen bei der Aussonderung von Hardware typischerweise gelten und wie Sie einen geeigneten Dienstleister erkennen.

Was bedeutet VS-NfD?

Verschlusssachen sind Informationen, deren Bekanntwerden den Interessen des Bundes oder eines Landes schaden könnte. Das Sicherheitsüberprüfungsgesetz kennt vier Geheimhaltungsgrade:

Geheimhaltungsgrad	Bedeutung (vereinfacht)
VS – NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH (VS-NfD)	Kenntnisnahme durch Unbefugte kann für die Interessen des Staates nachteilig sein.
VS – VERTRAULICH	Kenntnisnahme kann für die Interessen des Staates schädlich sein.
GEHEIM	Kenntnisnahme kann die Sicherheit oder die Interessen des Staates gefährden oder ihnen schweren Schaden zufügen.
STRENG GEHEIM	Kenntnisnahme kann den Bestand oder lebenswichtige Interessen des Staates gefährden.

VS-NfD ist damit die niedrigste Stufe – und die häufigste. In vielen Verwaltungen tragen Lagebilder, interne Konzepte, Sicherheitsunterlagen oder Teile von Vergabeunterlagen diese Kennzeichnung. Entsprechend häufig liegen VS-NfD-Daten auch auf Dienstrechnern, Fileservern und mobilen Geräten.

Welche Regeln gelten?

Für Bundesbehörden regelt die Verschlusssachenanweisung (VSA) den Umgang mit Verschlusssachen. Die Länder haben eigene Vorschriften, die sich daran orientieren. Unternehmen, die im Rahmen eines öffentlichen Auftrags mit VS-NfD arbeiten, erhalten in der Regel ein VS-NfD-Merkblatt, das als Vertragsbestandteil gilt.

Für die IT ergeben sich daraus typischerweise diese Grundsätze:

• Zugriff nur für Befugte: Wer VS-NfD bearbeitet oder transportiert, muss dazu berechtigt und belehrt sein.
• Geeignete IT: Für die Verarbeitung und Übertragung sind bestimmte Sicherheitsanforderungen einzuhalten, zum Beispiel bei Verschlüsselung.
• Sichere Aufbewahrung: Datenträger mit VS-NfD müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.
• Sichere Löschung und Vernichtung: Bei der Aussonderung muss ausgeschlossen sein, dass Unbefugte Inhalte rekonstruieren können.

Die konkreten Vorgaben unterscheiden sich je nach Behörde, Land und Auftrag. Maßgeblich sind Ihre internen Regeln und die Entscheidung Ihrer Geheimschutzbeauftragten. Dieser Beitrag ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.

Merksatz: Bei VS-NfD reicht „sicher gelöscht“ nicht. Es muss belegbar sein, wer wann welches Gerät wie behandelt hat.

Die kritischen Punkte bei der Aussonderung

Erfassung

Welche Geräte haben VS-NfD verarbeitet? Häufig lässt sich das nicht sauber trennen. Viele Behörden behandeln deshalb vorsorglich alle Datenträger eines Bereichs wie VS-NfD-Datenträger. Grundlage ist eine Liste mit Seriennummern aller Geräte und Datenträger.

Transport

Der Weg zwischen Dienststelle und Löschung ist besonders sensibel. Sicher sind Transporte ohne Umladung und Zwischenlager, mit verplombter Ladung, Ortung und dokumentierter Übergabe.

Löschung oder Vernichtung

Funktionsfähige Datenträger können mit geprüften Verfahren gelöscht werden, sofern Ihre Vorgaben das zulassen. Defekte Datenträger oder solche, bei denen Ihre Regeln eine physische Zerstörung verlangen, werden vernichtet. Als Maßstab für die Vernichtung dient die DIN 66399 mit ihren Schutzklassen und Sicherheitsstufen.

Nachweis

Für jeden Datenträger sollte ein Nachweis vorliegen: Seriennummer, Verfahren, Datum, Ergebnis. Diese Nachweise gehören zu Ihren Unterlagen über den Verbleib der Verschlusssachen.

Anforderungen an einen Dienstleister

Wenn Sie die Aussonderung nicht selbst durchführen, sollte ein Dienstleister mindestens diese Punkte erfüllen:

Anforderung	Worauf Sie achten sollten
Verarbeitung nach VS-NfD-Richtlinien	Ausdrückliche Zusage und dokumentierte Abläufe
Gesichertes Gelände	Zutrittskontrolle, Videoüberwachung, Sicherheitszonen
Verpflichtetes Personal	Verpflichtung auf das Datengeheimnis, Geheimhaltungsvereinbarungen, Schulungen
Eigene Logistik	Direktfahrt, Verplombung, Ortung, Übergabeprotokoll
Vernichtung im eigenen Haus	Nach DIN 66399, ohne Weitergabe an Dritte
Informationssicherheit	Zertifiziert nach ISO/IEC 27001
Nachweise	Lösch- bzw. Vernichtungszertifikat je Seriennummer

So arbeitet Second IT mit VS-NfD-Datenträgern

Second IT arbeitet für Unternehmen und für den öffentlichen Sektor. Für Verschlusssachen der Stufe VS-NfD gilt bei uns:

• Verarbeitung nach VS-NfD-Richtlinien: Wir verarbeiten und vernichten Datenträger mit dem Geheimhaltungsgrad „Nur für den Dienstgebrauch“ nach den dafür geltenden Richtlinien.
• Vernichtung im eigenen Haus: Nach DIN 66399, zertifiziert für Sicherheitsstufe H-5, ohne Transport zu externen Standorten, rund um die Uhr videoüberwacht.
• Geschützter Standort: Biometrische Zutrittskontrolle, Videoüberwachung, Sicherheitszonen mit kontrolliertem Zugang und hochsichere Lagerräume vor der Vernichtung.
• Verpflichtetes Team: Alle Mitarbeiter sind auf das Datengeheimnis verpflichtet und werden regelmäßig geschult. Auf Wunsch schließen wir individuelle Geheimhaltungsvereinbarungen.
• Sicherheitslogistik: Direktfahrten ohne Zwischenlager, GPS-Überwachung, manipulationssichere Verplombung, versicherter Transport.
• Zertifizierte Löschung: Mit Blancco, dessen Software nach Herstellerangaben unter anderem vom BSI und der NATO zertifiziert bzw. empfohlen wurde.
• Nachweise: Digital signiertes Löschzertifikat bzw. Vernichtungszertifikat je Seriennummer, dazu Audit-Berichte.
• Zertifizierte Informationssicherheit: ISO/IEC 27001.

Mehr dazu auf den Seiten Datengeheimnis, Datenträgervernichtung und Zertifikate.

Für öffentliche Auftraggeber gilt zusätzlich das Vergaberecht. Formulieren Sie die Sicherheitsanforderungen deshalb bereits in der Leistungsbeschreibung: Transport, Ort der Vernichtung, Sicherheitsstufe, Nachweise und Verpflichtung des Personals.

Ablauf einer VS-NfD-Aussonderung

Wiederverwendung trotz Verschlusssachen?

Viele Behörden vernichten aus Vorsicht alle Datenträger. Das ist sicher, aber nicht immer nötig. Wenn Ihre Vorgaben eine geprüfte Löschung zulassen, können funktionsfähige Geräte nach der Löschung weiterverwendet werden. Das schont Haushaltsmittel und Ressourcen. Eine pragmatische Lösung: Datenträger vernichten, Geräte ohne Datenträger verwerten. Welche Variante zulässig ist, entscheidet Ihre Geheimschutzbeauftragte bzw. Ihr Geheimschutzbeauftragter.

Welche Geräte betroffen sein können

In Behörden und bei Auftragnehmern der öffentlichen Hand werden VS-NfD-Daten auf ganz unterschiedlicher Hardware verarbeitet. Bei einer Aussonderung sollten Sie diese Geräteklassen prüfen:

• Arbeitsplatzrechner und Notebooks mit lokalen Kopien, Zwischenständen und E-Mail-Archiven.
• Fileserver, Storage-Systeme und Backup-Bänder mit großen Datenbeständen.
• Diensthandys und Tablets mit E-Mails, Kalendern und Messenger-Verläufen.
• Multifunktionsdrucker mit internen Speichern für gescannte Dokumente.
• Externe Datenträger wie USB-Sticks, externe Festplatten und Speicherkarten.

Gerade bei mobilen Geräten und Druckern ist die Zuordnung zu VS-NfD oft unklar. Im Zweifel gilt der strengere Maßstab – also die Behandlung als VS-NfD-Datenträger mit vollständigem Nachweis.

Häufige Fragen zu VS-NfD

Was bedeutet VS-NfD?

VS-NfD ist die Abkürzung für „Verschlusssache – Nur für den Dienstgebrauch“. Es ist der niedrigste von vier Geheimhaltungsgraden in Deutschland. Informationen dieser Stufe dürfen nur Personen zugänglich gemacht werden, die sie dienstlich benötigen. Für den Umgang gelten die Verschlusssachenanweisung des Bundes bzw. entsprechende Regeln der Länder.

Welche Regelungen gelten für den Umgang mit VS-NfD?

Für Bundesbehörden gilt die Verschlusssachenanweisung, die Länder haben eigene Vorschriften. Unternehmen erhalten bei öffentlichen Aufträgen meist ein VS-NfD-Merkblatt als Vertragsbestandteil. Diese Regeln betreffen Kennzeichnung, Aufbewahrung, Weitergabe, IT-Verarbeitung und Vernichtung. Ansprechpartner sind die Geheimschutzbeauftragten Ihrer Organisation.

Dürfen VS-NfD-Datenträger gelöscht oder müssen sie vernichtet werden?

Das hängt von Ihren Vorgaben ab. Grundsätzlich muss ausgeschlossen sein, dass Unbefugte die Inhalte rekonstruieren können. Je nach Regelwerk ist dafür eine geprüfte Löschung oder eine physische Vernichtung vorgesehen. Viele Behörden wählen bei defekten oder besonders sensiblen Datenträgern die Vernichtung nach DIN 66399.

Kann ein externer Dienstleister VS-NfD-Datenträger vernichten?

Ja, wenn er die Anforderungen Ihrer Vorgaben erfüllt und Sie ihn entsprechend beauftragen. Achten Sie auf ein gesichertes Gelände, verpflichtetes Personal, eine lückenlose Transportkette und Vernichtung im eigenen Haus. Wichtig sind außerdem Nachweise je Seriennummer. Klären Sie die Beauftragung vorab mit Ihren Geheimschutzbeauftragten.

Was passiert mit Behörden-Smartphones bei der Aussonderung?

Diensthandys werden wie andere Datenträger behandelt: erfasst, gelöscht oder vernichtet und dokumentiert. Vorher sollten sie aus der Geräteverwaltung freigegeben und SIM- sowie Speicherkarten entnommen werden. Ob eine geprüfte Löschung genügt oder eine Vernichtung nötig ist, richtet sich nach Ihren Vorgaben. Second IT setzt für Mobilgeräte eine zertifizierte Löschlösung von Blancco ein.