ITAD-Anbieter auswählen: 12 Fragen, die Fehlgriffe verhindern

Einen ITAD-Anbieter zu finden ist leicht. Einen zu finden, dem Sie Ihre Festplatten, Ihre Kundendaten und Ihren guten Ruf anvertrauen können, ist schwerer. Auf dem Papier versprechen fast alle dasselbe: sicher, zertifiziert, nachhaltig. Diese Checkliste hilft IT-Leitung, Einkauf und Datenschutz, die Unterschiede sichtbar zu machen – mit zwölf Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten.

Was ein ITAD-Anbieter leisten sollte

IT Asset Disposition beschreibt den gesamten Weg ausgemusterter Hardware: von der Abholung über die Datenlöschung bis zur Wiedervermarktung oder fachgerechten Entsorgung. Eine ausführliche Einführung in den Begriff finden Sie in unserem Beitrag IT Asset Disposition und DSGVO-konforme Datenlöschung. Hier geht es um die Frage: Wie wählen Sie den richtigen Partner aus?

Ein vollständiger ITAD-Prozess umfasst typischerweise diese Schritte:

1. Angebot und Ankauf
2. Abholung und Transport
3. Prüfung im Wareneingang
4. Datenlöschung
5. Audit und Berichte
6. Reparatur und Refurbishment
7. Wiedervermarktung
8. Fachgerechte Entsorgung

Je mehr dieser Schritte ein Anbieter selbst erledigt, desto weniger Übergabepunkte gibt es – und desto weniger Stellen, an denen etwas schiefgehen kann.

Die 12 Prüffragen an jeden ITAD-Anbieter

Sicherheit und Datenschutz

1. Wie kommen die Geräte von uns zu Ihnen? Eigene Fahrzeuge oder wechselnde Speditionen? Direktfahrt oder Zwischenlager? Verplombt und geortet?
2. Mit welcher Software wird gelöscht? Ist sie unabhängig geprüft? Werden versteckte Bereiche wie HPA und DCO erfasst? Wie werden SSDs behandelt?
3. Wie sieht der Löschnachweis aus? Gibt es ein Zertifikat pro Datenträger mit Seriennummer, Verfahren und Ergebnis? Lassen Sie sich ein Muster zeigen.
4. Was passiert mit defekten Datenträgern? Werden sie im eigenen Haus nach DIN 66399 vernichtet? Welche Sicherheitsstufe?
5. Wie ist das Gelände gesichert? Zutrittskontrolle, Videoüberwachung, Sicherheitszonen, Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis.

Nachweise und Organisation

6. Welche Zertifikate liegen vor – und bis wann sind sie gültig? Relevant sind etwa ISO/IEC 27001, ISO 9001, ISO 14001, DIN 66399 und der Status als Entsorgungsfachbetrieb.
7. Werden Subunternehmer eingesetzt? Für welche Schritte? Wo stehen diese Betriebe? Das gehört in den Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
8. Wie oft wird extern geprüft? Wie viele Audits durch unabhängige Stellen gibt es pro Jahr?
9. Können wir den Status live verfolgen? Gibt es ein Kundenportal mit Gerätestatus und Dokumenten?

Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit

10. Wie wird der Ankaufspreis ermittelt? Auf Basis aktueller Marktdaten? Wie schnell kommt ein Angebot?
11. Was passiert mit den Geräten nach der Löschung? Werden sie selbst aufbereitet und vermarktet oder an Zwischenhändler weitergegeben?
12. Welche Daten erhalten wir für unser Nachhaltigkeitsreporting? Gibt es Entsorgungsnachweise, Recyclingzertifikate oder eine Umweltbilanz?

Merksatz: Lassen Sie sich nicht das Versprechen zeigen, sondern den Nachweis. Ein Muster-Löschzertifikat sagt mehr als jede Broschüre.

Warnsignale bei der Auswahl

• Sammelnachweise statt Einzelnachweise: „150 Geräte gelöscht“ ohne Seriennummern hilft im Audit nicht.
• Unklare Transportkette: Wenn niemand sagen kann, wo die Geräte zwischen Abholung und Löschung stehen.
• Abgelaufene oder nicht vorgelegte Zertifikate: Ein Logo auf der Website ersetzt kein gültiges Zertifikat.
• Kein Vertrag zur Auftragsverarbeitung: Wer Ihre Daten verarbeitet, braucht ihn in der Regel.
• Preise ohne Bestandsaufnahme: Seriöse Angebote basieren auf Ihrer Geräteliste.
• Keine Aussage zum Verbleib der Geräte: Wohin gehen die Geräte, die nicht vermarktet werden?

Bewertungsmatrix für Ihren Anbietervergleich

Übertragen Sie diese Tabelle in Ihre Ausschreibung oder Ihren Vergleich und gewichten Sie die Kriterien nach Ihren Prioritäten.

Kriterium	Worauf achten	Gewichtung (Beispiel)
Transportsicherheit	Eigene Logistik, Direktfahrt, Plomben, GPS, Versicherung	hoch
Löschverfahren	Geprüfte Software, HPA/DCO, SSD-Verfahren	hoch
Nachweisqualität	Zertifikat je Seriennummer, digital signiert	hoch
Vernichtung	Inhouse, DIN 66399, Sicherheitsstufe	mittel bis hoch
Zertifizierungen	ISO/IEC 27001, ISO 9001, ISO 14001, Entsorgungsfachbetrieb	hoch
Transparenz	Kundenportal, Audit-Berichte, externe Audits	mittel
Erlös	Marktgerechte, datenbasierte Preise	mittel
Geschwindigkeit	Angebot und Abwicklung in klaren Fristen	mittel
Nachhaltigkeit	Wiederverwendung vor Recycling, Umweltbilanz	mittel

Tipp: Bitten Sie jeden Anbieter, die Antworten schriftlich und mit Belegen einzureichen. So lassen sich die Angebote fair vergleichen, und Sie haben die Grundlage für den späteren Vertrag bereits in der Hand.

So beantwortet Second IT die zwölf Fragen

Transparenz beginnt bei uns selbst. Hier die kurzen Antworten:

• Transport: Eigene Sicherheitslogistik, Direktfahrten ohne Zwischenlager, GPS-Überwachung, manipulationssichere Verplombung, versicherter Transport – europaweit. Mehr unter Logistik.
• Löschung: Blancco ITAD Gold Partner, Löschung inklusive HPA/DCO und remappter Sektoren, digital signiertes Zertifikat je Gerät. Mehr unter Datenlöschung.
• Vernichtung: Im eigenen Haus nach DIN 66399, Sicherheitsstufe H-5, videoüberwacht, mit Vernichtungszertifikat.
• Gelände: Biometrische Zutrittskontrolle, Videoüberwachung, Sicherheitszonen, Verarbeitung nach VS-NfD-Richtlinien möglich.
• Zertifikate: ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO/IEC 27001, DIN 66399, Entsorgungsfachbetrieb nach § 56 KrWG. Alle Nachweise unter Zertifikate.
• Externe Prüfung: Mindestens drei externe Audits pro Jahr.
• Transparenz: Eigenes Kundenportal mit Live-Status und Audit-Berichten.
• Preis und Tempo: Datenbankgestützte Preisermittlung, Angebot in durchschnittlich 48 Stunden.
• Verwertung: Eigenes Refurbishment in Schwäbisch Hall, Vermarktung über eigenen Online-Shop und Store.
• Nachhaltigkeit: Recycling- und Entsorgungsnachweise für CSR- und ESG-Reporting sowie eine jährliche, individuelle Umweltbilanz.

Seit der Gründung 2011 haben wir rund 1,8 Millionen Geräte verarbeitet und rund 500.000 TB Daten sicher gelöscht.

So starten Sie den Anbietervergleich

Drei Abteilungen, drei Perspektiven

Bei der Auswahl eines ITAD-Anbieters sitzen oft drei Bereiche am Tisch. Jeder hat andere Prioritäten – und alle haben recht.

IT-Leitung

Die IT will einen reibungslosen Ablauf: feste Ansprechpartner, planbare Abholtermine, wenig Aufwand für das eigene Team und ein Portal, in dem der Status jedes Geräts sichtbar ist. Wichtig ist auch, dass der Anbieter mit allen Gerätetypen umgehen kann – vom Smartphone bis zum Storage-System.

Einkauf

Der Einkauf achtet auf Wirtschaftlichkeit und Vertragssicherheit: nachvollziehbare Preise, klare Leistungsbeschreibungen, Fristen, Haftung und Versicherung. Eine Rahmenvereinbarung spart bei wiederkehrenden Rollouts Zeit.

Datenschutz und Informationssicherheit

Datenschutzbeauftragte und Informationssicherheit prüfen den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, die technischen und organisatorischen Maßnahmen, den Einsatz von Subunternehmern und die Qualität der Nachweise. Für sie zählt am Ende jede einzelne Seriennummer.

Ein guter ITAD-Anbieter beantwortet die Fragen aller drei Bereiche – am besten schriftlich und mit Belegen.

Häufige Fragen zur Auswahl eines ITAD-Anbieters

Was ist ein ITAD-Anbieter?

Ein ITAD-Anbieter übernimmt die sichere Ausmusterung von IT-Hardware. Dazu gehören Abholung, Datenlöschung, Vernichtung defekter Datenträger, Aufbereitung, Wiedervermarktung und Entsorgung. Ein guter Anbieter dokumentiert jeden Schritt und liefert Nachweise pro Gerät. Viele kaufen verwertbare Geräte auch an.

Welche Zertifikate sollte ein ITAD-Dienstleister haben?

Wichtig sind vor allem ISO/IEC 27001 für Informationssicherheit, ein zertifiziertes Vernichtungsverfahren nach DIN 66399 und der Status als Entsorgungsfachbetrieb. ISO 9001 und ISO 14001 zeigen ein geprüftes Qualitäts- und Umweltmanagement. Lassen Sie sich die Zertifikate mit Gültigkeitsdatum vorlegen. Fragen Sie außerdem nach der eingesetzten Löschsoftware und ihrer Prüfung.

Brauche ich für ITAD eine Ausschreibung?

Das hängt von Ihrer Organisation ab. Öffentliche Auftraggeber sind an das Vergaberecht gebunden, Unternehmen haben oft eigene Einkaufsrichtlinien. Unabhängig davon helfen klare Mindestanforderungen und eine Bewertungsmatrix. Bei regelmäßigem Bedarf ist eine Rahmenvereinbarung sinnvoll.

Woran erkenne ich einen guten Löschnachweis?

Ein guter Löschnachweis nennt jeden Datenträger mit Seriennummer, das verwendete Verfahren, Datum und Ergebnis der Prüfung. Er ist digital signiert, damit er nicht verändert werden kann. Ein Sammelnachweis ohne Seriennummern reicht für ein Audit meist nicht aus. Bitten Sie jeden Anbieter vorab um ein Muster.

Was kostet ein ITAD-Dienstleister?

Das hängt von Gerätetypen, Mengen, Zustand und gewünschten Leistungen ab. Bei Geräten mit Marktwert kann der Ankaufspreis die Kosten für Logistik und Löschung decken oder übersteigen. Bei Geräten ohne Marktwert fallen eher Kosten für Löschung, Vernichtung und Entsorgung an. Ein seriöses Angebot basiert immer auf Ihrer Geräteliste.