Übernahmeprotokoll

Wenn ausgemusterte IT das Haus verlässt, wechselt sie den Verantwortungsbereich. Genau in diesem Moment entsteht die größte Lücke, wenn nichts dokumentiert wird. Das Übernahmeprotokoll schließt sie: Es hält fest, was wann an wen übergeben wurde.

Warum das Übernahmeprotokoll zählt

Das Protokoll erfüllt drei Aufgaben. Erstens dokumentiert es, wer ab wann für die Geräte verantwortlich ist. Zweitens hilft es, die Pflichten aus der DSGVO zu belegen: Sie müssen nachweisen können, dass personenbezogene Daten auch beim Transport geschützt waren. Drittens kann es für den Übergang von Gefahr und Eigentum wichtig sein, also für die Frage, wer bei Verlust oder Beschädigung haftet. Mehr dazu im Eintrag Gefahrübergang und Eigentumsübergang. Dieser Eintrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Ohne Protokoll lässt sich im Streitfall kaum klären, wie viele Geräte tatsächlich übergeben wurden. In der Chain of Custody wäre an dieser Stelle eine Lücke.

Bestandteile eines Übernahmeprotokolls

Angabe	Zweck
Datum, Uhrzeit, Ort	Zeitpunkt und Ort der Übergabe
Übergebende und übernehmende Person, jeweils mit Firma	Klare Zuständigkeit
Anzahl der Behälter und Geräte	Vollständigkeit der Übergabe
Verweis auf die Inventarliste mit Seriennummern	Abgleich im Wareneingang
Nummern der Sicherheitsplomben	Nachweis, dass Behälter nicht geöffnet wurden
Zustand und Auffälligkeiten	Dokumentation von Schäden oder Abweichungen
Unterschriften beider Seiten	Bestätigung der Übergabe

Jede Seite behält eine Ausfertigung. Im Wareneingang des Dienstleisters wird das Protokoll mit den angelieferten Geräten abgeglichen. Mehr dazu im Eintrag Wareneingangsprüfung.

Woran Sie ein gutes Übernahmeprotokoll erkennen

• Es nennt Stückzahlen und verweist auf eine Liste mit Seriennummern, nicht nur auf „eine Palette“.
• Es enthält die Plombennummern, sodass sich jeder Behälter eindeutig zuordnen lässt.
• Auffälligkeiten werden sofort vermerkt, nicht nachträglich.
• Es wird bei jeder Übergabe neu ausgefüllt, auch bei Teillieferungen.

Übernahmeprotokoll und Übergabeprotokoll

Im Alltag werden die Begriffe oft gleich verwendet. Ein Übergabeprotokoll für Hardware entsteht zum Beispiel, wenn Mitarbeitende beim Austritt ihre Geräte zurückgeben. Wie das abläuft, zeigt unsere Offboarding-Checkliste. Das Übernahmeprotokoll steht am Anfang der Kette, das Vernichtungszertifikat und Löschprotokoll am Ende.

Übernahmeprotokoll bei Second IT

Bei der Sicherheitslogistik von Second IT werden alle Datenträger bei der Abholung verplombt, die Entplombung erfolgt erst im Haus in Schwäbisch Hall. Laut AGB geht die Gefahr bei verplombten Abholungen bereits mit der Verplombung des Fahrzeugs am Abholort auf Second IT über. Wer selbst versendet, nutzt einen PELI Case oder Rollwagen: Nach dem Verplomben lassen Sie sich die Übergabe an DHL bzw. die Spedition auf Ihrer Kopie des Übernahmeprotokolls quittieren. Das Formular lässt sich elektronisch ausfüllen. Mehr zur Logistique de sécurité.

Häufige Fragen zum Übernahmeprotokoll

Ist ein Übernahmeprotokoll gesetzlich vorgeschrieben?

Kein Gesetz schreibt ein bestimmtes Formular vor. Die DSGVO verlangt aber, dass Sie den Schutz personenbezogener Daten nachweisen können. Ein unterschriebenes Protokoll ist der einfachste Beleg für eine geordnete Übergabe.

Was mache ich, wenn bei der Übergabe etwas fehlt oder beschädigt ist?

Vermerken Sie die Abweichung direkt im Protokoll, mit Seriennummer und Beschreibung. Lassen Sie den Vermerk von beiden Seiten unterschreiben und klären Sie den Fall anschließend intern.

Reicht ein Lieferschein als Übernahmeprotokoll?

Meist nicht. Ein Lieferschein nennt oft nur Stückzahlen. Für die Chain of Custody brauchen Sie zusätzlich Plombennummern, einen Bezug zur Seriennummernliste und die Unterschriften beider Seiten.