Entsorgungsnachweis

„Schicken Sie uns bitte den Entsorgungsnachweis“ – diesen Satz hören IT-Abteilungen von Einkauf, Datenschutz oder ESG-Team. Gemeint sind aber oft unterschiedliche Dokumente. Dieser Eintrag erklärt, was ein Entsorgungsnachweis im Abfallrecht ist, wann er bei IT-Altgeräten nötig ist und welche Belege Sie stattdessen erhalten.

Der Entsorgungsnachweis im Abfallrecht

Für gefährliche Abfälle verlangt § 50 KrWG eine lückenlose Nachweisführung. Sie hat zwei Teile:

• Vorabkontrolle mit dem Entsorgungsnachweis: Bevor die Entsorgung beginnt, erklären Abfallerzeuger und Entsorger, um welchen Abfall es sich handelt und dass die Anlage ihn annehmen darf. Je nach Verfahren bestätigt die Behörde den Nachweis, oder er gilt bei bestimmten Entsorgungsfachbetrieben als bestätigt.
• Verbleibskontrolle mit Begleitscheinen: Jede einzelne Abfuhr wird mit einem Begleitschein dokumentiert, der vom Erzeuger über den Beförderer bis zur Anlage läuft.

Seit 2010 werden diese Nachweise grundsätzlich elektronisch über das eANV mit qualifizierter elektronischer Signatur geführt. Für kleinere Mengen gibt es vereinfachte Verfahren wie die Sammelentsorgung mit Übernahmeschein.

Gilt das auch für IT-Altgeräte?

Gebrauchte Elektrogeräte mit gefährlichen Bestandteilen sind gefährlicher Abfall, etwa unter dem Abfallschlüssel 16 02 13*. Das Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG) enthält aber eine Ausnahme: Für die Überlassung von Altgeräten an Einrichtungen zur Erfassung und Erstbehandlung gelten die Nachweispflichten nach § 50 Abs. 1 KrWG nicht. Der Beförderer muss trotzdem bestimmte Begleitunterlagen mitführen. Werden aus Altgeräten gefährliche Bauteile ausgebaut, etwa Batterien, gilt für diese wieder die volle Nachweispflicht.

Die Einzelheiten hängen vom Entsorgungsweg und vom Bundesland ab. Dieser Eintrag gibt einen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

Welche Belege Sie bei der IT-Entsorgung erhalten

Dokument	Was es belegt	Rechtlicher Charakter
Entsorgungsnachweis	Zulässigkeit der geplanten Entsorgung gefährlicher Abfälle	Pflicht nach KrWG und Nachweisverordnung, sofern keine Ausnahme greift
Begleitschein / Übernahmeschein	Verbleib einer konkreten Abfallmenge	Pflicht im Nachweisverfahren
Entsorgungsbescheinigung oder Recyclingnachweis	Dass bestimmte Geräte oder Mengen fachgerecht verwertet wurden	Vertraglich vereinbart, wichtig für Revision und ESG-Reporting
Lösch- bzw. Vernichtungszertifikat	Dass die Daten je Datenträger gelöscht oder vernichtet wurden	Nachweis für den Datenschutz, kein abfallrechtliches Dokument

Wichtig ist die Trennung: Ein abfallrechtlicher Nachweis sagt nichts über Daten aus, und ein Löschzertifikat nichts über die Verwertung. Welche Angaben in Lösch- und Vernichtungsnachweisen stehen sollten, erklärt unser Ratgeber Vernichtungszertifikat und Löschprotokoll.

Entsorgungsnachweise bei Second IT

Second IT ist Entsorgungsfachbetrieb nach § 56 KrWG und dokumentiert die Entsorgung gemäß Kreislaufwirtschaftsgesetz. Kunden erhalten Recycling- und Entsorgungsnachweise für ihr CSR- und ESG-Reporting, dazu Löschzertifikate je Gerät und Vernichtungszertifikate. Audit-Berichte stehen im Kundenportal bereit. Was das Zertifikat eines Entsorgungsfachbetriebs bedeutet, lesen Sie im Beitrag Entsorgungsfachbetrieb und IT-Entsorgung. Mehr zur IT-Entsorgung mit Nachweis.

Häufige Fragen zum Entsorgungsnachweis

Brauche ich für alte Notebooks einen Entsorgungsnachweis?

Ein Entsorgungsnachweis im Sinne der Nachweisverordnung ist bei der Übergabe an Einrichtungen zur Erfassung und Erstbehandlung von Elektroaltgeräten in der Regel nicht erforderlich. Für Ihre Unterlagen sollten Sie trotzdem eine Bescheinigung über die fachgerechte Verwertung verlangen.

Was ist der Unterschied zwischen Entsorgungsnachweis und Entsorgungsbescheinigung?

Der Entsorgungsnachweis ist ein gesetzlich geregeltes Dokument für gefährliche Abfälle, das vor der Entsorgung erstellt wird. Die Entsorgungsbescheinigung bestätigt im Nachhinein, dass Geräte oder Mengen fachgerecht entsorgt wurden. Sie ist vertraglich vereinbart.

Wie lange muss ich Entsorgungsbelege aufbewahren?

Nachweise und Register nach der Nachweisverordnung sind in der Regel mindestens drei Jahre aufzubewahren. Für Belege, die zugleich Buchungsbelege sind, gelten zusätzlich die handels- und steuerrechtlichen Fristen.