Löschzertifikat

„Die Daten wurden gelöscht“ – dieser Satz allein überzeugt weder eine Aufsichtsbehörde noch einen Auditor. Gefragt ist ein Beleg, der sich einem bestimmten Gerät zuordnen lässt. Genau das ist ein Löschzertifikat. Hier erfahren Sie, was es enthält und wie es sich vom Löschprotokoll unterscheidet.

Was steht in einem Löschzertifikat?

Eine gesetzlich festgelegte Form gibt es nicht. Bewährt haben sich die folgenden Angaben, die sich auch im Muster-Zertifikat der US-Richtlinie NIST SP 800-88 wiederfinden:

Angabe	Warum sie wichtig ist
Hersteller, Modell, Seriennummer des Datenträgers bzw. Geräts	Eindeutige Zuordnung zu Ihrem Bestand
Löschverfahren bzw. Löschstandard	Zeigt, ob das Verfahren zum Datenträger passt
Verwendete Software und Version	Nachvollziehbarkeit des Werkzeugs
Beginn, Ende und Dauer	Zeitlicher Nachweis
Ergebnis und Verifikation	Belegt, dass die Löschung vollständig und fehlerfrei war
Ausführende Stelle, ggf. Person	Verantwortlichkeit
Digitale Signatur oder Unterschrift	Schutz vor nachträglicher Änderung

Ein Zertifikat, das nur eine Stückzahl oder ein Gewicht nennt, ist für die Zuordnung einzelner Geräte wenig hilfreich. Welche Angaben ein Vernichtungszertifikat ergänzend braucht, zeigt unser Ratgeber Vernichtungszertifikat und Löschprotokoll.

Löschzertifikat oder Löschprotokoll?

Die Begriffe werden oft gleich verwendet. Eine sinnvolle Unterscheidung: Das Löschprotokoll ist die technische Aufzeichnung des Löschvorgangs, wie sie die Software erzeugt, mit allen Details, etwa Sektoren, Fehlern und Durchläufen. Das Löschzertifikat ist die bestätigte, unterschriebene oder signierte Zusammenfassung, die Sie als Nachweis ablegen. In vielen Fällen ist beides in einem Dokument vereint.

Abzugrenzen ist auch das Vernichtungszertifikat. Es belegt nicht die Löschung, sondern die physische Zerstörung eines Datenträgers, etwa nach DIN 66399.

Woran Sie ein gutes Löschzertifikat erkennen

• Ein Zertifikat je Gerät oder Datenträger, nicht ein Sammelbeleg.
• Die Seriennummer stimmt mit Ihrer Geräteliste überein.
• Das Verfahren passt zur Technik, etwa eine geeignete Methode für SSDs statt reinen Überschreibens.
• Das Ergebnis ist eindeutig, mit Löschverifikation und Hinweis auf Fehler.
• Das Dokument ist gegen Änderungen geschützt und lässt sich Jahre später noch abrufen.

Löschzertifikate bei Second IT

Second IT löscht mit der Software von Blancco und ist Blancco ITAD Gold Partner. Nach jedem Löschvorgang erhalten Sie für jedes einzelne Gerät ein digital signiertes Löschzertifikat. Das Protokoll enthält unter anderem Löschdauer, gewählten Löschalgorithmus und Anzahl der Überschreibungen. Versteckte Bereiche wie HPA und DCO werden erkannt und gelöscht. Alle Geräte und ihren Status können Sie im Kundenportal verfolgen. Mehr zur certified data deletion.

Häufige Fragen zum Löschzertifikat

Ist ein Löschzertifikat gesetzlich vorgeschrieben?

Kein Gesetz schreibt ein Dokument mit diesem Namen vor. Die DSGVO verlangt aber, dass Sie die Einhaltung der Grundsätze nachweisen können (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Ein Löschzertifikat je Gerät ist der übliche Nachweis dafür, dass Daten auf ausgemusterter IT entfernt wurden.

Wie lange sollte ich Löschzertifikate aufbewahren?

Eine feste Frist nennt die DSGVO nicht. Bewahren Sie die Zertifikate so lange auf, wie Nachfragen von Behörden, Auditoren oder Betroffenen möglich sind, und legen Sie die Frist in Ihrem Löschkonzept fest.

Bekomme ich auch für Smartphones ein Löschzertifikat?

Ja, wenn mit geeigneter Software gelöscht wird. Für Smartphones und Tablets gibt es spezielle Löschlösungen, die ebenfalls ein Zertifikat je Gerät mit IMEI oder Seriennummer erzeugen.