{"id":13066,"date":"2026-10-03T10:37:00","date_gmt":"2026-10-03T09:37:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.second-it.de\/blog\/offboarding-checkliste-it-hardware-rueckgabe\/"},"modified":"2026-10-03T10:47:29","modified_gmt":"2026-10-03T09:47:29","slug":"offboarding-checkliste-it-hardware-rueckgabe","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.second-it.de\/nl\/blog\/offboarding-checkliste-it-hardware-rueckgabe\/","title":{"rendered":"Offboarding-Checkliste: So kommt die IT-Hardware sicher zur\u00fcck"},"content":{"rendered":"<p>Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, denkt die Personalabteilung an Zeugnis, Resturlaub und Schl\u00fcssel. Die IT denkt an Konten und Lizenzen. Und die Hardware? Notebook, Diensthandy, Tablet, Headset und Dockingstation stehen oft im Homeoffice \u2013 manchmal Hunderte Kilometer entfernt. Diese Offboarding-Checkliste zeigt, wie Sie IT-Hardware vollst\u00e4ndig, sicher und dokumentiert zur\u00fcckholen und was danach mit den Ger\u00e4ten passieren sollte.<\/p>\n<div class=\"si-tldr\">\n<p><strong>Het belangrijkste in het kort<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Offboarding ist der geregelte Austrittsprozess. F\u00fcr die IT geh\u00f6ren dazu Zug\u00e4nge, Daten und Hardware.<\/li>\n<li>Ger\u00e4te aus dem Homeoffice gehen ohne klaren Ablauf leicht verloren. Ein vorbereiteter R\u00fcckversand l\u00f6st das Problem.<\/li>\n<li>Vor der Weitergabe an neue Mitarbeitende oder vor dem Verkauf m\u00fcssen die Ger\u00e4te nachweisbar gel\u00f6scht werden.<\/li>\n<li>Eine Liste mit Seriennummern verbindet Personalakte, Inventar und L\u00f6schnachweis.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<h2>Was Offboarding f\u00fcr die IT bedeutet<\/h2>\n<p>Offboarding bezeichnet alle Schritte, mit denen ein Unternehmen das Ausscheiden einer Person organisiert \u2013 vom Austrittsgespr\u00e4ch bis zur letzten Gehaltsabrechnung. F\u00fcr die IT umfasst es drei Bereiche: Zug\u00e4nge sperren, Daten sichern und l\u00f6schen, Hardware zur\u00fcckholen und weiterverwenden oder verwerten.<\/p>\n<p>Das Bundesamt f\u00fcr Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) fordert im IT-Grundschutz-Baustein ORP.2 \u201ePersonal\u201c ausdr\u00fccklich eine geregelte Verfahrensweise beim Weggang von Mitarbeitenden. Dazu geh\u00f6rt, dass alle Arbeitsmittel und Zugangsmittel zur\u00fcckgegeben werden. Auch die DSGVO verlangt in Art. 32 geeignete Ma\u00dfnahmen, damit personenbezogene Daten nicht in falsche H\u00e4nde geraten \u2013 etwa auf einem Notebook, das nach dem Austritt im Privathaushalt bleibt.<\/p>\n<h3>Warum das Homeoffice die Sache schwieriger macht<\/h3>\n<p>Laut Statistischem Bundesamt arbeitete 2023 knapp ein Viertel aller Erwerbst\u00e4tigen in Deutschland zumindest gelegentlich im Homeoffice (23,5 %). Jedes dieser Homeoffices ist ein kleiner Au\u00dfenstandort mit Firmen-Hardware. Beim Austritt kann niemand das Ger\u00e4t einfach am Schreibtisch abholen. Ohne vorbereiteten R\u00fcckweg landen Notebooks in Privatpaketen, unverpackt und ohne Nachverfolgung \u2013 oder sie kommen gar nicht zur\u00fcck.<\/p>\n<div class=\"si-callout\">\n<p>Merksatz: Ein Austritt ist erst abgeschlossen, wenn das letzte Ger\u00e4t mit Seriennummer im Inventar zur\u00fcckgebucht und gel\u00f6scht ist.<\/p>\n<\/div>\n<h2>Die Offboarding-Checkliste f\u00fcr IT-Hardware<\/h2>\n<h3>Vor dem letzten Arbeitstag<\/h3>\n<ul>\n<li>Liste aller ausgegebenen Ger\u00e4te aus dem Inventar ziehen: Notebook, Smartphone, Tablet, Monitore, Dockingstation, Headset, Token, Speichermedien.<\/li>\n<li>Abgleich mit der Person: Fehlt etwas, ist etwas defekt, gibt es private Daten auf dem Ger\u00e4t?<\/li>\n<li>R\u00fcckgabeweg festlegen: \u00dcbergabe vor Ort, Einzelversand oder Abholung.<\/li>\n<li>Gesch\u00e4ftliche Daten sichern, die aufbewahrt werden m\u00fcssen, etwa Projektunterlagen oder Korrespondenz.<\/li>\n<li>Bei Mobilger\u00e4ten kl\u00e4ren, wie Aktivierungssperre und pers\u00f6nliche Konten gel\u00f6st werden.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Am letzten Arbeitstag<\/h3>\n<ul>\n<li>Zug\u00e4nge sperren: Verzeichnisdienst, E-Mail, VPN, Cloud-Dienste, Fernzugriff.<\/li>\n<li>Ger\u00e4te in der MDM-L\u00f6sung sperren oder in einen R\u00fcckgabestatus setzen.<\/li>\n<li>\u00dcbergabeprotokoll unterschreiben lassen, mit Seriennummern und Zustand.<\/li>\n<li>Zugangsmittel wie Smartcards, Token und Schl\u00fcssel einsammeln.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Nach dem Austritt<\/h3>\n<ul>\n<li>Eingang aller Ger\u00e4te pr\u00fcfen und im Inventar zur\u00fcckbuchen.<\/li>\n<li>Entscheiden: Weitergabe an neue Mitarbeitende, Lager, Verkauf oder Entsorgung.<\/li>\n<li>Daten zertifiziert l\u00f6schen, mit Nachweis je Ger\u00e4t.<\/li>\n<li>Lizenzen freigeben, Mobilfunkvertr\u00e4ge anpassen, SIM-Karten deaktivieren.<\/li>\n<li>Nachweise zur Personalakte bzw. zum Inventar ablegen.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>R\u00fcckversand aus dem Homeoffice organisieren<\/h2>\n<p>Der sicherste R\u00fcckweg ist der, den Sie vorher festlegen. Bei Second IT gibt es daf\u00fcr den <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/nl\/individuele-verzending\/\">Einzelversand per DHL-Retoure<\/a>: Die Person verpackt das Ger\u00e4t, m\u00f6glichst in der Originalverpackung, und meldet die Sendung \u00fcber ein Retourenportal an. Wichtig bei Apple-Ger\u00e4ten: Die Funktion \u201eWo ist?\u201c muss vorher deaktiviert sein, und Netzteil und Kabel geh\u00f6ren ins Paket.<\/p>\n<p>F\u00fcr gr\u00f6\u00dfere Mengen, etwa wenn ein ganzes Team oder ein Standort wechselt, gibt es zwei weitere Wege:<\/p>\n<table class=\"si-table\">\n<thead>\n<tr>\n<th>Situation<\/th>\n<th>Passende L\u00f6sung<\/th>\n<th>Besonderheit<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Einzelne Ger\u00e4te aus dem Homeoffice<\/td>\n<td>Einzelversand per DHL-Retoure<\/td>\n<td>Einfach f\u00fcr Mitarbeitende, keine Abholung n\u00f6tig<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Mehrere Smartphones und Tablets<\/td>\n<td>PELI Case<\/td>\n<td>Zwei Hochsicherheitsplomben nach ISO 17712, bis 31 kg<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Viele Ger\u00e4te an einem Standort<\/td>\n<td>Trolley<\/td>\n<td>Abschlie\u00dfbar, bis 750 kg, Abholung per Spedition<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Gro\u00dfe Mengen oder sensible Bereiche<\/td>\n<td>Direktabholung<\/td>\n<td>Ohne Zwischenlager, GPS-\u00fcberwacht, verplombt, versichert<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>F\u00fcr Standorte und Gro\u00dfmengen \u00fcbernimmt Second IT die <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/nl\/diensten\/logistiek\/\">gesicherte Abholung vor Ort<\/a>. Jedes Ger\u00e4t wird beim Eingang per Seriennummer erfasst. Den Status sehen Sie im Kundenportal.<\/p>\n<h2>Was im \u00dcbergabeprotokoll stehen sollte<\/h2>\n<p>Das \u00dcbergabeprotokoll ist das Bindeglied zwischen Personalakte und Inventar. Es sollte kurz sein, aber vollst\u00e4ndig:<\/p>\n<table class=\"si-table\">\n<thead>\n<tr>\n<th>Angabe<\/th>\n<th>Zweck<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Name, Abteilung, Austrittsdatum<\/td>\n<td>Zuordnung zur Person<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Ger\u00e4teart, Modell, Seriennummer<\/td>\n<td>Eindeutige Zuordnung zum Inventar<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Zubeh\u00f6r (Netzteil, Dockingstation, Headset)<\/td>\n<td>Vollst\u00e4ndigkeit pr\u00fcfen<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Zustand und bekannte Sch\u00e4den<\/td>\n<td>Sp\u00e4tere Bewertung, Kl\u00e4rung von Haftungsfragen<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Status von Konten und Sperren<\/td>\n<td>Nachweis, dass Aktivierungssperre und pers\u00f6nliche Konten gel\u00f6st sind<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>R\u00fcckgabeweg und Sendungsnummer<\/td>\n<td>Nachverfolgung beim Versand<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Datum und Unterschriften<\/td>\n<td>Best\u00e4tigung durch beide Seiten<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Bei einem R\u00fcckversand ersetzt die Sendungsnummer die Unterschrift der IT bei der \u00dcbergabe. Gegenzeichnen sollte die IT dann beim Wareneingang.<\/p>\n<h2>Was rechtlich gilt<\/h2>\n<p>Arbeitsmittel bleiben Eigentum des Arbeitgebers. Nach allgemeiner Auffassung m\u00fcssen Besch\u00e4ftigte sie mit dem Ende des Arbeitsverh\u00e4ltnisses herausgeben; ein Zur\u00fcckbehaltungsrecht besteht in aller Regel nicht. Details wie R\u00fcckgabefrist, Versandweg und Haftung bei Besch\u00e4digung sollten im Arbeitsvertrag oder in einer \u00dcberlassungsvereinbarung geregelt sein. Bei Ger\u00e4ten, die auch privat genutzt werden durften, ist zus\u00e4tzlich zu kl\u00e4ren, wie private Daten gesichert und entfernt werden. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.<\/p>\n<h2>Sonderfall: private Nutzung und eigene Ger\u00e4te<\/h2>\n<p>Zwei Konstellationen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Erstens Firmenger\u00e4te, die auch privat genutzt werden durften. Hier k\u00f6nnen private Fotos, Nachrichten oder Konten auf dem Ger\u00e4t liegen. Geben Sie der Person vor dem Austritt Gelegenheit, private Daten zu sichern, und dokumentieren Sie das. Danach wird das Ger\u00e4t vollst\u00e4ndig gel\u00f6scht \u2013 private und gesch\u00e4ftliche Daten gleicherma\u00dfen.<\/p>\n<p>Zweitens private Ger\u00e4te, die dienstlich genutzt wurden, oft \u201eBring Your Own Device\u201c genannt. Diese Ger\u00e4te bleiben bei der Person. Ihr Unternehmen muss aber daf\u00fcr sorgen, dass gesch\u00e4ftliche Daten und Zug\u00e4nge entfernt werden, zum Beispiel \u00fcber einen getrennten Arbeitsbereich in der MDM-L\u00f6sung, der beim Austritt gel\u00f6scht wird. Regeln Sie das am besten schon bei der Einf\u00fchrung, nicht erst beim Austritt.<\/p>\n<h2>Woran Sie einen guten Offboarding-Prozess erkennen<\/h2>\n<ul>\n<li><strong>R\u00fccklaufquote:<\/strong> Wie viele ausgegebene Ger\u00e4te kommen innerhalb einer festgelegten Frist zur\u00fcck?<\/li>\n<li><strong>Durchlaufzeit:<\/strong> Wie viele Tage vergehen zwischen Austritt und L\u00f6schnachweis?<\/li>\n<li><strong>Vollst\u00e4ndigkeit:<\/strong> Gibt es f\u00fcr jedes zur\u00fcckgegebene Ger\u00e4t einen L\u00f6sch- oder Vernichtungsnachweis?<\/li>\n<li><strong>Verbleib:<\/strong> Ist f\u00fcr jedes Ger\u00e4t dokumentiert, ob es weitergegeben, verkauft oder entsorgt wurde?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Diese Kennzahlen lassen sich mit einer einfachen Liste erheben. Sie zeigen schnell, wo Ger\u00e4te im Prozess h\u00e4ngen bleiben.<\/p>\n<h2>Weitergeben, lagern oder verwerten?<\/h2>\n<p>Nicht jedes zur\u00fcckgegebene Ger\u00e4t geht an eine Nachfolgerin. Oft ist es \u00e4lter als die aktuelle Ger\u00e4tegeneration, oder die Stelle wird nicht nachbesetzt. Dann ist die Frage: Lager oder Verwertung?<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Weitergabe intern:<\/strong> sinnvoll bei jungen Ger\u00e4ten. Vorher zertifiziert l\u00f6schen und neu einrichten.<\/li>\n<li><strong>Opslag:<\/strong> nur mit Plan. Ger\u00e4te verlieren im Lager jeden Monat an Wert und m\u00fcssen gesch\u00fctzt werden, solange Daten darauf liegen.<\/li>\n<li><strong>Verkoop:<\/strong> sinnvoll f\u00fcr Ger\u00e4te, die nicht mehr eingeplant sind. Der Erl\u00f6s flie\u00dft zur\u00fcck ins Budget.<\/li>\n<li><strong>Entsorgung:<\/strong> f\u00fcr defekte Ger\u00e4te ohne Marktwert, fachgerecht und mit Nachweis.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Wie Sie ausgemusterte Notebooks verantwortungsvoll weitergeben, beschreibt unser Ratgeber zum Thema <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/nl\/blog\/gebruikte-laptops-opgeven-gegevensbescherming-richten-op-duurzaamheid\/\">Gebruikte laptops inleveren<\/a>.<\/p>\n<p>Wie Sie zur\u00fcckgegebene Ger\u00e4te ohne Sperren weiterverkaufen, zeigt der Beitrag <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/nl\/blog\/tablets-verkaufen-unternehmen-ipad-mdm\/\">Firmen-Tablets ohne MDM-Sperre verkaufen<\/a>.<\/p>\n<h2>Datenl\u00f6schung: der Teil, der oft fehlt<\/h2>\n<p>Viele Unternehmen setzen zur\u00fcckgegebene Ger\u00e4te nur neu auf. F\u00fcr die interne Weitergabe mag das reichen, f\u00fcr den Verkauf oder die Entsorgung nicht. Ein formatiertes Laufwerk l\u00e4sst sich mit einfachen Mitteln wiederherstellen. Bei Second IT werden die Ger\u00e4te mit Blancco gel\u00f6scht. Sie erhalten f\u00fcr jedes Ger\u00e4t ein digital signiertes Zertifikat. Mehr zur <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/nl\/diensten\/gegevensverwijdering\/\">L\u00f6schung mit Zertifikat<\/a>.<\/p>\n<p>Au\u00dferdem werden alle angelieferten Ger\u00e4te gezielt auf zus\u00e4tzliche Speichermedien gepr\u00fcft: USB-Sticks in Notebooktaschen, Speicherkarten in Smartphones, vergessene externe Festplatten. Mehr zur <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/nl\/diensten\/gegevensbeveiliging\/\">Pr\u00fcfung auf vergessene Datentr\u00e4ger<\/a>. Welche Nachweise im Datenschutz-Audit z\u00e4hlen, lesen Sie im Beitrag <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/nl\/blog\/databeheerder-dsgvo-conform-afvalverwerking\/\">Datentr\u00e4ger DSGVO-konform entsorgen<\/a>.<\/p>\n<h2>Rollen und Zust\u00e4ndigkeiten<\/h2>\n<table class=\"si-table\">\n<thead>\n<tr>\n<th>Rolle<\/th>\n<th>Aufgabe im Offboarding<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Personalabteilung<\/td>\n<td>Austrittstermin melden, R\u00fcckgabe im Austrittsprozess verankern<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>F\u00fchrungskraft<\/td>\n<td>\u00dcbergabe von Unterlagen und Wissen sicherstellen<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>IT<\/td>\n<td>Zug\u00e4nge sperren, Ger\u00e4te zur\u00fcckbuchen, L\u00f6schung beauftragen<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Gegevensbescherming<\/td>\n<td>L\u00f6schkonzept und Nachweise pr\u00fcfen<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Einkauf oder Controlling<\/td>\n<td>Verwertung und Erl\u00f6s verbuchen<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Ein h\u00e4ufiges Problem ist, dass jede Abteilung ihren Teil erledigt, aber niemand den Gesamtprozess verantwortet. Legen Sie fest, wer den Austritt aus IT-Sicht abschlie\u00dft \u2013 und woran man erkennt, dass er abgeschlossen ist.<\/p>\n<p><strong>Meer over het onderwerp:<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/nl\/blog\/ssd-schijf-veilig-verwijderen-bij-bedrijven\/\">Geformatteerd is niet verwijderd: harde schijven en SSD's veilig verwijderen<\/a> en <a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/nl\/blog\/het-testen-van-bedrijfstelefoons-om-gegevens-te-kraken\/\">Uitproberen van bedrijfstelefoons: gegevens weg, blokkering weg, geld terug<\/a>.<\/p>\n<section class=\"si-faq\">\n<h2>H\u00e4ufige Fragen zum IT-Offboarding<\/h2>\n<details>\n<summary>Was geh\u00f6rt in eine Offboarding-Checkliste f\u00fcr die IT?<\/summary>\n<p>Drei Bereiche: Zug\u00e4nge, Daten und Hardware. Zug\u00e4nge zu Verzeichnisdienst, E-Mail, VPN und Cloud werden gesperrt. Gesch\u00e4ftliche Daten werden gesichert und auf den Ger\u00e4ten zertifiziert gel\u00f6scht. Alle Ger\u00e4te werden mit Seriennummer zur\u00fcckgebucht und anschlie\u00dfend weitergegeben, verkauft oder entsorgt.<\/p>\n<\/details>\n<details>\n<summary>Wie bekomme ich Ger\u00e4te aus dem Homeoffice zur\u00fcck?<\/summary>\n<p>Am besten \u00fcber einen vorbereiteten R\u00fcckversand. Die Person verpackt das Ger\u00e4t und versendet es mit einem Retourenlabel, das Sie bereitstellen. Bei Apple-Ger\u00e4ten muss \u201eWo ist?\u201c vorher deaktiviert sein. Bei gr\u00f6\u00dferen Mengen sind verplombte Koffer, Rollwagen oder eine Direktabholung sicherer.<\/p>\n<\/details>\n<details>\n<summary>Muss ich zur\u00fcckgegebene Notebooks vor der Weitergabe l\u00f6schen?<\/summary>\n<p>Ja. Auch bei interner Weitergabe sollten keine Daten der vorherigen Person auf dem Ger\u00e4t bleiben. F\u00fcr Verkauf und Entsorgung ist eine zertifizierte L\u00f6schung mit Nachweis je Seriennummer der sichere Weg. So k\u00f6nnen Sie bei Pr\u00fcfungen belegen, was mit den Daten passiert ist.<\/p>\n<\/details>\n<details>\n<summary>Was mache ich, wenn ein Ger\u00e4t nicht zur\u00fcckkommt?<\/summary>\n<p>Sperren Sie das Ger\u00e4t sofort \u00fcber Ihre Ger\u00e4teverwaltung und dokumentieren Sie den Vorgang. Pr\u00fcfen Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten, ob ein meldepflichtiger Datenschutzvorfall vorliegt. Arbeitsrechtliche Schritte kl\u00e4ren Sie mit Ihrer Rechtsberatung. Klare Regeln im Arbeitsvertrag beugen solchen F\u00e4llen vor.<\/p>\n<\/details>\n<\/section>\n<div class=\"si-cta\">\n<p><strong>Ger\u00e4te aus dem Offboarding sicher zur\u00fcckholen, l\u00f6schen und verwerten?<\/strong><\/p>\n<p>Sprechen Sie uns an \u2013 vom Einzelversand bis zur Abholung ganzer Standorte. Ihr Angebot erhalten Sie in durchschnittlich 48 Stunden.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.second-it.de\/nl\/neem-contact-op-met\/\">Vraag een offerte aan<\/a><\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wenn Mitarbeitende gehen, muss die Hardware zur\u00fcck \u2013 auch aus dem Homeoffice. 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