Sicherheitsplombe

Zwischen Ihrem Büro und dem Dienstleister liegen Treppenhaus, Laderampe und Autobahn. Auf diesem Weg sollen Notebooks und Festplatten mit Firmendaten niemandem in die Hände fallen. Eine Sicherheitsplombe verhindert das nicht allein, aber sie macht sichtbar, ob ein Behälter unterwegs geöffnet wurde. Dieser Glossar-Eintrag erklärt, wie Sicherheitsplomben funktionieren, welche Arten es gibt und worauf Sie beim Verplomben achten.

Was ist eine Sicherheitsplombe?

Eine Plombe ist ursprünglich ein Bleisiegel, mit dem man Säcke, Zähler oder Türen verschloss. Heute bestehen Sicherheitsplomben meist aus Kunststoff, Stahl oder Stahlseil. Gemeinsam ist allen Arten: Sie tragen eine eindeutige, fortlaufende Nummer und lassen sich nach dem Verschließen nicht mehr öffnen, ohne sie sichtbar zu beschädigen.

Daraus ergibt sich ihr Zweck. Eine Plombe ist kein Schloss, das einen Einbruch verhindert. Sie ist ein Beweismittel. Wer den Behälter öffnet, hinterlässt Spuren, und wer eine Plombe austauscht, erzeugt eine falsche Nummer. Beides fällt beim Empfänger auf, wenn er die Nummer mit dem Protokoll vergleicht.

Im Englischen spricht man von „security seals“ und „tamper-evident seals“. Gemeint ist immer dasselbe Prinzip: Manipulation wird nicht unmöglich, aber sie bleibt nicht unbemerkt.

Warum Sicherheitsplomben beim IT-Transport zählen

Ausgemusterte Notebooks, PCs, Server und Festplatten sind bis zur Löschung Datenträger mit Kunden-, Personal- oder Geschäftsdaten. Für sie gilt Art. 32 DSGVO: Personenbezogene Daten müssen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden, auch während des Transports. Zugleich verlangt die Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO), dass Sie diesen Schutz nachweisen können.

Die Plombe schließt dabei eine Lücke, die andere Maßnahmen offenlassen. GPS-Daten zeigen, wo ein Fahrzeug war. Sie zeigen aber nicht, ob ein Behälter geöffnet wurde. Die unversehrte Plombe mit passender Nummer ist der Beleg dafür, dass der Inhalt beim Empfänger so ankommt, wie er beim Absender verschlossen wurde. Sie ist damit ein Glied der Chain of Custody, der lückenlosen Verwahrkette.

Arten von Sicherheitsplomben

Art	Aufbau	Typischer Einsatz
Kunststoffplombe (Zugplombe)	Band aus Kunststoff mit Rastverschluss, lässt sich nur durch Abschneiden öffnen	Behälter, Sicherheitsbehälter, Rollwagen, Kisten
Seilplombe	Stahlseil mit Verschlusskörper, wird festgezogen	Türen von Fahrzeugen, Gitterboxen
Bolzenplombe	Stahlbolzen mit Hülse, nur mit Werkzeug zu trennen	Container und Lkw-Aufbauten
Sicherheitsetikett	Klebesiegel, das beim Ablösen einen Schriftzug wie „VOID“ hinterlässt	Gehäuse, Kartons, Laufwerksschächte

Für mechanische Plomben im Containerverkehr gibt es die internationale Norm ISO 17712. Sie unterscheidet Plomben nach ihrer Widerstandsfähigkeit in die Klassen I (Indicative), S (Security) und H (High Security). Plomben der Klasse H müssen besonders hohen Kräften standhalten und lassen sich nur mit schwerem Werkzeug trennen.

Woran Sie sicheres Verplomben erkennen

• Eindeutige Nummern: Jede Plombe hat eine eigene, fortlaufende Nummer. Doppelte oder fehlende Nummern fallen sofort auf.
• Nummer im Übernahmeprotokoll: Die Plombennummern stehen im Takeover protocol, das bei der Abholung unterschrieben wird.
• Kontrolle beim Empfänger: Im Wareneingang werden Zustand und Nummer jeder Plombe geprüft, bevor der Behälter geöffnet wird.
• Öffnen erst am Ziel: Die Plombe wird erst dort entfernt, wo die Verarbeitung stattfindet, nicht bei einem Zwischenstopp.
• Regel für Abweichungen: Ist eine Plombe beschädigt oder stimmt die Nummer nicht, wird das dokumentiert und gemeldet, bevor weitergearbeitet wird.
• Kontrollierter Plombenvorrat: Unbenutzte Plomben werden verschlossen aufbewahrt, damit niemand eine Ersatzplombe mit passender Optik einsetzen kann.

Beispiel: Rückholung aus drei Niederlassungen

Ein vereinfachtes Beispiel zeigt, wie Plomben in der Praxis helfen. Ein Unternehmen lässt ausgemusterte Notebooks aus drei Niederlassungen abholen.

1. In jeder Niederlassung werden die Geräte in einen Behälter gepackt. Die IT notiert die Seriennummern und die Nummer der Plombe, mit der der Behälter verschlossen wird.
2. Der Fahrer prüft den Verschluss und unterschreibt das Übernahmeprotokoll mit Plombennummer und Anzahl der Behälter.
3. Im Wareneingang zeigt sich: Zwei Plomben sind unversehrt, bei der dritten stimmt die Nummer nicht mit dem Protokoll überein.
4. Der Behälter wird getrennt geöffnet, der Inhalt mit der Geräteliste abgeglichen und die Abweichung gemeldet. Es stellt sich heraus, dass in der Niederlassung zwei Plomben vertauscht notiert wurden. Alle Geräte sind vollständig.

Ohne Plombennummern hätte niemand gemerkt, dass etwas nicht stimmt. Mit ihnen ließ sich die Abweichung in kurzer Zeit klären und belegen. Wie Sie die Übergabe von Geräten beim Austritt von Mitarbeitenden organisieren, zeigt unsere Offboarding-Checkliste.

Sicherheitsplomben bei Second IT

Bei der Sicherheitslogistik von Second IT ist jeder Transport durch manipulationssichere Verplombung geschützt. Laut AGB umfasst die Sicherheitslogistik bei der Abholung vor Ort eine Verplombung aller Datenträger sowie GPS-Tracking des Fahrzeugs. Die Entplombung erfolgt erst im Haus in Schwäbisch Hall. Die Fahrten sind Direktfahrten ohne Zwischenlager, der Transport ist versichert.

Wer Geräte selbst versendet, erhält passende Plomben mit: In jedem PELI Case befinden sich zwei Hochsicherheitsplomben nach ISO 17712:2013. Auch der Rollwagen wird mit mitgelieferten Sicherheitsplomben verschlossen. Bei der Übergabe an DHL oder die Spedition lassen Sie sich die Abholung auf Ihrer Kopie des Übernahmeprotokolls quittieren. Im Wareneingang werden die Geräte anschließend per Seriennummer registriert.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

Die Sicherheitsplombe sichert den Behälter. Der Sicherheitstransport umfasst den gesamten Weg mit Fahrzeug, Route, Personal und Dokumentation. Ein Datenschutzbehälter ist ein verschließbarer Sammelbehälter, der oft zusätzlich verplombt wird. Worauf es beim datenschutzgerechten Umgang mit Datenträgern insgesamt ankommt, erklärt unser Ratgeber Datenträger DSGVO-konform entsorgen.

Häufige Fragen zu Sicherheitsplomben

Was bedeutet „tamper evident“?

„Tamper evident“ heißt manipulationsanzeigend. Ein solcher Verschluss verhindert das Öffnen nicht vollständig, macht es aber sichtbar. Wer ihn öffnet oder austauscht, hinterlässt Spuren oder eine falsche Nummer.

Was regelt die ISO 17712?

ISO 17712 ist eine internationale Norm für mechanische Plomben, vor allem im Containerverkehr. Sie legt Anforderungen an Festigkeit und Manipulationsanzeige fest und teilt Plomben in die Klassen I, S und H ein. H steht für Hochsicherheitsplomben.

Was tun, wenn eine Plombe beschädigt ankommt?

Den Behälter nicht einfach öffnen, sondern den Zustand fotografieren und dokumentieren. Anschließend wird der Inhalt kontrolliert mit der Geräteliste abgeglichen. Fehlt ein Gerät mit personenbezogenen Daten, prüfen Sie mit Ihrer Datenschutzberatung, ob eine Meldung nach Art. 33 DSGVO nötig ist.

Reicht eine Plombe als Schutz beim Versand?

Allein nicht. Die Plombe zeigt Manipulation an, verhindert aber keinen Verlust. Sinnvoll ist die Kombination aus stabilem Behälter, dokumentierter Plombennummer, nachvollziehbarem Transport und Kontrolle im Wareneingang.