Anlagenverzeichnis

Wenn ausgemusterte Notebooks oder Server verkauft oder entsorgt werden, interessiert sich nicht nur die IT dafür, sondern auch die Buchhaltung. Denn jedes Gerät, das im Anlagenverzeichnis steht, muss dort sauber ausgebucht werden. Dieser Glossar-Eintrag erklärt, was ein Anlagenverzeichnis ist und wie es mit der IT-Ausmusterung zusammenhängt.

Was steht in einem Anlagenverzeichnis?

Zum Anlagevermögen gehören Güter, die dauerhaft dem Betrieb dienen, etwa Maschinen, Fahrzeuge und IT-Hardware. Das Anlagenverzeichnis, auch Anlagenkartei genannt, führt jedes dieser Güter einzeln. Typische Angaben sind:

Angabe	Zweck
Inventarnummer und Bezeichnung	Eindeutige Zuordnung, bei IT oft ergänzt um Seriennummer
Anschaffungsdatum und Anschaffungskosten	Beginn und Grundlage der Abschreibung
Nutzungsdauer und Abschreibungsmethode	Berechnung der jährlichen Abschreibung
Kumulierte Abschreibung und Restbuchwert	Aktueller Buchwert des Guts
Standort oder Kostenstelle	Zuordnung im Unternehmen
Abgangsdatum und Abgangsart	Verkauf, Verschrottung, Diebstahl

Für bestimmte Fälle schreibt das Steuerrecht ein solches Verzeichnis ausdrücklich vor. So müssen geringwertige Wirtschaftsgüter über 250 Euro in einem laufend geführten Verzeichnis stehen, wenn sich die Angaben nicht schon aus der Buchführung ergeben (§ 6 Abs. 2 EStG). Wer seinen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, reicht ein Anlagenverzeichnis als Anlage AVEÜR mit der Steuererklärung ein. Dieser Eintrag ersetzt keine Steuerberatung.

Anlagenverzeichnis und Anlagenspiegel

Der Anlagenspiegel ist die verdichtete Darstellung des Anlagenverzeichnisses im Jahresabschluss. Er zeigt für jede Bilanzposition Anfangsbestand, Zugänge, Abgänge, Umbuchungen, Abschreibungen und Endbestand. Kapitalgesellschaften stellen ihn nach § 284 Abs. 3 HGB im Anhang dar, kleine Kapitalgesellschaften sind davon befreit. Das Anlagenverzeichnis liefert die Einzelwerte, der Anlagenspiegel die Summen.

Bedeutung bei der IT-Ausmusterung

Bei der Ausmusterung treffen zwei Listen aufeinander: die technische Geräteliste der IT und das Anlagenverzeichnis der Buchhaltung. Passen sie nicht zusammen, entstehen Lücken. Geräte stehen noch im Verzeichnis, obwohl sie längst verkauft sind, oder sie werden ausgebucht, ohne dass ein Nachweis über Verbleib und Datenlöschung vorliegt.

Hilfreich ist eine gemeinsame Kennung. Steht in beiden Listen die Inventarnummer zusammen mit der Seriennummer, lässt sich jeder Anlagenabgang mit Kaufbeleg, Lösch- oder Vernichtungsnachweis belegen. Wie Sie den Abgang dokumentieren, zeigt unser Ratgeber Verschrottungsprotokoll für IT. Die technische Seite der Bestandsführung beschreibt der Eintrag IT-Inventarisierung.

Anlagenverzeichnis und Second IT

Für den Abgleich mit Ihrem Anlagenverzeichnis erhalten Sie von Second IT Nachweise je Seriennummer: Im Wareneingang wird jedes Gerät per Seriennummer registriert, gelöscht wird mit digital signiertem Löschzertifikat je Gerät. Bei Ankauf und Remarketing bewertet Second IT Ihre Hardware datenbankgestützt. Mehr zur Beratung zu Bestand und Verwertung.

Häufige Fragen zum Anlagenverzeichnis

Was ist der Unterschied zwischen Anlagenverzeichnis und Inventar?

Das Inventar nach § 240 HGB umfasst alle Vermögensgegenstände und Schulden zu einem Stichtag. Das Anlagenverzeichnis führt nur das Anlagevermögen, dafür laufend und mit den Werten für die Abschreibung.

Müssen Notebooks ins Anlagenverzeichnis?

Das hängt davon ab, wie sie steuerlich behandelt werden, etwa über die normale Abschreibung, als geringwertiges Wirtschaftsgut, im Sammelposten oder mit einjähriger Nutzungsdauer für Computerhardware. Klären Sie die Einordnung mit Ihrer Steuerberatung.

Was passiert im Anlagenverzeichnis, wenn ein Gerät verkauft wird?

Das Gerät wird zum Abgangsdatum ausgebucht. Der Restbuchwert wird dem Verkaufserlös gegenübergestellt, daraus ergibt sich ein Gewinn oder Verlust. Als Beleg dienen Rechnung und Übergabedokumente.