Digitale Wirtschaftsgüter

Seit 2021 dürfen Unternehmen Computerhardware und Software steuerlich über nur ein Jahr abschreiben. Das hat Folgen, die oft erst beim Ausmustern auffallen: Viele Geräte stehen mit null Euro in den Büchern, obwohl sie noch einen Marktwert haben. Hier lesen Sie, was digitale Wirtschaftsgüter sind und was die Regel beim Verkauf bedeutet.

Was regelt das BMF-Schreiben?

Grundlage ist das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 22. Februar 2022. Es ersetzt ein erstes Schreiben vom 26. Februar 2021 und gilt für Gewinnermittlungen von Wirtschaftsjahren, die nach dem 31. Dezember 2020 enden. Die Kernpunkte:

Punkt	Regel laut BMF-Schreiben
Erfasste Hardware	u. a. Computer, Desktops, Notebooks, Tablets, Workstations, Dockingstations, kleine Server, externe Speicher, Netzteile und Peripheriegeräte wie Tastatur, Maus, Drucker, Scanner, Monitor oder Headset
Erfasste Software	Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung, auch ERP-Software
Nutzungsdauer	Ein Jahr kann angesetzt werden; der Steuerpflichtige kann auch davon abweichen
Art der Abschreibung	Normale lineare AfA nach § 7 Abs. 1 EStG, keine Sofortabschreibung und kein neues Abschreibungsverfahren
Anschaffungsjahr	Es wird nicht beanstandet, wenn die AfA im Jahr der Anschaffung in voller Höhe statt zeitanteilig vorgenommen wird
Documentation	Die Wirtschaftsgüter sind in das Bestandsverzeichnis aufzunehmen

Das Schreiben bindet die Finanzverwaltung und betrifft die Steuerbilanz. Ob die kurze Nutzungsdauer auch in der Handelsbilanz angesetzt wird, ist eine eigene Frage. Dieser Eintrag ersetzt keine Steuerberatung.

Abgrenzung zu GWG und Sammelposten

Die 1-Jahres-AfA ist nicht dasselbe wie die Sofortabschreibung eines geringwertigen Wirtschaftsguts (GWG). Ein GWG kann unabhängig von seiner Art bis zu einer Wertgrenze sofort abgesetzt werden. Die 1-Jahres-AfA hängt dagegen an der Art des Wirtschaftsguts und gilt unabhängig vom Preis, also auch für teure Workstations oder Server. Die allgemeinen Regeln zur AfA bei IT beschreibt ein eigener Eintrag.

Was die Regel beim Ausmustern bedeutet

Wer die 1-Jahres-AfA nutzt, hat nach dem Anschaffungsjahr meist einen Restbuchwert von null oder einem Erinnerungswert. Die Geräte bleiben aber im Bestandsverzeichnis, bis sie das Unternehmen verlassen. Beim Ausmustern entsteht ein Anlagenabgang:

• Vente : Der Erlös steht einem Buchwert von null gegenüber und wird damit in voller Höhe als Ertrag erfasst. Umsatzsteuerlich ist der Verkauf in der Regel steuerpflichtig.
• Entsorgung: Das Gerät wird ohne Erlös ausgebucht. Ein Nachweis über den Abgang ist für die Buchhaltung wichtig.
• Abgabe an Mitarbeitende: Hier können zusätzlich lohnsteuerliche Fragen entstehen.

Wichtig für die Praxis: Der steuerliche Buchwert sagt nichts über den Marktwert. Ein drei Jahre altes Business-Notebook kann vollständig abgeschrieben sein und trotzdem einen spürbaren Wiederverkaufswert haben. Wie Nutzungsdauer, Abschreibung und Restwert zusammenhängen, zeigt der Ratgeber Nutzungsdauer von Laptops: Abschreibung und Restwert.

Digitale Wirtschaftsgüter und Second IT

Second IT kauft gebrauchte IT-Hardware zu marktgerechten Preisen an und ermittelt den Wert datenbankgestützt auf Basis aktueller Marktdaten. Für jedes Gerät gibt es ein Löschzertifikat mit Seriennummer, das zugleich den Abgang aus dem Bestand dokumentiert. Im Rahmen der Conseil analysiert Second IT Ihren Bestand und zeigt Verwertungspotenziale auf.

Häufige Fragen zu digitalen Wirtschaftsgütern

Muss ich Computer über ein Jahr abschreiben?

Nein. Laut BMF-Schreiben kann eine Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden, der Steuerpflichtige kann aber auch eine längere Nutzungsdauer wählen. Stimmen Sie die Entscheidung mit Ihrer Steuerberatung ab.

Gilt die 1-Jahres-AfA auch für Monitore und Drucker?

Ja, das BMF-Schreiben zählt Peripheriegeräte wie Monitore, Drucker, Scanner, Tastaturen und Mäuse zur Computerhardware. Voraussetzung ist, dass sie zur Dateneingabe und -verarbeitung eingesetzt werden.

Was passiert steuerlich, wenn ich abgeschriebene Notebooks verkaufe?

Da der Buchwert bei null liegt, wird der Verkaufserlös in voller Höhe als Ertrag erfasst. Außerdem fällt in der Regel Umsatzsteuer an. Die Geräte werden aus dem Bestandsverzeichnis ausgebucht.