IT-Umzug: Checkliste für Unternehmen – und was nicht mitkommt

Ein Büroumzug ist für die IT immer auch eine Inventur. Plötzlich wird sichtbar, wie viele Rechner, Monitore, Drucker und Kabelkisten sich über die Jahre angesammelt haben – und wie viel davon am neuen Standort niemand mehr braucht. Ein IT-Umzug ist deshalb die beste Gelegenheit, Altgeräte sicher und mit Erlös aus dem Haus zu bringen, statt sie mit umzuziehen. Diese Checkliste zeigt, wie Sie den Umzug planen, Daten schützen und den Teil der Hardware verwerten, der nicht mitkommt.

Warum ein IT-Umzug anders ist als ein Möbelumzug

Ein Schreibtisch ist am neuen Standort entweder da oder nicht. Bei IT ist das anders: Ein Server kann ankommen und trotzdem nicht starten. Ein Notebook kann verschwinden, ohne dass es jemand bemerkt. Und ein Karton mit alten Festplatten kann unterwegs ein Datenschutzvorfall werden. Ein IT-Umzug braucht deshalb drei Dinge, die ein normaler Umzug nicht braucht:

• eine vollständige Liste aller Geräte mit Seriennummern,
• eine Datensicherung vor dem Abbau,
• einen Transport, bei dem jederzeit klar ist, wo welches Gerät ist.

Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt in Art. 32 geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen. Das gilt im Serverraum genauso wie im Umzugswagen.

Die IT-Umzug-Checkliste

Zwölf bis acht Wochen vorher

• Verantwortliche Person für den IT-Teil benennen.
• Inventar erstellen: Gerätetyp, Hersteller, Modell, Seriennummer, Standort, Zustand, Eigentum (Kauf, Leasing, Miete).
• Für jedes Gerät entscheiden: zieht mit, wird ersetzt oder wird ausgemustert.
• Netzwerk, Internetanschluss und Stromversorgung am neuen Standort klären. Leitungen haben oft lange Vorlaufzeiten.
• Angebot für die Verwertung der ausgemusterten Geräte einholen.

Sechs bis vier Wochen vorher

• Umzugsplan mit Reihenfolge erstellen: Was wird zuletzt abgebaut, was zuerst aufgebaut?
• Serverumzug oder Migration planen, Wartungsfenster festlegen und kommunizieren.
• Abholung der ausgemusterten Hardware vor dem eigentlichen Umzug terminieren.
• Verträge prüfen: Leasingrückgaben, Wartungsverträge, Mietgeräte.

In der Umzugswoche

• Vollständige Datensicherung erstellen und prüfen, ob sie sich zurückspielen lässt.
• Geräte beschriften, Kabel und Zubehör den Geräten zuordnen.
• Transport verschlossen und dokumentiert, mit Übergabeprotokoll.
• Seriennummern beim Ausladen gegen die Liste prüfen.

Danach

• Funktionsprüfung aller Systeme am neuen Standort.
• Inventar aktualisieren: neue Standorte, ausgebuchte Geräte.
• Lösch- und Vernichtungsnachweise der ausgemusterten Geräte ablegen.
• Alten Standort auf vergessene Geräte und Datenträger prüfen, bevor die Schlüssel abgegeben werden.

Wer beim IT-Umzug was übernimmt

Rolle	Aufgabe
Direction informatique	Gesamtplan, Inventar, Netzwerk am neuen Standort, Freigabe der Aussortierung
Systembetreuung	Datensicherung, Abbau und Aufbau von Servern und Netzwerk
Protection des données	Prüfung der Transportwege, Löschkonzept für ausgemusterte Geräte
Facility Management	Zeitplan, Zugang, Ladezonen, Aufzüge
Umzugsdienstleister	Transport der weiter genutzten Geräte
IT-Verwerter	Abholung, Löschung, Vernichtung und Verwertung der ausgemusterten Geräte

Je klarer diese Rollen verteilt sind, desto geringer ist das Risiko, dass Geräte zwischen zwei Zuständigkeiten verloren gehen.

Ausmisten vor dem Umzug: was nicht mitkommt

In fast jedem Unternehmen gibt es Geräte, die nur noch aus Gewohnheit da sind: Ersatzrechner von vor drei Generationen, Monitore mit alten Anschlüssen, Drucker ohne Treiber für das aktuelle Betriebssystem, Server, deren Dienste längst in die Cloud umgezogen sind. Jedes dieser Geräte kostet beim Umzug Zeit und Platz.

Gerät	Frage vor dem Umzug	Wenn nein
Notebooks und PCs	Werden sie am neuen Standort eingesetzt?	Löschen und verkaufen
Moniteurs	Passen Anschlüsse und Größe zum neuen Arbeitsplatzkonzept?	Verkaufen oder fachgerecht verwerten
Server und Storage	Laufen darauf noch Dienste, die gebraucht werden?	Daten migrieren, Laufwerke löschen oder vernichten, Hardware verwerten
Netzwerktechnik	Wird sie im neuen Netz verwendet?	Konfiguration sichern und entfernen, verwerten
Drucker und Multifunktionsgeräte	Gekauft, geleast oder gemietet?	Speicher löschen, zurückgeben oder verwerten
Kisten mit Altteilen	Weiß jemand, was darin ist?	Auf Datenträger prüfen lassen, dann verwerten

Wie viel Wert in solchen Beständen stecken kann, zeigt unser Beitrag Serverraum aufräumen und Kasse füllen. Für Second IT gehört die Bestandsanalyse vor dem Umzug zur Beratung: Welche Geräte haben noch einen Marktwert, welche gehen in die Ersatzteilgewinnung, welche ins Recycling?

Wird ein Standort ganz geschlossen, lesen Sie, wie Sie die IT bei einer Betriebsauflösung verwerten.

Serverumzug: umziehen oder ersetzen?

Server sind beim Umzug das größte Risiko. Sie sind schwer, empfindlich und enthalten die meisten Daten. Bevor Sie einen Server transportieren, lohnt die Frage, ob er am neuen Standort überhaupt noch gebraucht wird. Wenn ohnehin eine Migration ansteht, ist der Umzug ein guter Zeitpunkt, alte Hardware abzulösen. Warum ausgemusterte Server oft noch Käufer finden, beschreibt unser Beitrag Les serveurs ne meurent pas.

Wird ein Server ausgemustert, gilt: erst Daten migrieren und sichern, dann jeden Datenträger zertifiziert löschen oder vernichten. Dazu gehören auch Boot-Medien, Cache-SSDs und Backup-Bänder.

Daten auf dem Transportweg schützen

Ob ein Gerät mitzieht oder ausgemustert wird: Solange Daten darauf liegen, muss der Transport kontrolliert sein. Für ausgemusterte Hardware übernimmt das bei Second IT die eigene Logistique de sécurité: Direktfahrt ohne Zwischenlager, GPS-Überwachung, manipulationssichere Verplombung und versicherter Transport. Jedes Gerät wird beim Eingang per Seriennummer erfasst und ist im Kundenportal nachvollziehbar.

Für kleinere Mengen, etwa aus einer einzelnen Etage oder einem Nebenstandort, gibt es abschließbare Rollwagen mit bis zu 750 kg Tragfähigkeit. Sie werden geliefert, von Ihnen befüllt und verplombt und per Spedition abgeholt.

Wichtig: Second IT übernimmt nicht den Umzug Ihrer weiter genutzten IT an den neuen Standort, sondern die Abholung, Löschung und Verwertung der Geräte, die nicht mitziehen. Planen Sie die beiden Transporte getrennt und holen Sie die Altgeräte möglichst vor dem eigentlichen Umzug ab.

Vergessene Datenträger finden

Bei Umzügen tauchen Datenträger an Stellen auf, an die niemand gedacht hat: USB-Sticks in Schreibtischschubladen, externe Festplatten im Schrank, DVDs mit alten Backups, Speicherkarten in Kameras. Bei Second IT werden alle angelieferten Geräte gezielt auf solche Medien geprüft. Mehr zur Prüfung auf versteckte Datenträger.

Ein praktischer Tipp: Stellen Sie während der Umzugswochen auf jeder Etage einen verschlossenen Sammelbehälter für Datenträger auf. So landen gefundene Medien nicht im Papierkorb.

Prüfen Sie außerdem Geräte, die man nicht sofort mit Daten verbindet: Multifunktionsdrucker und Kopierer mit interner Festplatte, Telefonanlagen, Videokonferenzsysteme, Zutrittskontrollsysteme und Netzwerkspeicher. Auch sie können Adressbücher, Protokolle oder Aufzeichnungen enthalten. Wenn diese Geräte nicht mitziehen, gehören sie mit auf die Liste für die zertifizierte Löschung oder Vernichtung.

So senken Sie die Kosten eines IT-Umzugs

Die Kosten eines Umzugs hängen stark davon ab, wie viel transportiert, aufgebaut und eingerichtet werden muss. Die größten Hebel liegen deshalb vor dem Umzug:

• Weniger umziehen: Jedes Gerät, das vorher verwertet wird, spart Verpackung, Transport, Aufbau und Lagerplatz am neuen Standort.
• Erlös gegenrechnen: Der Verkauf ausgemusterter Hardware bringt Geld zurück, das in neue Ausstattung fließen kann.
• Früh bestellen: Netzwerk- und Internetanschlüsse mit langer Vorlaufzeit verhindern teure Übergangslösungen.
• Klare Beschriftung: Eindeutig beschriftete Geräte und Kabel verkürzen den Aufbau.
• Kein Zwischenlager: Geräte, die nicht mitziehen und auch nicht verwertet werden, landen oft in teuren Lagerflächen. Entscheiden Sie vorher.

Viele Unternehmen nutzen den Umzug außerdem, um ihren Gerätebestand zu vereinheitlichen. Weniger unterschiedliche Modelle bedeuten weniger Ersatzteile, weniger Treiber und einfachere Verwaltung.

Was der IT-Umzug mit dem Lebenszyklus zu tun hat

Ein Umzug ist ein natürlicher Einschnitt im Lebenszyklus der Hardware. Wer ihn nutzt, um Altgeräte konsequent zu verwerten, startet am neuen Standort mit einem schlanken, aktuellen Bestand. Wie ein durchdachter Hardware-Lebenszyklus aussieht, beschreibt unser Praxisbericht zum Hardware-Lebenszyklus.

Plus d'informations sur le sujet : Vendre des serveurs d'occasion : d'abord les données, puis l'argent et Tech-Recycling Extrem : les trouvailles les plus incroyables de nos experts.

Häufige Fragen zum IT-Umzug

Wie lange vorher sollte man einen IT-Umzug planen?

Für ein mittelgroßes Büro sind acht bis zwölf Wochen ein guter Richtwert. Die längste Vorlaufzeit haben oft Internet- und Netzwerkanschlüsse am neuen Standort. Inventar, Aussortieren und die Abholung ausgemusterter Geräte sollten in den ersten Wochen erledigt sein, damit der eigentliche Umzug schlank bleibt.

Was mache ich mit alter Hardware beim Büroumzug?

Alles, was am neuen Standort nicht gebraucht wird, sollte vor dem Umzug aussortiert werden. Geräte mit Marktwert lassen sich nach zertifizierter Löschung verkaufen. Geräte ohne Marktwert werden fachgerecht recycelt. In beiden Fällen sollten Sie Nachweise je Seriennummer erhalten.

Muss ich Festplatten vor dem Umzug löschen?

Geräte, die mitziehen, werden nicht gelöscht, sondern gesichert und verschlossen transportiert. Geräte, die ausgemustert werden, sollten dagegen zertifiziert gelöscht oder vernichtet werden, bevor sie verkauft oder entsorgt werden. Eine vollständige Datensicherung vor dem Abbau ist in jedem Fall Pflicht.

Übernimmt Second IT den kompletten IT-Umzug?

Nein. Second IT übernimmt den Teil, der nicht mitzieht: Abholung mit eigener Sicherheitslogistik, zertifizierte Löschung oder Vernichtung und Verwertung der ausgemusterten Geräte. Für den Transport Ihrer weiter genutzten IT an den neuen Standort beauftragen Sie ein Umzugs- oder IT-Dienstleistungsunternehmen.