Speicherbegrenzung

Was verlangt der Grundsatz?

Die Speicherbegrenzung steht in Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, neben Grundsätzen wie Zweckbindung und Datenminimierung (Art. 5 DSGVO). Sie verbietet nicht das Speichern, sondern das Speichern ohne Grund. Ausnahmen gelten etwa für Archivzwecke im öffentlichen Interesse, für Forschung und Statistik sowie für gesetzliche Aufbewahrungspflichten, zum Beispiel aus dem Handels- und Steuerrecht.

In der Praxis setzen Unternehmen den Grundsatz über ein Löschkonzept um. Es legt für jede Datenart fest, wie lange sie aufbewahrt wird und wann sie zu löschen ist.

Speicherbegrenzung und ausgemusterte Geräte

Ein häufiger blinder Fleck: Ein Notebook wird ausgetauscht, die Daten sind längst auf dem neuen Gerät oder im zentralen System. Die Kopie auf der alten Festplatte hat keinen Zweck mehr – und verstößt damit gegen die Speicherbegrenzung, solange sie existiert. Gleiches gilt für Server, Drucker mit Festplatte und Smartphones. Unser Ratgeber Datenträger entsorgen nach DSGVO zeigt, welche Nachweise im Audit zählen. Second IT löscht ausgemusterte Datenträger zertifiziert mit Blancco und stellt je Gerät ein digital signiertes Löschzertifikat aus. Dieser Eintrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen zur Speicherbegrenzung

Wo ist die Speicherbegrenzung geregelt?

In Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO. Sie gehört zu den Grundsätzen, die für jede Verarbeitung personenbezogener Daten gelten.

Gilt die Speicherbegrenzung auch für Backups?

Ja. Auch Sicherungskopien sind Speicherungen. Ein Löschkonzept sollte deshalb festlegen, wie lange Backups aufbewahrt und wann sie überschrieben oder gelöscht werden.

Was ist der Unterschied zur Aufbewahrungsfrist?

Die Speicherbegrenzung verlangt, Daten nicht länger als nötig zu speichern. Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist kann genau diesen Zweck liefern. Endet sie, greift wieder die Löschpflicht.