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GoBD
Thema: Datenschutz & Recht · Aktualisiert: 10/2026
Kurz erklärt
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie legen fest, wie steuerlich relevante Daten elektronisch geführt, aufbewahrt und für Betriebsprüfungen zugänglich gehalten werden. Bei der IT-Ausmusterung verlangen sie, dass aufbewahrungspflichtige Daten vor dem Abbau alter Systeme lesbar und auswertbar gesichert sind.
Was regeln die GoBD?
Die GoBD konkretisieren die Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO). Die aktuelle Fassung beruht auf dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025, unter anderem wegen der E-Rechnung. Zentrale Grundsätze sind Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit.
| Unterlagen | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare | 10 Jahre |
| Buchungsbelege (seit 2025, außer bestimmten Finanzunternehmen) | 8 Jahre |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
Mehr zu den Fristen im Eintrag Aufbewahrungsfrist.
Was die GoBD beim Ausmustern bedeuten
Wird ein Server, ein Archivsystem oder eine alte Buchhaltungssoftware abgelöst, müssen die Daten für die gesamte Frist in auswertbarer Form verfügbar bleiben. Ein Ausdruck oder ein PDF genügt nicht, wenn die Daten ursprünglich maschinell auswertbar waren. Erst wenn die Daten migriert oder archiviert sind, dürfen die alten Datenträger gelöscht werden. Der Abgang der Geräte selbst ist ebenfalls zu belegen, siehe Ratgeber Verschrottungsprotokoll und Anlagenabgang.
Second IT löscht die Datenträger nach Ihrer Freigabe mit Blancco und stellt je Gerät ein digital signiertes Löschzertifikat aus. Dieser Eintrag ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen zu den GoBD
Gelten die GoBD auch für kleine Unternehmen?
Ja. Sie gelten für alle, die steuerlich buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig sind, unabhängig von der Größe.
Darf ich einen alten Buchhaltungsserver einfach löschen?
Erst, wenn alle aufbewahrungspflichtigen Daten in auswertbarer Form gesichert sind und das neue System den Datenzugriff für Prüfer ermöglicht.
Sind die GoBD ein Gesetz?
Nein, eine Verwaltungsanweisung. Sie binden die Finanzverwaltung und zeigen, wie Prüfer die gesetzlichen Pflichten auslegen.
Daten gesichert, Altsystem raus – mit Löschzertifikat je Datenträger.
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